Her finner du informasjon om fakturahåndtering for kunder av DFØ.
Motta og behandle fakturaer
Hvis din virksomhet er kunde av DFØ, bruker du enten Contempus eller Basware for å motta og behandle elektroniske fakturaer og andre utbetalingsdokumenter.
Hvordan redusere mengden papirfakturaer?
Når nye avtaler inngås skal statlige virksomheter kreve at leverandører av varer og tjenester sender faktura og kreditnota elektronisk i samsvar med standarden elektronisk handelsformat (EHF). Utenlandske leverandører skal bruke standarden PEPPOL BIS.
Fire tips for å få flere elektroniske fakturaer
- Får du fremdeles faktura på papir? Be leverandørene om å sende
elektronisk faktura.
Tekstforslag: Tiltak for å øke andelen elektronisk faktura (pdf)
Tekstforslag: Tiltak for å øke andelen fakturaer på elektronisk handelsformat (pdf) - Informer alle ansatte om kravene til elektronisk faktura, slik at de gir beskjed til leverandørene de har kontakt med.
- Har dere avtaler uten krav om elektroniske fakturaer? Da bør dere reforhandle eller drøfte dem, for å få inn elektroniske fakturaer.
- Bruk standardtekster i anbud om elektronisk faktura.
Du må selv informere leverandørene dine om kravene til elektronisk faktura.
EHF-formatet som benyttes er et offentlig standardformat (XML) som dekker regnskapslovens krav.
Finn leverandører som leverer på papir (Contempus)
Dette er en veiledning for hvordan du kan finne og følge opp leverandører som sender papirfaktura.
- Logg inn i Contempus
- Gå på søk
-
- Legg inn ønsket datointervall for ankomstdato, og %-% i feltet “kode”. %-% betyr at fakturaen har kommet til fakturamottaket på papir og er skannet der.
- Trykk “søk” nede i venstre hjørne, eller trykk “enter”
- Søkeresultatet kommer opp
-
Finn leverandører som leverer på papir (Basware)
Dette er en veiledning for hvordan du kan finne og følge opp leverandører som sender papirfaktura.
- Logg inn i BasWare IP Monitor
- Velg Rapporter
-
- Velg spørring IP01_A_Fakturastatistikk
- Sett inn riktig virksomhet og datointervall
- Trykk søk
-
- Trykk på overskriften for å sortere
Rapporten viser antall fakturaer som har kommet inn fordelt på papir, e-post og elektronisk faktura.
Standardtekst til anbud om elektronisk faktura
Nynorsk
«Leverandøren må kunne levere elektronisk faktura til DFØ sitt fakturamottak i Elektronisk handelsformat (EHF), som fastsett av Kommunal- og moderniseringsdepartementet.
Leveranse av elektroniske fakturaer skal skje på den kommunikasjonsmåten som til einkvar tid er valt av DFØ. Ved endring av kommunikasjonsmetode vil leverandøren bli varsla seks månader før nødvendig endring finn stad.
Leverandøren må sjølv bere eventuelle kostnader leveranse av elektronisk faktura måtte medføre for denne.»
Bokmål
«Leverandøren må kunne levere elektronisk faktura til DFØs fakturamottak i Elektronisk handels-format (EHF), fastsatt av Kommunal- og moderniseringsdepartementet.
Leveranse av elektroniske fakturaer skal skje på den av DFØs til enhver tid valgte kommunikasjonsmetode. Ved endring av kommunikasjonsmetode vil leverandøren bli varslet seks måneder før nødvendig endring finner sted.
Leverandøren må selv bære eventuelle kostnader leveranse av elektronisk faktura måtte medføre for denne.»
Utstede faktura
Statlige virksomheter som utsteder fakturaer, bør sende informasjonen i fakturaen elektronisk til sine mottakere.
Alle DFØ-kunder kan sende elektronisk faktura til offentlige virksomheter, og til de private aktørene som har koblet seg opp mot løsningen vi bruker. Til privatpersoner og andre bedrifter kan dere bruke bankenes eFaktura-tjeneste.
Kontakt
Kontakt kundesenter for regnskap
- e-post: regnskap [at] dfo.no (regnskap[at]dfo[dot]no)
- Kundesenter på nett
- telefon: 407 67 157