Veileder: Virksomhetens gjennomføring av minikonkurranse ved avrop på rammeavtalene om betalings- og kontoholdstjenester for staten
Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) har den 10. mai 2022 inngått nye rammeavtaler om betalings- og kontoholdstjenester for staten. Formålet med denne veilederen er å gi virksomheten nødvendig grunnlag til å gjennomføre minikonkurransen i henhold til regelverket om offentlige anskaffelser samt realisere gevinstene ved de nye rammeavtalene om betalings- og kontoholdstjenester.
Statlige virksomheter hadde ca. 80 millioner betalingstransaksjoner i 2021. Det er viktig at disse håndteres profesjonelt og gjennom effektive arbeidsprosesser som tar hensyn til virksomhetenes behov. Det er også viktig at alle statlige virksomheter får dra nytte av konkurranse mellom tilbyderne av betalingstjenester.
Økonomiregelverket for staten legger premissene for betalings- og kontoholdstjenester for staten. Statlige virksomheter skal i henhold til regelverket benytte felles standarder for statens betalingssystemer, noe som innebærer at betalingsformidlingen skal foregå innenfor statens konsernkontoordning. Virksomhetenes bankkontoer skal opprettes hos banker som Direktoratet for økonomistyring (DFØ) inngår rammeavtaler med. Kontoene er knyttet opp mot konsernkontosystemet i Norges Bank, der alle statlige likvider daglig skal samles.
Statens kjøp av betalingstjenester i markedet er underlagt lov om offentlige anskaffelser. Loven forutsetter at en anskaffelse så langt som mulig skal være basert på konkurranse ut fra et ønske om å oppnå effektiv ressursbruk. Konkurransen i forbindelse med anskaffelse av tjenester for betalingsformidling for statlige virksomheter skjer i to trinn: I første trinn av konkurransen konkurrerer banker seg imellom for å inngå en rammeavtale med DFØ. I den sammenheng velger DFØ også bank for de forhåndsdefinerte virksomhetene som skal gjøre direkte avrop på rammeavtalene. Bankene som det inngås rammeavtale med, deltar så i neste trinn. I dette trinnet skal alle virksomhetene foreta avrop (bestilling) på avtalene. Dette skjer enten gjennom minikonkurranse eller direkte avrop.
DFØs oppgaver på betalingsformidlingsområdet omfatter også det å gi informasjon og råd til statlige virksomheter om betalingsformidling. Denne veilederen beskriver hvordan den enkelte virksomhet skal foreta valg av bank gjennom minikonkurranse.
Formålet med denne veilederen er å gi virksomhetene nødvendig grunnlag til å gjennomføre avropsprosessen i henhold til regelverket om offentlige anskaffelser samt realisere gevinstene ved de nye rammeavtalene om betalings- og kontoholdstjenester.
Veilederen er tilgjengelig på våre nettsider www.dfo.no.
Vi håper at veilederen blir et nyttig verktøy i virksomhetens prosess for anskaffelse av betalingstjenester og tar gjerne imot kommentarer og spørsmål til veilederen.
Mai 2022
Hilde Nakken divisjonsdirektør
Veileder: Virksomhetens gjennomføring av minikonkurranse ved avrop på rammeavtalene om betalings- og kontoholdstjenester for staten
Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) har den 10. mai 2022 inngått nye rammeavtaler om betalings- og kontoholdstjenester for staten. Formålet med denne veilederen er å gi virksomheten nødvendig grunnlag til å gjennomføre minikonkurransen i henhold til regelverket om offentlige anskaffelser samt realisere gevinstene ved de nye rammeavtalene om betalings- og kontoholdstjenester.
Her får du informasjon om bakgrunn for avtalene, aktiviteter og tidsfrister for avropsprosessen og kontaktinformasjon til bankene.
1.1. Bakgrunn
Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) har den 10. mai 2022 inngått nye rammeavtaler om betalings- og kontoholdstjenester for staten. Det er også inngått tilleggsavtaler for hhv. valutakontoer, utbetalinger knyttet til statslån og betalinger knyttet til rentebytteavtaler. Rammeavtaler og tilleggsavtaler for valutakontoer er inngått med følgende to banker:
DNB Bank ASA
Nordea Bank Abp. filial Norge
For tilleggsavtalene for henholdsvis utbetalinger knyttet til statslån og betalinger knyttet til rentebytteavtaler, er det kun inngått avtale med DNB Bank ASA.
Det er obligatorisk for virksomhetene å benytte rammeavtalene med tilhørende tilleggsavtaler. Dette er i henhold til bestemmelser om økonomistyring i staten (økonomibestemmelsene) punkt 3.7.1.
Alle virksomheter skal være over på de nye avtalene innen 1. desember 2022. Årsaken til dette er at et eventuelt bankbytte ved årsskiftet kan medføre økt risiko for feil i regnskapsavslutningen, og at gjeldende rammeavtaler for betalings- og kontoholdstjenester utløper 31.12.2022.
Alle virksomheter skal foreta avrop (bestilling) på avtalene gjennom minikonkurranse eller direkte avrop. Virksomhetenes gjennomføring av minikonkurranse skal skje i tråd med det som er beskrevet i denne veilederen, inklusive bruk av obligatoriske maler som følger som vedlegg til veilederen.
Virksomhetene som skal gjøre direkte avrop er en forhåndsdefinert gruppe som har gitt DFØ fullmakt til å foreta valg av bank på vegne virksomheten. Direkte avrop innebærer at virksomheten skal gjøre avrop hos den rammeavtalebanken som DFØ har valgt for virksomheten. Virksomheter som skal gjøre direkte avrop skal ikke følge denne veilederen, men vil få egen informasjon om hvordan de skal gjøre avrop.
Ved avtaleinngåelse har DFØ sendt brev med informasjon om valg av rammeavtalebanker til alle departementene og virksomhetene. Informasjonen er også lagt ut på våre nettsider Betalingsformidling og konsernkonto | DFØ (dfo.no).
1.2. Formålet med veilederen
Formålet med denne veilederen er å bidra til at virksomhetene:
gjennomfører avropsprosessen i henhold til regelverket om offentlige anskaffelser
realiserer gevinstene ved de nye rammeavtalene om betalings- og kontoholdstjenester
Veilederen omhandler følgende tema:
informasjon om rammeavtalenes omfang og varighet (omtalt i punkt 2)
beskrivelse av hvordan virksomhetene skal gjennomføre minikonkurransen (omtalt i punkt 3)
regler for opprettelse og avvikling av arbeidskontoer og krav til kontokoblinger (omtalt i punkt 4)
utfylling av avropsskjemaer (omtalt i punkt 5)
1.3. Aktiviteter og tidsfrister for avropsprosessen
Det er viktig at virksomheten kommer raskt i gang med avropsprosessen. I tabellen nedenfor fremgår det av første kolonne de enkelte aktivitetene virksomheten skal gjennomføre i avropsprosessen med minikonkurranse. I andre kolonne er det vist til hvor i veilederen aktivitetene er nærmere beskrevet. I tredje kolonne i tabellen er det vist til tidsløpet for aktivitetene.
Hensikten med å oppgi tidsløpet er å synliggjøre at virksomheten må sette av tilstrekkelig med tid til å gjennomføre avropsprosessen. Enkelte større virksomheter kan ha behov for mer tid enn det som er angitt i tabellen, mens mindre virksomheter kan ha behov for mindre tid. Virksomheten kan gjerne gjennomføre aktivitetene tidligere enn det som fremgår av tabellen.
Aktivitet
Omtalt i veilederen
Tidsløpet
1. Virksomheten sender forespørsel til DFØ om å få tilgang til rammeavtalene inklusive alle vedlegg og tilleggsavtaler
Punkt 3.2
Innen 1. september 2022
2. Virksomheten sender brev til samtlige rammeavtalebanker (1)
Punkt 3.3, 3.3.1, 3.3.2, 3.3.3 Vedlegg 2
Så snart som mulig etter at virksomheten har fått tilgang til avtalene, og innen medio september 2022
3. Bankenes frist til å svare virksomhetene (2)
Punkt 3.3.4
Minimum 15 virkedager etter at brev er sendt fra virksomheten (2)
4. Virksomheten har vurdert rammeavtalene og svar fra bankene, og velger bank det skal inngås avrop med og eventuelt avrop på tilleggsavtalene
Punkt 3.5, 3.6, 3.7 og 3.8
Innen medio oktober 2022
5. Virksomheten dokumenterer sitt valg av bank(er) gjennom en protokoll
Punkt 3.9.1 Vedlegg 3
Innen medio oktober 2022
6. Virksomheten skriver brev til begge bankene og informerer om valgt bank1
Punkt 3.9.2
Innen medio oktober 2022
7. Virksomheten og banken signerer avrop (med vedlegg) på rammeavtalene og eventuelt tilleggsavtaler
Punkt 3.9.3 og 4 Vedlegg 4 og 5
Innen utgangen av oktober 2022
8. Virksomheten gjennomfører testing med den valgte banks løsninger mot virksomhetens egne systemer. Dette skjer ved bankbytte eller ved bruk av nye tjenester.
Punkt 5
I løpet av de første ukene i november 2022
9. Virksomheten sender kontokoblingsskjema til Norges Bank og rammeavtalebank. Dette gjelder kun ved bankbytte og opprettelse av nye arbeidskontoer.
Punkt 6 Vedlegg 4 (vedlagt konto- koblingsskjema)
Innen medio november 2022
10. Virksomheten har mottatt bekreftelse på at kontokobling er opprettet. Dette gjelder kun ved bankbytte og opprettelse av nye arbeidskontoer.
Punkt 6.2
Innen utgangen av november 2022
11. Virksomheten skal være over på de nye rammeavtalene
1. desember 2022
(1) DFØ anbefaler alle virksomheter å benytte elektronisk konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) i avropsprosessen, (2) Virksomheten kan ikke gi banken kortere frist enn 15 virkedager
Virksomheten trenger ikke å si opp avrop på rammeavtalen og tilleggsavtaler datert den 5. juni 2018, da disse avropene har samme varighet som rammeavtalene og tilleggsavtalene og utløper 31. desember 2022.
