Vi må samarbeide for å møte brukernes behov

Brukernes behov eksisterer uavhengig av hvordan forvaltningen er organisert og hvem som gjør hva. Unødvendig byråkrati, rapporteringskrav eller en uhensiktsmessig organisasjonsstruktur, kan hemme oss i å se brukernes behov. Jakten på effektivitet kan ende i et hamsterhjul der vi mister fokus på dem vi er til for. På vei til et mer normalt arbeidsliv, har vi mulighet til å tenke nytt om prioriteringer, arbeidsprosesser og leveranser. Skal vi klare å levere det brukerne trenger, må vi løfte blikket utover fagområder, sektorer og virksomheter. Vi må samarbeide, dele innsikt og lære av hverandre.

Ansatte ønsker mer samarbeid

Det ser ut til å være en trend at ansatte søker mer mening i arbeidet sitt. Erfaringene fra hjemmekontor har fått mange til å reflektere over hva som er viktig og hvordan ha et godt liv. Verdikartleggingen som vi nylig gjennomførte i DFØ, forteller at ansatte ønsker mer anerkjennelse og samarbeid på tvers. Vi synes fortsatt det er viktig å levere kvalitet i tråd med samfunnsoppdraget, men med utgangspunkt i brukerne og kundene heller enn i produktivitet. Deling av informasjon, innovasjon, åpenhet, tillit og balanse mellom hjem og arbeid, er ord som vi i DFØ har brukt for å beskrive ønsket kultur. Mye tyder på at vi er motivert for å tenke nytt om hvordan gjøre jobben vår.

En struktur som fremmer samarbeid

Offentlige organisasjoner har tradisjonelt vært linjeorganisert og hierarkiske. Organiseringen fremmer kontroll og etterrettelighet som viktige verdier for å forvalte samfunnets ressurser. Vi som deltok på Styringskonferansen 2021, husker superbyråkraten Jocelyne Bourgon og rammeverket Ny syntese. Budskapet er at vi også må fremme verdier som nytenkning og motstandsdyktighet (resilience), hvis vi skal klare å utvikle offentlig velferd. Fordi fremtiden er usikker og problemene komplekse, bør offentlige organisasjoner bruke Ny syntese som et veikart, sier Bourgon. Vi må styre og organisere oss slik at vi tar ut synergier på tvers og fremmer innovasjon, samtidig som vi har kontroll på pengebruken og tar vare på hverandre i en hektisk hverdag.

En felles kultur for samarbeid

Å bygge kultur handler om atferd, og om å bli enige om en felles praksis. Selv om vi er ulike virksomheter med ulike strategier, kan vi bygge en felles kultur for samarbeid i forvaltningen. Vi kan:

• etablere møteplasser på tvers av fagfelt, sektorer og virksomheter
• drøfte komplekse utfordringer i samfunnet og hva disse betyr for forvaltningen
• dele innsikt om brukerne og bli enige om brukernes viktigste behov
• være kreative i problemløsningen og invitere hverandre til arbeidsmøter eller hackathons
• evaluere praksis og spørre hverandre om råd når noe ikke fungerer godt nok
• bidra til læring på tvers ved å koble sammen kolleger og fagmiljøer
• bruke samhandlingsverktøy for å dele informasjon og holde hverandre oppdatert
• formidle essensen av vårt arbeid slik at andre kan lære av det og bruke det til å skape verdi

I et samfunn med så mye informasjon, må vi være bevisst hvordan vi bruker kanaler, virkemidler og møteplasser. Ved å skape oppmerksomhet om funn som kan inngå et felles kunnskapsgrunnlag, kan vi bidra både til tjenesteutvikling, innovasjon og mer effektive arbeidsprosesser.

Samarbeid som forutsetning for å nå mål

Det å jobbe etter andre verdier enn vi tradisjonelt har gjort, handler om å bygge en ny kultur. Kulturen skal støtte oppunder mål og strategi. For å bygge en felles kultur for samarbeid, bør vi derfor ha felles mål som krever samarbeid på tvers av organisering og fagområder. Ett av DFØs råd er å få de tverrgående utfordringene opp på den politiske dagsorden og styre sammen på tvers av siloene. Når departementene styrer på et overordnet nivå med felles mål, rapportering og gjerne felles etatsstyringsmøter, får virksomheter og ledere handlingsrom til å gå i reell dialog og samarbeid. Når samarbeid er en forutsetning for å nå mål, har ledere, HR og medarbeidere et insentiv til å bli bedre kjent på tvers, dele erfaringer og teste ut metoder og verktøy. Når slik atferd settes i system med måten vi styrer, leder og driver kompetanseutvikling, bidrar vi til å bygge en kultur for samarbeid i forvaltningen.