Dersom virksomheten av ulike årsaker ikke kommer over på ny rammeavtale innen utløpsdatoen for dagens rammeavtaler, må virksomheten i utgangspunktet inngå en midlertidig avtale med gammel bankforbindelse. Virksomheten vil i en slik situasjon være helt avhengig av at gammel bankforbindelse vil inngå en midlertidig avtale med virksomheten, og i tillegg kan banken kreve å få dekket eventuelle merkostnader. En midlertidig avtale kan også være en ulovlig direkte anskaffelse.
1.4. Rammeavtalebankenes kontaktpunkter i avropsprosessen
Bank
Organisasjons-nummer
Postadresse
E-post
DNB Bank ASA
984851006
DNB Treasury Management, M-16 PB 1600 Sentrum 0021 Oslo
Veileder: Virksomhetens gjennomføring av minikonkurranse ved avrop på rammeavtalene om betalings- og kontoholdstjenester for staten
Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) har den 10. mai 2022 inngått nye rammeavtaler om betalings- og kontoholdstjenester for staten. Formålet med denne veilederen er å gi virksomheten nødvendig grunnlag til å gjennomføre minikonkurransen i henhold til regelverket om offentlige anskaffelser samt realisere gevinstene ved de nye rammeavtalene om betalings- og kontoholdstjenester.
Her får du informasjon om rammeavtalenes omfang og varighet, tilleggsavtalene og innskudd som skal holdes utenfor statens konsernkonto.
2.1 Rammeavtalenes omfang
Rammeavtalene med tilhørende tilleggsavtaler omtalt i punkt 1.1, omfatter følgende hovedgruppe av tjenester:
kontohold i norske kroner
betalingstjenester i norske kroner (inn- og utbetalinger)
tilgang til nettbank
valutaveksling knyttet til betalingstjenester (til/fra norske kroner)
kontohold i valuta*
betalingstjenester i valuta (inn- og utbetalinger)*
utbetalinger knyttet til statslån*
betalinger knyttet til rentebytteavtaler
Tjenestene som er merket med stjerne (*), inngår i tilleggsavtalene for henholdsvis valutakontoer, utbetalinger knyttet til statslån og betalinger knyttet til rentebytteavtaler. En forutsetning for bruk av tilleggsavtalen for valutakontoer er at virksomheten er gitt visse unntak fra punkt 3.7.1 i økonomibestemmelsene, se omtale nedenfor i punktene 2.2.1. Det er inngått egen avtale om kontantkort for utbetalinger til personer uten bankkonto, uavhengig av rammeavtalene som er omfattet av denne veilederen, se mer informasjon om kontantkort.
Rammeavtalene regulerer varigheten av avtaleverket og inneholder sentrale bestemmelser for henholdsvis innbetalinger, utbetalinger, kontohold, oppgjør i Norges Bank og sikkerhet i denne forbindelse. Den dekker videre de kravene som stilles til tjenester av blant annet forretningsmessig, innsynsmessig og kontrollmessig art. Vedleggene til rammeavtalene inneholder krav til standard funksjonalitet i bankens løsninger, til kvalitet på tjenestene og avtalte priser.
2.1.1. Virksomheter som har behov for å benytte betalings- og kontoholdstjenester som ikke er omfattet av rammeavtalene
Virksomheten kan ikke selv inngå egne avtaler om betalings- og kontoholdstjenester som ikke inngår i avtaleverket, med mindre dette er skriftlig avklart med DFØ på forhånd.
Enkelte tjenester som ikke er knyttet til kontohold eller inn- og utbetalinger til bankkontoer, kan virksomheten likevel selv inngå avtale om (uten å avklare med DFØ). Eksempler på slike tjenester er betalingsterminal, nettbaserte innbetalingsløsninger, nattsafe, bankboks og fakturahotell. Virksomheten kan ta kontakt med DFØ ved tvil om tjenesten er innenfor rammen av tjenester virksomheten kan inngå egen avtale om.
Banken og DFØ kan, gjennom endringsavtaler, avtale endringer i rammeavtalen når nye tjenester og produkter, blir tilgjengelige i markedet. Dette gjelder nye produkter og tjenester som er omfattet av hovedgruppen av tjenestene i rammeavtalen eller som har nær tilknytning til disse. Banken og DFØ kan videre avtale endringer til avtaleverket når partene er enige om å avvikle tjenester og produkter omfattet av rammeavtalen. Statlige virksomheter som disponerer midler som ikke skal inngå i konsernkontoordningen, kan inngå egen avtale for disse midlene med en annen bank enn de som staten ved DFØ har rammeavtale med. Se nærmere omtale under punkt 2.4.
2.2. Tilleggsavtalene
2.2.1. Tilleggsavtale for valutakontoer
Det er inngått tilleggsavtale for valutakontoer med både DNB og Nordea. Bruk av tilleggsavtalene innebærer avvik fra økonomibestemmelsene punkt 3.7.1 om at alle statlige likvider daglig skal samles i Norges Bank. Virksomheten må derfor søke om unntak fra økonomibestemmelsene før det foretas avrop på tilleggsavtalene for valutakontoer. Virksomheter som har en koordinatorfunksjon i prosjekter som finansieres helt eller delvis av EU, og som har behov for å oppbevare EU-midler på valutakonto, kan benytte Tilleggsavtalene for valutakontoer uten at virksomheten må søke om unntak fra bestemmelsene. Dette er regulert i økonomibestemmelsene punkt 3.6.3.
Virksomheten må sende en eventuell søknad om unntak til overordnet departement. Overordnet departement må vurdere søknaden og sende søknaden til DFØ. Se også nettside om økonomiregelverket.
Ved søknad om unntak for bruk av valutakontoer, vil DFØ vurdere søknaden på grunnlag av om virksomheten:
har transaksjoner i valuta som en del av sin ordinære drift eller aktivitet, og dermed foretar inn- og/eller utbetalinger i valuta
har utenlandsavdelinger, og er tilknyttet lokale banker for gjennomføring av betalingsformidlingen
forvalter midler (eksempelvis prosjektmidler) i valuta, og har inn- og utbetalinger i den valuta prosjektmidlene er gitt i
I tillegg kan enkelte virksomheter ha behov for å opprette en NOK-konto for enkelte typer inn- og utbetalingstrømmer. For eksempel kan virksomheten få innvilget unntak fra økonomibestemmelsene for å benytte NOK-konto som et alternativ til utbetalinger fra håndkasse.
Avhengig av behov, er det lagt opp til at en virksomhet skal kunne ha en konto for en enkelt valutasort eller for en flervaluta kontostruktur, hvor transaksjonene gjøres via underkontoer i ulike valutaer og likviditetsstyringen via en toppkonto.
Tilleggsavtalen omfatter ikke valutakontoer i utlandet. Virksomheter som har behov for valutakontoer i utlandet, kan inngå egen avtale om dette utenfor tilleggsavtalen. Virksomheten må for å bruke slike kontoer også sende en søknad om unntak fra økonomibestemmelsene, se omtale over.
2.2.2. Tilleggsavtaler for henholdsvis utbetalinger knyttet til statslån og betalinger knyttet til rentebytteavtaler
Det er kun inngått tilleggsavtaler for henholdsvis utbetalingene knyttet til statslån og betalinger knyttet til rentebytteavtaler med DNB (jamfør punkt 1,1). Det er ingen andre virksomheter enn Finansdepartementet som skal benytte disse tilleggsavtalene. Siden disse tilleggsavtalene kun er inngått med DNB, skal det ikke gjennomføres minikonkurranse for disse avtalene.
2.3. Rammeavtalenes varighet
Avtaleverket løper fra dato for avtalens inngåelse i tre år. Etter dette tidspunkt har DFØ rett til å forlenge avtaleverket med ett år, pluss ett år, pluss ett år. De nye rammeavtalene vil derfor ha en varighet på inntil seks år fra signeringstidspunktet den 10. mai 2022. Virksomhetenes avrop skal kunne gjelde inntil seks måneder etter avtaleverkets utløpsdato.
2.4. Innskudd som skal holdes utenfor statens konsernkonto
Statlige virksomheter disponerer enkelte ganger midler som ikke skal inngå i konsernkontoordningen. Dette gjelder ikke-statlige midler som for eksempel beslaglagte midler og midler som tilhører klienter, pasienter, innsatte, med mer. Det samme kan gjelde ordninger der statlige virksomheter videreformidler midler på vegne av andre, uten at disse skal inntektsføres hos virksomheten. Et eksempel på dette er studiefinansieringsmidler for utenlandske studenter. Virksomhetene kan for midler som ikke skal inngå i konsernkontoordningen, inngå avtale med en annen bank enn dem som staten ved DFØ har rammeavtale med.
For å avgjøre om midler skal være innenfor eller utenfor konsernkontoordningen, bør virksomheten forvisse seg om at midlene tilhører staten. Hvis midlene tilhører enkeltpersoner, skal de normalt ikke inngå i statens konsernkontoordning.
Veileder: Virksomhetens gjennomføring av minikonkurranse ved avrop på rammeavtalene om betalings- og kontoholdstjenester for staten
Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) har den 10. mai 2022 inngått nye rammeavtaler om betalings- og kontoholdstjenester for staten. Formålet med denne veilederen er å gi virksomheten nødvendig grunnlag til å gjennomføre minikonkurransen i henhold til regelverket om offentlige anskaffelser samt realisere gevinstene ved de nye rammeavtalene om betalings- og kontoholdstjenester.
Her får du veiledning i hvordan virksomheten skal gjennomføre en minikonkurranse.
3.1 Generelt om minikonkurransen
En rammeavtale er en avtale inngått mellom en eller flere oppdragsgivere og en eller flere leverandører og som har til formål å fastsette vilkårene for de kontraktene som skal tildeles i løpet av en gitt periode, særlig med hensyn til priser og planlagt volum.
Minikonkurranse innebærer en ny (forenklet) konkurranse mellom alle rammeavtaleleverandørene, i samsvar med nærmere angitte prosedyrer som sikrer forutberegnelighet, likebehandling og gjennomsiktighet.
Minikonkurranse benyttes fordi ikke alle vilkårene for en kontrakt er fastsatt i rammeavtalene (jamfør forskrift om offentlige anskaffelser § 26-3, punkt 2) og skal bidra til å ivareta den enkelte virksomhets egne behov knyttet til tjenestene omfattet av rammeavtalene.
Ved gjennomføring av minikonkurranse skal virksomheten ikke vurdere eller vektlegge andre betalings- og kontoholdstjenester enn de som inngår i rammeavtalene med tilhørende tilleggsavtaler, se punkt 2.1.
Hovedregelen vil være at virksomheten velger én rammeavtalebank. Virksomheten foretar da avrop på den rammeavtalen som samlet sett, og ut fra virksomhetens totale portefølje av tjenester, som har det beste forholdet mellom pris eller kostnad og kvalitet. Virksomheten må vurdere hver enkelt rammeavtale ut fra den samme tjenesteporteføljen, slik at prinsippet om likebehandling av bankene blir ivaretatt. Virksomhetenes valg av rammeavtalebank nærmere omtalt i punkt 3.7, som omhandler bruk av DFØs evalueringsmodell og vurdering av tildelingskriteriene.
En alternativ fremgangsmåte kan være at virksomheten velger flere rammeavtalebanker. Virksomheten foretar da avrop på de rammeavtalene som ut fra enkeltprodukter eller en samling av produkter, er det økonomisk mest fordelaktige for virksomheten. Dette alternativet vil bare være aktuelt dersom løsningen er praktisk gjennomførbar for virksomheten, og kostnadene ved å foreta avrop mot flere rammeavtalebanker ikke er for høye. Valg av flere banker er nærmere omtalt i punkt 3.8.
Virksomheten skal benytte DFØs evalueringsmodell når de skal gjennomføre minikonkurransen, det vil si at evalueringsmodellen er obligatorisk for virksomhetene å benytte. Formålet med evalueringsmodellen er å forenkle virksomheten valg av rammeavtalebank og å bidra til at valg av bank skjer i samsvar med tildelingskriteriene og de retningslinjene som DFØ har lagt til grunn i denne veilederen.
Virksomheten må gjennomføre egen minikonkurranse for tilleggsavtalen for valutakontoer. Det er derfor ikke gitt at virksomhetens avrop på tilleggsavtalen vil være i samme bank som rammeavtalen. Det er ikke utarbeidet en obligatorisk evalueringsmodell for tilleggsavtalen for valutakontoer.
3.2. Tilgang til rammeavtalene og DFØs evalueringsmodell
Virksomheten får tilgang til rammeavtalene med tilhørende tilleggsavtaler for valutakontoer via DFØs kontraktsadministrasjonsverktøy, Complete Tender Management (CTM). Her får virksomhetene også tilgang til DFØs evalueringsmodell. Det er vederlagsfritt for virksomheten å benytte DFØs CTM. Vi gjør oppmerksom på at virksomheten ikke kan benytte DFØs CTM som et elektronisk konkurransegjennomføringsverktøy for gjennomføring av minikonkurransen.
Rammeavtalene med tilhørende tilleggsavtaler for valutakontoer er unntatt offentlighet og kan ikke sendes på vanlig e-post eller legges ut på DFØs hjemmeside. Ut fra at alle virksomheter som skal gjennomføre minikonkurranse må ha tilgang til DFØs CTM, har DFØ ikke lagt opp til å sende rammeavtalene ut per post slik vi tidligere har gjort.
Alle virksomheter, herunder også departementene, får tilgang til DFØs CTM ved å henvende seg til DFØ på følgende e-postadresse:
Alle virksomheter må i e-posten til DFØ opplyse om:
navnet på virksomheten
e-postadresse
E-postadressen som virksomheten oppgir, vil bli tilknyttet virksomhetens bruker i DFØs CTM. DFØ vil sende en kort veiledning for hvordan pålogging skal skje og hvordan virksomheten skal få tilgang til dokumentene.
3.3. Virksomhetens henvendelse til rammeavtalebankene
Ved gjennomføring av minikonkurranse på rammeavtalene om betalings- og kontoholdstjenester og tilleggsavtalene om valutakontoer, skal virksomheten benytte brevmalene i vedlegg 2 i sin henvendelse til rammeavtalebankene. Kontaktinformasjon til bankene er gitt i punkt 1.4.
Vi vil anbefale virksomhetene å sende henvendelsen via virksomhetens elektroniske konkurransegjennomføringsverktøy (KGV), jamfør nærmere omtale under punkt 3.3.1.
Dersom virksomheten ikke har KGV kan henvendelsen sendes som e-post til bankens e-postadresse oppgitt under punkt 1.4.
3.3.1. Nærmere om bruk av KGV
For anbudskonkurranser over EØS terskelverdi på 1,4 mill. kroner er hovedregelen at kommunikasjon mellom oppdragsgiver og leverandørene skal foregå ved bruk av elektroniske kommunikasjonsmidler. Det er ikke krav om at selve minikonkurransen må foregå med et elektronisk konkurransegjennomføringsverktøy (KGV), men DFØ anbefaler som tidligere nevnt at alle virksomheter å benytte et KGV i avropsprosessen. KGV er et fagsystem som hjelper virksomheten med digitalt å gjennomføre minikonkurransen, og sikrer sporbarhet og dokumentasjon av alle aktiviteter og hendelser. Virksomheten kan derfor være trygg på at alle henvendelser eller informasjon som sendes fra virksomheten i avropsprosessen, kommer raskt fram til korrekt mottaker hos banken. Dersom banken skal kunne besvare henvendelsen i KGV er det viktig at virksomheten har lagt henvendelsen ut korrekt i sitt KGV
3.3.2. Krav til innhold i virksomhetens henvendelse til rammeavtalebankene
Virksomheten skal henvende seg til begge rammeavtalebankene og be om bekreftelse på prisene og utdypende informasjon om kvalitet. Virksomheten kan ikke la være å sende henvendelse til en av rammeavtalebankene.
Hensikten med at virksomheten skal be om utdypende informasjon om kvalitet, er at omtalen i rammeavtalene av tjenestene ikke nødvendigvis gir tilstrekkelig informasjon til virksomheten. Virksomheten kan derfor ha behov for tilleggsinformasjon som kan vektlegges ved valg av bankforbindelse. Slik tilleggsinformasjon vil da være mer tilpasset den enkelte virksomhets eget behov for bruk av tjenester og kvaliteten på disse. Virksomheten kan bare be om tilleggsinformasjon om tjenester omhandlet i rammeavtalens vedlegg 9 og 10. For noen virksomheter kan det også være aktuelt å be om tilleggsinformasjon til vedlegg 11, punkt 5 om særskilt avtale om transaksjonsgjennomføring ved store enkeltoppdrag til utlandet. Eventuell utdypende informasjon om vilkår som følge av tilleggsinformasjon fra banken, kan ikke avvike med de vilkår som allerede er fastsatt i rammeavtalene. Dersom virksomheten skal benytte tilleggsavtalen for valutakonto kan virksomheten på samme måte som for rammeavtalene be om utdypende tilleggsinformasjon.
Hensikten med at virksomheten skal be om bekreftelse på priser, er at virksomheten skal være sikker på at de har forstått prisene i rammeavtalene riktig. Virksomheten har ikke anledning til å avtale andre priser enn de som fastsatt i rammeavtalene. Det samme gjelder for tilleggsavtalene. Virksomheten skal heller ikke be om priser på andre tjenester som ikke er omfattet av rammeavtalen. Eksempel på andre tjenester kan her være betalingsterminaler og fakturahotell. Dette er tjenester virksomheten selv kan inngå avtale om utenom rammeavtalen, jamfør punkt 2.1.1.
Når en virksomhet skal gjennomføre minikonkurranse, kan virksomheten benytte et administrasjonsgebyr på 12 000 kroner. Administrasjonsgebyret er en andel av de kostnadene virksomhetene har ved å bytte bank, og skal legges til prisen til de rammeavtalebankene som virksomheten ikke har avrop hos i dag. Administrasjonsgebyret er vesentlig lavere enn de faktiske omstillingskostnadene virksomhetene har ved bankbytte. Dersom virksomheten skal benytte administrasjonsgebyr skal dette framkomme i henvendelsen til rammeavtalebankene.
Henvendelsen til bankene skal omfatte en produkttabell som inneholder informasjon om hvilke produkter som virksomheten skal benytte og forventet årlige volum, se eksempel i punkt 3.3.3 og brevmalen i vedlegg 2.
3.3.3. Virksomhetens produkttabell – eksempel
Produkttabellen skal som nevnt i punktet over inneholder informasjon om hvilke produkter som virksomheten skal benytte og forventet årlige volum. Forventet volum må beregnes ut fra en seksårsperiode, siden rammeavtalenes varighet er på tre år med rett til å forlenge avtalene med ett år, pluss ett år, pluss ett år, jamfør forskrift om offentlige anskaffelser § 5-4(1).
I tabell 1 Betalingsinstrument Innenlands transaksjoner og tabell 2 Betalingsinstrument Utenlands transaksjoner, under fanen Pris i evalueringsmodellen, har DFØ lagt inn siste års transaksjonsvolum for hver enkelt virksomhet, per transaksjonstype (betalingsinstrument). Disse tallene er hentet fra transaksjonsstatistikken DFØ har mottatt fra rammeavtalebankene. Virksomheten kan benytte denne informasjonen når de skal fylle ut produkttabellen. Virksomheten må kvalitetssikre tallene i tabellen Betalingsinstrument. Dersom virksomheten har kjennskap til framtidige endringer i bruken av tjenester eller produkter, for eksempel som følge av en organisatorisk endring, må dette tas hensyn til i produkttabellen og oppdateres i tabellen Betalingsinstrument i evalueringsmodellen (jf. punkt 3.7.1.1).
Virksomheten må selv sette inn volum om forventet bruk av relevante tjenester omfattet av tabellen Gebyrer under fanen pris i evalueringsmodellen.
I tabell 1 nedenfor har vi satt opp et eksempel på en produkttabell. I eksempelet har vi lagt til grunn at virksomheten benytter seg av fire produkter. Disse produktene er listet opp i kolonnen «Produkt», mens forventet volum av tjenestene over seks år er fylt ut i kolonnen for «Forventet volum (6 år)».
Produkt
Forventet volum (6 år)
Produkt 1 Elektronisk og blankettbaserte girering – med KID
120 000
Produkt 2 Elektronisk girering - uten melding, inkludert lønn
90 000
Produkt 3 Elektronisk og blankettbasert girering - godskrevet konto i norske kroner med IBAN innenfor EØS-området
480
Produkt 4 Antall nettbankabonnement Antall brukere per abonnement.
1 8
Produkttabell – eksempel med fire produkter
3.3.4. Bankenes frist til å svare på henvendelsen
Virksomheten skal gi banken en frist på minimum 15 virkedager for å besvare henvendelsen. Det er ca. 100 statlige virksomheter som skal gjennomføre avrop i perioden fra mai/juni til 1. desember 2022. Bankene har derfor stor pågang med henvendelser. Vi ber virksomheten ha forståelse for bankenes situasjon, og at bankene gis tilstrekkelig med tid til å svare på virksomhetens henvendelser. I tillegg bør virksomheter som sender henvendelse til bankene i juli, ta høyde for ferieavvikling og helst gi en frist etter 15. august. Her gjøres det oppmerksom på at bankene også kan ha behov for å stille avklaringsspørsmål til virksomhetens henvendelse og at virksomheten derfor bør ha tilgjengelige ressurser til å svare på eventuelle spørsmål i perioden frem til tidsfristen virksomheten har satt.
Når virksomheten har sendt henvendelsen til banken, vil vi oppfordre virksomheten til å sende egen e-post til bankene (jamfør e-postadressene under punkt 1.4) med informasjon om at henvendelsen er sendt. Dette gjelder når virksomheten har sendt henvendelsen via KGV. På den måten sikrer vi at henvendelsen kommer frem til rette enhet i banken. I e-posten som sendes banken bør virksomheten be om å få en bekreftelse på at de har mottatt henvendelsen, samt be om å få opplyst kontaktpunkt for den videre oppfølgingen.
3.4. Virksomhetens behandling av svar fra rammeavtalebankene
Virksomheten skal motta skriftlig svar fra rammeavtalebankene og innholdet skal holdes fortrolig inntil utløpet av den fastsatte tilbudsfristen. Det er viktig at korrespondansen er sporbar og kan dokumenteres i ettertid.
Virksomheten skal kontrollere at prisene oppgitt i svaret fra banken, er i henhold til rammeavtalens priser (jamfør vedlegg 11 til rammeavtalen). Det er ikke anledning til å avtale andre priser enn de som inngår i rammeavtalene. Virksomheten skal også kontrollere at bankens utdypende beskrivelse av kvalitet ikke medfører endringer i forhold til vilkårene som står i rammeavtalene.
Virksomheten kan skriftlig avklare uklarheter i tilbudet eller løsningene med banken,
3.5. Virksomhetens tildelingskriterier ved valg av rammeavtale
Ved virksomhetens valg av bank skal det tas utgangspunkt i de samme tildelingskriteriene som DFØ har benyttet ved inngåelse av rammeavtalene, og som er omtalt i vedlegg 1.
Disse tildelingskriteriene er som følger:
Pris: Ved vurdering av pris skal virksomheten ta utgangspunkt i tildelingskriteriet pris med tilhørende underkriterier som omtalt i vedlegg 1, tabell 1.
Kvalitet: Ved vurdering av kvalitet skal virksomheten ta utgangspunkt i tildelingskriteriet kvalitet med underkriterier som omtalt i vedlegg 1, tabell 3. Virksomheten skal selv bestemme vektingen av de underliggende kriteriene.
Virksomhetene kan selv bestemme vekten for hvert av de to tildelingskriteriene, men de to tildelingskriteriene skal til sammen vektes med 100 %. For eksempel kan virksomheten vekte pris med 60 % og kvalitet med 40 %. Virksomheten må vekte begge tildelingskriteriene. Virksomheten skal videre vurdere tildelingskriteriene ut fra hvilke betalings- og kontoholdstjenester som skal inngå i virksomhetens avrop og virksomhetens planlagte bruk av disse tjenestene, herunder forventet transaksjonsvolum. Virksomheten kan også vekte underliggende tildelingskriterier for kvalitet forskjellig fra det som ble gjort ved DFØs inngåelse av rammeavtalene og tilleggsavtalene. Virksomhetenes bruk av tildelingskriteriene er nærmere omtalt i punkt 3.7.
Virksomhetens vurdering av kvalitet må dokumenteres og inngå i begrunnelsen for valg av rammeavtalebank (jamfør punkt 3.9.2).
Virksomheten kan benytte et administrasjonsgebyr på 12 000 kroner som legges til prisen til den rammeavtalebanken som virksomheten ikke har avrop hos i dag. Dette administrasjonsgebyret er en andel av de kostnadene virksomheten har ved å bytte bank, og vil for mange virksomheter være vesentlig lavere enn de faktiske omstillingskostnadene ved bankbytte. Administrasjonsgebyret innebærer blant annet at virksomheter som kun har en liten gevinst ved å bytte bank, i mindre grad må bytte bank. Bruk av administrasjonsgebyr er nærmere omtalt under punkt 3.7.1.4.
3.6. Virksomhetens tildelingskriterier ved valg av tilleggsavtale for valutakontoer
Enkelte virksomheter vil ha behov for å inngå tilleggsavtale for bruk av valutakontoer. Dette gjelder virksomheter som benytter valutakontoer i dag, og som fortsatt vil ha behov for valutakontoer i kommende rammeavtaleperiode, og virksomheter som ikke benytter valutakontoer i dag, men som vet at de vil komme til å få behov for valutakontoer i kommende rammeavtaleperiode. Ved valg av bankforbindelse på tilleggsavtalene for valutakontoer, skal virksomheten ta utgangspunkt i de samme tildelingskriteriene som er omtalt i vedlegg 1.
På samme måte som ved gjennomføring av minikonkurransen på rammeavtalene, skal virksomheten vurdere tildelingskriteriene ut fra hvilke betalings- og kontoholdstjenester virksomheten skal inngå avtale om, samt virksomhetens planlagte bruk av disse tjenestene, herunder forventet transaksjonsvolum.
Tildelingskriteriene for tilleggsavtalen for valutakontoer er som følger:
Pris: Ved vurdering av pris skal virksomheten ta utgangspunkt i tildelingskriteriet pris med tilhørende underkriterier, som omtalt i vedlegg 1, tabell 2.
Kvalitet: Ved vurdering av kvalitet skal virksomheten ta utgangspunkt i tildelingskriteriet kvalitet med tilhørende underkriterier, som omtalt i vedlegg 1, tabell 4. Virksomheten skal selv bestemme vektingen av de underliggende kriteriene.
Virksomhetene kan selv bestemme vekten for hvert tildelingskriterium, men de to tildelingskriteriene skal til sammen vektes med 100 %. Dette på samme måte som for rammeavtalen, se punkt 3.3.5. Tilleggsavtalene for valutakontoer omhandler i større grad beskrivelser av bankenes egne løsninger enn det som er tilfellet i rammeavtalene. Tildelingskriteriet for kvalitet tillegges derfor ofte noe større vekt og pris noe mindre vekt enn ved rammeavtalene.
3.7. Bruk av DFØs evalueringsmodell og vurdering av tildelingskriteriene
Som nevnt under punkt 3.1 er det obligatorisk for virksomhetene å benytte DFØs evalueringsmodell når de skal velge rammeavtale. Dette innebærer at virksomheten skal benytte evalueringsmodellen når den skal vurdere tildelingskriteriene pris og kvalitet. I punkt 3.7.1 er det gitt en nærmere beskrivelse av hvordan virksomheten skal bruke evalueringsmodellen til å vurdere tildelingskriteriene pris og i punkt 3.7.2 er det gitt en nærmere beskrivelse av hvordan virksomheten skal bruke evalueringsmodellen for kvalitet.
Det er ikke utarbeidet evalueringsmodeller for tilleggsavtalene for valutakonto.
3.7.1. Vurdering med hensyn til tildelingskriteriet for pris
Når virksomheten skal vurdere tildelingskriteriet for pris, skal virksomheten gå til fanen Pris i evalueringsmodellen.
Virksomhetene skal vurdere pris ut fra de totale kostnadene knyttet til produktene virksomheten skal benytte seg av. Til å beregne totale kostnader, skal virksomheten ta utgangspunkt i:
forventet transaksjonskostnader (jamfør punkt 3.7.1.1),
faste gebyrer (jamfør punkt 3.7.1.2)
eventuelt vekslingsgebyrer ved betalinger til utlandet (jamfør punkt 3.7.1.3)
administrasjonsgebyr knyttet til kostnaden ved å bytte bank (jamfør punkt 3.7.1.4).
3.7.1.1. Beregning av transaksjonskostnader
I tabell 1 Betalingsinstrument innenlands transaksjoner og tabell 2 Betalingsinstrument utenlands transaksjoner under fanen Pris i evalueringsmodellen, har DFØ fylt ut prisene på hver enkelt tjeneste omfattet av rammeavtalen. I tillegg har DFØ fylt inn antall transaksjoner per betalingsinstrument for den enkelte virksomhet. Som nevnt i punkt 3.3.3 er antall transaksjoner hentet fra transaksjonsstatistikken DFØ har mottatt fra rammeavtalebankene. Virksomheten har ansvar for å kvalitetssikre tallene i evalueringsmodellen. Dersom virksomheten har kjennskap til framtidige endringer i bruken av tjenester eller produkter, for eksempel som følge av en organisatorisk endring, må virksomheten justere antall transaksjoner i evalueringsmodellen med hensyn til dette.
Virksomheten skal kontrollere at oppgitte priser i informasjonen fra rammeavtalebankene for de aktuelle tjenestene, er i samsvar med prisene DFØ har lagt inn i evalueringsmodellen og prisene i rammeavtalens vedlegg 11, punkt 1 og 2.
3.7.1.2. Beregning av faste gebyrer
I tabellen Gebyrer under fanen Pris i evalueringsmodellen, har DFØ fylt ut prisene for de tjenestene som har faste gebyrer, som for eksempel bruk av nettbank. I tabellen Gebyrer skal virksomheten selv sette inn forventet antall per år for de tjenestene som virksomheten planlegger å benytte (i grønne felter). Dersom virksomheten ikke har planer om å bruke en eller flere tjenester i tabellen, skal virksomheten heller ikke fylle ut antall for disse tjenestene.
Virksomheten skal kontrollere at oppgitte priser i informasjonen fra rammeavtalebankene for de aktuelle tjenestene, er i samsvar med prisene DFØ har lagt inn i evalueringstabellen og prisene i rammeavtalens vedlegg 11, punkt 3.
Bankene kan prise tjenestene i tabellen Gebyrer ulikt, det vil si at bankene kan ha ulike priskomponenter. Det er derfor ikke alle priskomponentene som er fylt ut i tabellen. For eksempel kan en bank ha priset en enkelttjeneste per avtale, mens en annen bank har priset avtale per måned eller per bruker per måned.
I tabellen nedenfor har vi satt opp et eksempel for beregning av faste gebyrer for bruk av nettbank. Virksomheten i eksempelet har én nettbankavtale og 8 nettbankbrukere. I eksempelet er priskomponenten i Bank 1 «abonnement per bruker, per måned» og priskomponenten i Bank 2 er «månedsavgift per nettbankavtale».
Prisene i rammeavtalen er unntatt offentlighet og vi har derfor brukt fiktive priser i dette eksempelet.
I rad 3.2.1 har virksomheten beregnet kostnaden for bruk av nettbank i Bank 2. Siden tjenesten prises per måned og det er 12 måneder i året har DFØ lagt inn 12 i kolonnen «Antall per år». Virksomheten i eksempelet har kun én nettbankavtale, og skal derfor sette inn 1 i kolonnen «Antall». Bank 2 har i dette eksempelet en månedsavgift på 250 kroner, og DFØ har satt inn 250,00 i kolonnen «Pris i henhold til avtalen». Månedsavgift er ikke en priskomponent i Bank 1 og DFØ har derfor satt inn 0,00 i kolonnen «Pris i henhold til avtalen».
I rad 3.2.2 har vi beregnet kostnaden for bruk av nettbank i Bank 1. Siden tjenesten prises per måned og det er 12 måneder i året har DFØ lagt inn 12 i kolonnen «Antall per år». Virksomheten i eksempelet skal ha 8 nettbankbrukere og skal derfor sette inn 8 i kolonnen «Antall». Bank 1 har i dette eksempelet en abonnementspris per bruker per måned på 14 kroner. DFØ har derfor satt inn 14,00 i kolonnen «Pris i henhold til avtalen». Abonnement per bruker per måned er ikke en priskomponent i Bank 2 og DFØ har derfor satt inn 0,00 i kolonnen «Pris i henhold til avtalen».
I dette eksempelet har Bank 1 den beste prisen på nettbank, og kostnaden per år i Bank 1 er på 1 344 kroner mens kostnaden i Bank 2 er på 3 000 kroner.
3.7.1.3. Beregning av vekslingsmarginer
I tabellen Vekslingsmarginer under fanen Pris i evalueringsmodellen, må virksomheter som har utlandsbetalinger, selv fylle ut forventet valutabeløp per år, for den aktuelle valutasorten i henholdsvis kolonnen «Kjøp av valuta» og «Salg av valuta». I de tilfellene der ingen av bankene har marginer på den aktuelle valutasorten som virksomheten skal benytte, er det ikke nødvendig å fylle ut forventet valutabeløp for denne valutaen i tabellen.
Virksomheter som har utbetalinger til utlandet der betalingskravet er i annen valuta enn NOK, skal benytte kolonnen «Kjøp av valuta». Her skal virksomheten fylle ut forventet utbetalingsbeløp for hver enkelt relevant valuta per år.
Virksomheter som mottar innbetalinger i annen valuta enn NOK, skal benytte kolonnen «Salg av valuta». Her skal virksomheten fylle ut forventet innbetalingsbeløp for hver enkelt relevant valuta per år.
3.7.1.4. Bruk av administrasjonsgebyr ved bankbytte
Virksomheten kan benytte et administrasjonsgebyr på 12 000 kroner når den skal velge bank Som nevnt under punkt 3.5 er administrasjonsgebyret en andel av de kostnadene virksomhetene har ved å bytte bank, og er vesentlig lavere enn de faktiske omstillingskostnadene virksomhetene har ved bankbytte. Virksomheter som velger å benytte administrasjonsgebyr skal legge 12 000 kroner til prisen til den rammeavtalebanken som virksomheten ikke har avrop hos i dag. Dette gjøres i evalueringsmodellen i tabellen Oppsummering totale kostnader, se eksempelet i punkt 3.7.1.5.
3.7.1.5. Oppsummering estimerte kostnader
I tabellen Oppsummering estimerte kostnader under fanen Pris, summerer evalueringsmodellen de totale kostnadene per bank (inkl. administrasjonsgebyret) og regner totalkostnaden om til poeng. Dette skjer ved at tabellen Oppsummering estimerte kostnader henter kostnadene fra tabellene Betalingsinstrument, Gebyrer og Vekslingsmarginer som vi har omtalt i punktene ovenfor. Kostnadene summeres per bank for seks år.
I eksempelet i tabellen under har vi tatt utgangspunkt i det samme eksempelet som i produkttabellen under punkt 3.3.3. Det vil si at vi har beregnet kostnadene for den enkelte bank i henhold til prisene i rammeavtalen for de respektive tjenestene og forventet transaksjonsvolum, som er oppgitt i eksempelet i produkttabellen. I eksempelet har virksomheten ikke vekslinger i en valutasort som har marginer. Virksomheten har derfor ingen kostnader for kjøp og salg av valuta.
Videre har virksomheten i eksempelet valgt å benytte administrasjonsgebyr. Virksomheten har derfor lagt inn 12 000 kroner inn i tabellen hos den banken virksomheten ikke har avrop med i dag (jamfør punkt 3.7.1.4).
Poengscore lik 10xPb/Pe der Pb er beste (laveste) pris og Pe er den prisen som evalueres.
I eksempelet i tabellen under har Bank 1 den beste prisen på 36 324 kroner og får 10 poeng (10 x 36 324/36 324) og Bank 2 har en pris på 59 160 kroner og får 6,14 poeng (10x36 324/59 160).
3.7.2. Vurdering av kvalitet
Når virksomheten skal vurdere tildelingskriteriet for kvalitet, skal virksomheten gå til fanen Kvalitet i evalueringsmodellen. Her er alle underliggende kriterier for kvalitet som virksomheten kan vektlegge, lagt inn. Disse underliggende kriteriene er i utgangspunktet de samme som DFØ har vektlagt når vi har vurdert bankens tilbud med hensyn til bør-krav og bankens beskrivelser av enkelte tjenester i henhold til konkurransegrunnlaget, jamfør vedlegg 1. Ikke alle underliggende kriterier i vedlegg 1 er omfattet av evalueringsmodellen. Dette gjelder underliggende kriterier som er av en overordnet karakter og som ikke vil være relevant for virksomheten å vektlegge. I vedlegg 1 fremkommer det hvilke underliggende kriterier dette gjelder.
Bankenes svar på bør-krav og beskrivelser av enkelte tjenester i konkurransegrunnlaget er tatt inn i rammeavtalenes vedlegg 9 om tilleggsinformasjon om enkelte tjenester, vedlegg 10 om tidsfrister og vedlegg 11, punkt 5 om særskilt avtale om transaksjonsgjennomføring ved store enkeltoppdrag. Disse vedleggene viser derfor forskjellen mellom rammeavtalene med hensyn til kvalitet.
Virksomheten skal ta utgangspunkt i eget behov for tjenester når den skal vurdere de underliggende kriteriene for kvalitet. Tjenestene som er omfattet av de underliggende kriteriene er omhandlet i vedlegg 9, vedlegg 10 og vedlegg 11 punkt 5. Dersom virksomheten ut fra de tjenestene den skal benytte har behov for utdypende informasjon om kvalitet, kan virksomheten be banken beskrive dette, jamfør punkt 3.3.2. Virksomheten kan vektlegge denne informasjonen i sin vurdering av kvalitet. I punkt 3.7.2.1 har vi gitt eksempler på hvordan virksomheten kan gå fram når de vurderer sin egen vekting av de underliggende kriteriene og i punkt 3.7.2.2 har vi gitt eksempler på beregning av poeng for de underliggende kriteriene.
3.7.2.1. Vekting av underliggende kriterier i evalueringsmodellen
Virksomheten skal selv bestemme vekten til hvert enkelt underliggende kriterium for kvalitet i tabellen under fanen Kvalitet i evalueringsmodellen. Dette gjøres i kolonnen «Vekt (%) (1-100)». Underliggende kriterier som ikke er relevant eller som ikke er viktig for virksomheten, vektes med 0 %. Underliggende kriterier som er litt viktig for virksomheten vektes lavt og underliggende kriterier som er viktig, vektes høyt. Virksomheten må påse at summen av vekten for alle underliggende kriterier blir totalt 100 %. Virksomheten skal ikke legge til grunn andre underliggende kriterier enn de som fremkommer i evalueringsmodellen. Virksomheten kan for eksempel ikke vektlegge egne erfaringer eller andre krav i rammeavtalen som ikke er omtalt i rammeavtalens vedlegg 9, vedlegg 10 og eventuelt vedlegg 11, punkt 5. Bankens svar på skal-krav i tilbudet på rammeavtalen, det vil si kravene i vedlegg 1-8, er ikke omfattet av de underliggende kriteriene og skal ikke vurderes av virksomheten. Dette er minimumskrav og skal dekke virksomhetenes behov.
Et eksempel på vekting av tildelingskriterier kan være som følger: La oss anta at en virksomhet som har mange utlandsbetalinger, har behov for sporing av utlandsbetalinger. Dette er en tjeneste som er omfattet av rammeavtalens vedlegg 9, punkt 5.2 og er tilknyttet underliggende kriterium nummer 13 i evalueringsmodellen. Siden virksomheten har mange utlandsbetalinger, har denne tjenesten betydning for virksomheten, og virksomheten ilegger denne tjenesten en relativt stor vekt på 10 %. En virksomhet som ikke har utenlandsbetalinger, vil ikke ha behov for sporing av utlandsbetalinger. Denne tjenesten er derfor uten verdi for denne virksomheten og virksomheten ilegger denne tjenesten en vekt på 0 %.
Et annet eksempel kan være bankens selvbetjeningsløsning for innhenting av ytterligere informasjon om en innbetalingstransaksjon. Dette er en tjeneste som er omfattet av rammeavtalens vedlegg 9, punkt 2.2 og er tilknyttet underliggende kriterium nummer 2. En virksomhet med relativt mange innbetalinger, og som ofte har mange åpne poster i reskontro, har god nytte av denne tjenesten og ilegger denne tjenesten relativt stor vekt med 8 %. For en virksomhet som har få innbetalinger, har denne tjenesten mindre verdi og virksomheten vekter tjenesten med for eksempel 2 %.
3.7.2.2. Beregning av poeng for underliggende kriterier
I vurderingen av hvert enkelt underliggende kriterium skal virksomheten benytte en skala med en score fra 0-10, der banken får 10 i score dersom bankens løsning dekker virksomhetens behov fullt ut og 0 i score dersom banken enten ikke har en løsning eller bankens løsning ikke dekker virksomhetens behov i det hele tatt. Scoren omregnes til poeng ved å gange scoren med vekten til det underliggende kriteriet i prosent.
Et eksempel på beregning av poeng kan være som følger: La oss anta at en virksomhet har behov for tiltak for å redusere antall feilutbetalinger. Rammeavtalene omfatter tjenester som bidrar til å redusere antall feilutbetalinger innland (KAR), som er underkriterium nummer 5 i evalueringsmodellen, og tjenester for å redusere antall feilutbetalinger til utlandet, som er underkriterium nummer 6 i evalueringsmodellen.
Virksomheten har flest innlandsbetalinger og har derfor vektet tiltaket for å redusere feilutbetalinger innland (KAR) mer enn tiltaket for å redusere feilutbetalinger til utlandet. Virksomheten har vektet tiltaket for å redusere feilutbetalinger innlands (KAR) med 12 % og tiltaket for å redusere feilutbetalinger til utlandet med 3 %.
I dette eksempelet har virksomheten vurdert at løsning for å redusere feilutbetalinger innland (KAR) i Bank 1 dekker virksomhetens behov i stor grad. Virksomheten har derfor gitt Bank 1 en score på 8. Bank 1 får derfor 0,96 i poeng, som tilsvarer vekten ganger score, (12 x8)/100). Virksomheten har vurdert at løsningen til Bank 2 ikke er like god. Løsningen til Bank 2 dekker virksomhetens behov i en viss grad og Bank 2 får en score på 4, som gir 0,48 poeng.
Når det gjelder vurderingen av bankenes løsninger med hensyn til tiltak for å redusere antall feilutbetalinger til utlandet, har virksomheten vurdert at Bank 2 dekker virksomhetens behov i stor grad. Bank 2 får en score på 8, som gir 0,24 i poeng. Bank 1 dekker ikke virksomhetens behov like godt som Bank 2. Løsningen til Bank 1 dekker virksomhetens behov til en viss grad, og Bank 1 får derfor en score på 4, som gir 0,12 i poeng.
3.7.3. Samlet vurdering av kvalitet og pris
Når virksomheten skal foreta en samlet vurdering av tildelingskriteriene pris og kvalitet skal virksomheten gå inn på fanen «Resultat» i evalueringsmodellen. Her finner virksomheten tabellen «Rangering av bankene». Virksomheten skal i kolonnen «Vekt» sette inn hvor mange prosent hver av de to tildelingskriteriene skal ha. Som nevnt i punkt 3.5 skal virksomheten selv bestemme denne vektingen. Når virksomheten har satt inn vekten for de to tildelingskriteriene vil tabellen beregne total poengsum og vise hvilken bank som har den beste rangeringen. Banken med høyest poengsum vil bli rangert som nummer «1» og er den foretrukne bank, dvs. har det beste forholdet mellom pris eller kostnad og kvalitet, jamfør punkt 3.1.
I nedenstående tabell har vi satt opp et eksempel for en tenkt virksomhet. I dette eksempelet har virksomheten vektet tildelingskriteriet for kvalitet med 40 % og tildelingskriteriet for pris med 60 %. I eksempelet har Bank 1 har fått en samlet poengsum for kvalitet på 6,13 poeng og Bank 2 har fått en samlet poengsum på 5,46 poeng. Disse poengsummene hentes fra fanen Kvalitet i evalueringsmodellen. Siden virksomheten har vektet tildelingskriteriet for kvalitet med 40 prosent, får Bank 1 en vektet poengsum for kvalitet på 2,45 og Bank 2 får en vektet poengsum på 2,19.
I vurderingen av tildelingskriteriet for pris har Bank 1 fått 10 poeng og Bank 2 fått 6,14 poeng. Disse poengsummene hentes fra fanen Pris i evalueringsmodellen og tabellen Oppsummering estimerte kostnader. Tildelingskriteriet for pris skal vektes med 60 prosent og Bank 1 får derfor en vektet poengsum på 6 og Bank 2 en vektet poengsum på 3,68. Samlet har Bank 1 har fått en vektet poengsum på 8,45 og er rangert som den beste banken, mens Bank 2 har fått en samlet vektet poengsum på 5,87 og er rangert som nummer 2. Virksomheten skal derfor velge Bank 1.
Rangering av bankene.
3.8. Avtale med flere banker
Som nevnt innledningsvis under punkt 3.1, vil hovedregelen være å velge én rammeavtalebank. I enkelte tilfeller kan likevel utfallet av minikonkurransen være at det som gir det beste forholdet mellom pris eller kostnad og kvalitet, er at virksomheten foretar avrop mot begge rammeavtalebankene. DFØ vil imidlertid vise til at dette alternativet kun vil være aktuelt dersom virksomheten finner løsningen praktisk gjennomførbar og at kostnaden ved å forholde seg til flere rammeavtalebanker er relativt lav.
Evalueringsmodellen er i utgangspunktet ikke tilpasset at virksomheten skal kunne foreta avrop i flere banker. Virksomheten må derfor tilpasse evalueringsmodellen slik at det er hver enkelt tjeneste eller gruppe av tjenester som skal skilles ut i egne avrop, vurderes separat i evalueringsmodell med hensyn til tildelingskriteriene pris og kvalitet.
3.9. Valg av bank og avslutning av avropsprosessen
3.9.1. Anskaffelsesprotokoll
I henhold til § 10-5 og § 25-5 i forskrift om offentlige anskaffelser skal oppdragsgiver føre protokoll fra konkurransen. Protokollen skal beskrive alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen.
Den enkelte virksomhet skal dokumentere sin vurdering og sitt valg av bank ved avrop. Som mal for protokoll kan virksomheten bruke vedlegg 3, hentet fra forskrift om offentlige anskaffelser, eller en lignende protokoll.
3.9.2. Meddelelse om valg av rammeavtalebank
Etter at virksomheten har valgt bankforbindelse, skal den informere alle rammeavtalebankene, om hvilken bank virksomheten skal gjøre avrop med.
I henhold til § 10-1 og § 25-1 i forskrift om offentlige anskaffelser har oppdragsgiver en begrunnelsesplikt. Begrunnelse skal inneholde tilstrekkelig informasjon slik at leverandøren kan vurdere om oppdragsgivers valg har vært saklig og forsvarlig, og i samsvar med angitte krav og aktuelle tildelingskriterier. Begrunnelsen skal angi det valgte tilbudets egenskaper og relative fordeler.
Dokumentasjonen skal bidra til at bankene som ikke har fått kontrakt, skal føle seg trygge på at virksomheten har opptrådt korrekt ifølge gjeldende regelverk og prosedyrer. I tillegg vil begrunnelsen fra virksomheten kunne bidra til at bankene på sikt får en bedre forståelse av virksomhetenes behov, og på den måten ved senere anledninger kan gi et bedre tilbud. En god og utfyllende begrunnelse er i tillegg klageforebyggende.
Virksomheten kan dele tabellen Poengoversikt tildelingskriterier i fanen Meddelelse i evalueringsmodellen med bankene. Se eksempelet nedenfor som bygger på eksempelet under punkt 3.7.3. Denne tabellen viser den samlede rangeringen av bankene med hensyn til pris og kvalitet og viser både vekt og poengsum per tildelingskriterium:
I tillegg kan virksomheten dele tabellen Oppsummering estimerte kostnader fra fanen Pris eller Meddelelse i evalueringsmodellen. Her er prisen sammenstilt overordnet per kostnadsgruppe. Totale kostnader, inkludert administrasjonsgebyret, for avtaleperioden er estimert per bank.
Virksomheten bør også gi en tekstlig beskrive hva som har vært relative styrker og svakheter ved det enkelte tilbud.
I fanen Kvalitet framgår beste poengsum for hvert enkelt underliggende kriterium. I tillegg fremgår rangeringen av de underliggende kriteriene. Tabell Underliggende kvalitetskriterier under fanen Kvalitet er veldig detaljert og det anbefales derfor ikke å dele denne tabellen i sin helhet med bankene. Total score for kvalitet i fanen Meddelelse vil i de fleste tilfeller være tilstrekkelig. Virksomhetens beskrivelse kan gjerne oppgi de underliggende kriteriene med høyest rangering.
Ved minikonkurranse er virksomheten ikke pålagt å ha karensperiode (klagefrist). Virksomheten kan likevel velge å ha en karensperiode på for eksempel en uke dersom virksomheten ønsker det. I så tilfelle skal karensperioden regnes fra dagen etter at meddelelsen om valget av leverandør er sendt.
3.9.3. Avslutning av avropsprosessen
Etter at brev om valg av rammeavtalebank er sendt, må virksomheten fylle ut skjema for avrop til banken og sende det til banken, jamfør nærmere omtale i punkt. 4. Både banken og virksomheten skal signere avropet. Skjemaet for avrop må sendes selv om virksomheten ønsker å gjøre avrop mot samme bank som ved tidligere rammeavtale. Dette følger av at avrop gjort på tidligere rammeavtale utløper den 31.12.22.
Virksomheten skal inngå egne avtaler som regulerer tekniske og praktiske forhold vedrørende blant annet kontoåpninger, nettbanktilknytning og kommunikasjonsrutiner. Slike avtaler skal ikke berøre eller endre funksjonaliteten som er nedfelt i avtaleverket. Se for øvrig nærmere omtale om bankbytte i punkt 5 og krav til opprettelse og avvikling av arbeidskontoer i punkt 6.
3.9.4. Offentlighet
Tilbudene og anskaffelsesprotokoll er i utgangspunktet ikke unntatt offentlighet etter at valg av leverandør er foretatt, jamfør offentlighetsloven § 23 tredje ledd og forskrift for offentlige anskaffelser § 7-3. Oppdragsgiver er videre pålagt å følge prinsippene om merinnsyn, jamfør offentlighetsloven § 11.
Det gjøres oppmerksom på at rammeavtalens vedlegg 9 om tilleggsinformasjon om enkelte tjenester, vedlegg 10 om tidsfrister og vedlegg 11 om pris, er unntatt offentlighet i henhold til offentlighetsloven § 23 første ledd.
Veileder: Virksomhetens gjennomføring av minikonkurranse ved avrop på rammeavtalene om betalings- og kontoholdstjenester for staten
Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) har den 10. mai 2022 inngått nye rammeavtaler om betalings- og kontoholdstjenester for staten. Formålet med denne veilederen er å gi virksomheten nødvendig grunnlag til å gjennomføre minikonkurransen i henhold til regelverket om offentlige anskaffelser samt realisere gevinstene ved de nye rammeavtalene om betalings- og kontoholdstjenester.
Her får du veiledning i hvordan virksomheten skal fylle ut avropsskjemaer og oppfølging av avropet.
4.1 Avropsskjema
I vedlegg 4 og 5 finnes en mal for avropsskjema for avrop på henholdsvis rammeavtale og tilleggsavtalene for valuta. Malene er også tilgjengelige på DFØs nettsider.
4.2. Hvem som foretar avrop
Virksomhetens avrop mot banken(e) skal utformes i tråd med malene som er utarbeidet av DFØ. Det er utarbeidet ulike maler for avrop på rammeavtalene og på tilleggsavtalen for valutakontoer. Avropet skal blant annet angi en oversikt over aktuelle kontoer og de tjenester som virksomheten skal benytte hos banken. De enkelte punktene i malene for avrop er omtalt nedenfor.
Virksomheten har ikke anledning til å avtale avvik i funksjonalitet eller priser i forhold til det som følger av de inngåtte rammeavtalene, jamfør blant annet rammeavtalens punkt 4.2.
Valg av bank og avrop på rammeavtalen med vedkommende bank(er) foretas på virksomhetsnivået. En virksomhet kan bestå av flere regnskapsførende enheter (med egne arbeidskontoer og oppgjørskontoer).
4.3. Omtale av de enkelte punktene i malene for avrop
I malene er punkter som må tilpasses av den enkelte virksomhet, markert enten med hakeparentes ([ ]) eller ved prikking (….).
Overskriften: Følgende opplysninger tas inn her:
virksomhetens navn
navnet på den valgte banken
Dersom virksomheten velger å benytte flere enn en bank, skal virksomheten gjøre et eget avrop med den enkelte banken (til rammeavtalen som er inngått med de aktuelle bankene).
Punkt 1 Innledning: Her fylles inn opplysninger om:
virksomhetens navn
navnet på den valgte banken
Punkt 2 Omfang: Omtalen i vedlegg 4 på dette punktet bygger på at virksomheten skal ha tilgang til både inn- og utbetalingstjenester fra vedkommende bank. Dette vil være tilfellet for de aller fleste statlige virksomheter. Dersom virksomheten derimot velger å benytte en bank til bare å få utført enten ut- eller innbetalinger eller tjenester innenfor en enkelt tilleggsavtale, må teksten i punktet tilpasses dette.
Omtalen i vedlegg 4 bygger videre på at virksomheten skal ha tilgang til alle betalingsinstrumentene som er beskrevet i rammeavtalens vedlegg 1 om innbetalinger og vedlegg 2 om utbetalinger. Det anbefales at virksomheten ikke begrenser sin tilgang til de ulike betalingsinstrumentene for inn- og utbetalinger som er omfattet av rammeavtalen. Dersom virksomheten har klarlagt at banken kun skal benyttes for å håndtere særskilte transaksjonsformer, bør dette varsles om i henvendelsen (se punkt 3.3), men uten at det tas inn i avropet. På denne måten unngår virksomheten at det på et senere tidspunkt må gjøres endringer i avropet for å få tilgang til de tjenestene som ønskes innenfor rammeavtalen.
En virksomhet skal ikke inngå avrop med bank(er) når det ikke tas sikte på å benytte seg av bankens betalingstjenester.
Punkt 3 Kontohold: Arbeidskonto i norske kroner De enkelte arbeidskontoer hos banken og oppgjørskontoer i Norges Bank skal fremgå av vedlegg til avropet. I det samme vedlegget fremgår hvilke arbeidskontoer som er knyttet til den enkelte oppgjørskonto for virksomheten/regnskapsførende enhet (kontokoblingen). Se kontokoblingsskjema i vedlegg 4 mal for avrop. Ved opprettelse av nye arbeidskontoer skal både banken og virksomheten sende signert kontokoblingsskjema til Norges Bank (jamfør punkt 6.2).
Avropet kan ferdigstilles og signeres uten at vedlegget om kontohold og kontokobling ferdigstilles samtidig.
Valutakonto Innestående beløp på valutakontoer skal ikke overføres til Norges Bank. Valutakontoene kobles derfor ikke til oppgjørskontoer i Norges Bank. Vedlegget for kontohold for valutakontoer viser kun kontonumrene og kontobetegnelsene for arbeidskontoer i valuta (jamfør vedlegg 5). Virksomheten kan benytte felleskonto for inntekter og utgifter i forbindelse med arbeidskonto i valuta, eller egne separate kontoer for inntekter og for utgifter.
Punkt 4 Fakturaadresse: I punkt 4 i malen oppgis navn på den eller de enhet(er) som banken skal sende sine fakturaer til (med adresse(r)). Flere fakturaadresser kan være aktuelt dersom virksomheten har flere regnskapsførende enheter. Banken skal sende elektronisk faktura til virksomheten på elektronisk handelsformat (EHF) fastsatt av Kommunal- og distriktsdepartementet.
Punkt 5 Kontaktenhet hos virksomheten: I avropet tas det inn navn, adresse og e-postadresse på den enheten hos virksomheten som har et overordnet ansvar for oppfølgingen av avropet på rammeavtale med banken og for det videre avtalemessige forholdet. Banken skal kunne henvende seg til denne enheten ved spørsmål vedrørende avropet og leveransene av betalings- og kontoholdstjenester til virksomheten.
Det er viktig at virksomheten fyller inn telefonnummer og/eller e-postadresse til en eller flere kontaktpersoner. Virksomheten kan eventuelt også oppi telefonnummer til sentralbordet, men det er ikke tilstrekkelig å opplyse om dette alene.
Informasjon som banken i henhold til avtaleverket skal sende virksomheten ved blant annet driftsavvik (jamfør rammeavtalens punkt 9), skal sendes til den kontaktenheten driftsavviket berører. Dersom virksomheten består av flere regnskapsførende enheter, sendes informasjonen til de enheter driftsavviket berører (jamfør adresser under punkt 5 i malene for avrop i vedlegg 4 og 5). Dette gjelder med mindre andre adressater er avtalt mellom virksomheten og banken.
Punkt 6 Virkningstidspunkt: Alle virksomheter skal velge bank etter gjennomført minikonkurranse på grunnlag av rammeavtaler inngått 10. mai 2022. Samtlige statlige virksomheter må være over på nye rammeavtaler innen 1. desember 2022.
En virksomhet som ønsker å gjøre avrop mot samme bank som ved tidligere rammeavtale, må også sende skjemaet, siden nye avrop gjelder for de nye rammeavtalene. Virksomheter som velger samme bankforbindelse som tidligere, må fylle ut punkt 6.2 i malen for avrop.
Virksomheter som foretar avrop mot ny bank (bytter bank), skal skrive inn dato for planlagt oppstart i avropet. For kontohold med ny bank og virksomhetens varsling av ny kontokobling til Norges Bank, vises det til omtale i denne veilederens punkt 6 om opprettelse og avvikling av arbeidskontoer og krav til kontokobling, og avsnitt nedenfor om utfylling av kontokoblingsskjema. Punkt 6.2 i malen utgår for virksomheter som bytter bank.
Signering av avrop: Navn på egen virksomhet og banken settes inn i malen. Avropet må signeres av en person i virksomheten med de nødvendige fullmakter, og som står oppført som daglig leder i Enhetsregisteret. Dato for signering fylles inn.
Banken skal bekrefte at avropet er mottatt.
Fylle ut kontokoblingsskjema i vedlegg 4: Virksomheten skal fylle ut kontokoblingsskjema 1 eller 2 i vedlegg 4 mal for avrop på rammeavtale med vedlegg. Av tabellen skal kontokoblingen mellom den enkelte arbeidskonto og oppgjørskonto fremgå. Hver linje i tabellen vil således inneholde en arbeidskonto og den oppgjørskonto denne arbeidskontoen er knyttet til. Flere arbeidskontoer kan være knyttet til samme oppgjørskonto. I så fall vil samme oppgjørskontonummer fremgå i flere linjer i tabellen.
Virksomheter som gjør avrop hos en ny bank eller av andre grunner ønsker å opprette eller avvikle arbeidskontoer, skal fylle ut og signere kontokoblingsskjema 1 i vedlegg 4. Virksomheten skal følge rutinene for registrering av kontokoblinger omtalt i punkt 6.2.
Virksomheter som gjør avrop hos samme bank som ved tidligere rammeavtale datert 5. juni 2018, og som skal videreføre eksisterende kontokoblinger, skal fylle ut og signere kontokoblingsskjema 2 i vedlegg 4. Skjemaet skal følge som vedlegg til avropet ved oversendelse til banken. Skjemaet skal ikke sendes Norges Bank.
Ved opprettelse av nye kontokoblinger, kan kontokoblingsskjema 1 ferdigstilles og signeres på et senere tidspunkt enn signering av avropet. Dersom virksomheten bytter bank eller oppretter nye arbeidskontoer, skal både banken og virksomheten sende signert kontokoblingsskjema til Norges Bank om ny kontokobling og dato for når den skal iverksettes (jamfør punkt 6.2). Samtidig skal Norges Bank varsles om kontokoblinger som utgår for den aktuelle virksomheten.
4.4. Oppfølging av avropet på rammeavtale
Etter at avropet er ferdigstilt og signert fra virksomhetens side, sendes det til banken. Avropet skal følge som vedlegg til oversendelsesbrevet. Brevet kan sendes elektronisk til den enheten hos banken som er oppgitt som kontaktpunkt/kundeansvarlig, jamfør oversikten i punkt 1.4.
I oversendelsesbrevet bør virksomheten oppgi blant annet person(er) med telefonnummer/e-postadresse som banken kan kontakte om oppfølgingen av avropet.
Banken bekrefter både selve avropet og vedlegget til avropet om kontohold og kontokobling. Avropet og vedlegget til avropet signeres i to eksemplarer og partene beholder hvert sitt.
4.5. Endringer av et foretatt avrop
Dersom det skjer endringer i de arbeids- og/eller oppgjørskontoer som er inntatt i vedlegget til virksomhetens avrop (kontokoblingsskjema) tas dette inn i et nytt, opprettet kontokoblingsskjema. Det nye skjemaet signeres på tilsvarende måte som det opprinnelige vedlegget til avropet. Det må fremgå av det nye vedlegget hvilket vedlegg som erstattes med dette, og hvilken dato det nye vedlegget skal gjelde fra.
Ved endringer i kontoholdet skal rutinene omtalt i denne veilederens punkt 4 om opprettelse og avvikling av arbeidskontoer og krav til kontokoblinger, følges.
Hvis det derimot skulle oppstå behov for å endre bankforbindelse, skal virksomheten gjennomføre ny minikonkurranse.
Veileder: Virksomhetens gjennomføring av minikonkurranse ved avrop på rammeavtalene om betalings- og kontoholdstjenester for staten
Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) har den 10. mai 2022 inngått nye rammeavtaler om betalings- og kontoholdstjenester for staten. Formålet med denne veilederen er å gi virksomheten nødvendig grunnlag til å gjennomføre minikonkurransen i henhold til regelverket om offentlige anskaffelser samt realisere gevinstene ved de nye rammeavtalene om betalings- og kontoholdstjenester.
Dersom virksomheten skal gjøre avrop hos en ny bank, må virksomheten forberede bankbytte.
Bankbytte vil blant annet innebære at virksomheten må:
opprette arbeidskontoer i ny bank og avvikle arbeidskontoer i gammel bank i henhold til punkt 6.1
opprette ny kontokobling mellom nye arbeidskontoer og virksomhetens oppgjørskontoer i Norges Bank i henhold til punkt 6.2. Kontokobling mellom oppgjørskontoer og arbeidskontoer som avsluttes må avvikles.
etablere nye avtaleforhold med banken, herunder opprette nettbankavtale.
etablere nye fullmakter i nettbank, herunder disponenter på kontoer
inngå avtale om omnummerering fra gammelt til nytt innbetalingskontonummer
vurdere om det vil være behov for opplæring i nye systemer, herunder nettbank
vurdere behovet for nye rutiner, for eksempel knyttet til utenlandsbetalinger
vurdere behovet for å gi leverandører informasjon om endrede kontonummer. Dette gjelder for eksempel virksomheter som benytter betalingsterminaler, og som må gi informasjon om endrede kontonummer til terminalleverandører og kortinnløsere
vurdere behovet for å oppdatere kundeinformasjon med hensyn til nye kontonumre, som for eksempel på virksomhetens nettsider og fakturablanketter
5.1. Virksomheter som er kunde i DFØ
Dersom virksomheten er kunde hos DFØ og ikke har egne økonomisystemer som utveksler betalingsmeldinger med banken, må virksomheten sende utfylt kontokoblingsskjema til DFØ.
5.2. Virksomheter som ikke er kunde i DFØ
Dersom virksomheten ikke er kunde hos DFØ eller er kunde i DFØ men har eget økonomisystem som utveksler betalingsmeldinger med banken, må virksomheten i tillegg:
etablere teknisk grensesnitt mellom virksomhetens system og bankenes system i henhold til rammeavtalens vedlegg 6
teste bankens løsninger mot virksomhetens egne systemer før avropet trer i kraft
oppdatere faste registre i eget økonomisystem
Veileder: Virksomhetens gjennomføring av minikonkurranse ved avrop på rammeavtalene om betalings- og kontoholdstjenester for staten
Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) har den 10. mai 2022 inngått nye rammeavtaler om betalings- og kontoholdstjenester for staten. Formålet med denne veilederen er å gi virksomheten nødvendig grunnlag til å gjennomføre minikonkurransen i henhold til regelverket om offentlige anskaffelser samt realisere gevinstene ved de nye rammeavtalene om betalings- og kontoholdstjenester.
Her får du informasjon om hvordan virksomheten oppretter og avvikler arbeidskontoer, og endrer en kontokobling.
1.1. Opprettelse og avvikling av arbeidskontoer
Alle virksomhetene skal ha arbeidskontoer i den rammeavtalebanken virksomheten har inngått avrop med. Arbeidskonto skal alltid kobles til oppgjørskontoer i Norges Bank, slik at alle statlige likvider daglig samles i Norges Bank.
Retningslinjene for oppgjørskontoer i Norges Bank og arbeidskontoer i banker innenfor statens konsernkontoordning er omtalt i Finansdepartementets rundskriv R-104 av 7.12.2020, som er tilgjengelig på Finansdepartementets nettsider.
Virksomheter som gjør avrop hos en ny bank eller av andre grunner ønsker å opprette eller avvikle arbeidskontoer, må sende melding til egen bank og Norges Bank, jamfør omtale i punkt 6.2 nedenfor. Dette er viktig fordi Norges Bank vil avvise alle overføringer fra banken, hvor den oppgitte kontokoblingen ikke er i samsvar med kontokoblingen som er registrert i Norges Bank.
Virksomheten kan velge om det skal opprettes én samlet arbeidskonto for både ut- og innbetalinger, eller separate arbeidskontoer for henholdsvis ut- og innbetalinger. Virksomheten kan også velge å opprette flere arbeidskontoer.
1.2. Endring av kontokobling
Virksomheter som gjør avrop hos en ny bank eller av andre grunner ønsker å opprette eller avvikle arbeidskontoer, skal gi nødvendig informasjon om kontokoblinger til banken og Norges Bank ved å fylle ut og signere kontokoblingsskjema 1 i vedlegg til avropet, se mal i vedlegg 4 til veilederen. Virksomheten må sende dette skjemaet både til banken og Norges Bank senest 8 virkedager før arbeidskonto skal tas i bruk.
Banken skal i tråd med rammeavtalens vedlegg 4, punkt 1.2 signere kontokoblingsskjemaet, og sende det videre til Norges Bank.
Norges Bank vil registrere endringer i kontokoblingen i egne systemer. Norges Bank kontrollerer om kontokoblingen mottatt fra banken er lik den informasjon som er registrert i Norges Banks systemer. Ved nye arbeidskontoer gir Norges Bank deretter tilbakemelding til banken om at kontokobling er etablert og er i samsvar med oversendt kontokoblingsskjema fra banken og virksomheten. Når banken har mottatt bekreftelse fra Norges Bank, skal banken gi virksomheten melding om at arbeidskontoen kan benyttes. Virksomheten må avtale med banken hvordan tilbakemeldingen skal skje.
Virksomheter som gjør avrop hos samme bank de har i dag, og som skal videreføre eksisterende kontokoblinger, skal dokumentere eksisterende kontokoblinger ved å fylle ut og signere kontokoblingsskjema 2 som vedlegg til avropet, se nærmere omtale i punkt 4.3.
Veileder: Virksomhetens gjennomføring av minikonkurranse ved avrop på rammeavtalene om betalings- og kontoholdstjenester for staten
Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) har den 10. mai 2022 inngått nye rammeavtaler om betalings- og kontoholdstjenester for staten. Formålet med denne veilederen er å gi virksomheten nødvendig grunnlag til å gjennomføre minikonkurransen i henhold til regelverket om offentlige anskaffelser samt realisere gevinstene ved de nye rammeavtalene om betalings- og kontoholdstjenester.