Hvorfor er leders beretning viktig?

En godt bearbeidet Leders beretning gjør det enklere for departementet og andre brukere av årsrapporten å sette seg raskt inn i hva virksomhetsledelsen mener er av vesentlig betydning, og dermed ønsker å framheve i årsrapporten. Samtidig gis virksomhetsleder en mulighet til å sette sitt preg på årsrapporten.

I del I har virksomhetsleder et viktig verktøy til å kommunisere sin vurdering av de samlede resultatene i lys av tilstand og utvikling på de områder som omfattes av virksomhetens hovedmål innenfor samfunnsoppdraget. Videre bør virksomhetslederen omtale hvordan virksomheten har prioritert og benyttet sine ressurser i arbeidet med å oppnå ønskede bruker- og samfunnseffekter. Virksomhetsleder bør kommentere om resultatene har vært som forventet, bedre enn forventet eller svakere enn forventet, jf. mål og resultatkrav.

Det gis en anledning til å kommentere hendelser som har vært av betydning for virksomheten i året. Beretningen bør framheve relevante sider av virksomhetens evne til å oppnå fastsatte mål og resultatkrav. Det kan eksempelvis være utfordringer knyttet til bemanning, rekruttering, kompetanse med mere. Grunnlaget for disse kommentarene er virksomhetens egen internkontrollrutiner og statusen for styrings- og kontrollsystemene som inngår i internkontrollen.

Leders beretning er en introduksjon til årsrapportens mer detaljerte resultatredegjørelse, og den bør framstå som en selvstendig del og ikke som et rent sammendrag av årsrapporten. Beretningen skal signeres av virksomhetens leder jf. krav i bestemmelsene 2.3.3. Dersom virksomheten har et styre, har overordnet departement ifølge bestemmelsene 1.3 ansvar for at det foreligger instrukser som beskriver hvordan ansvar og myndighet er fordelt innbyrdes mellom departementet, styret og virksomhetslederen. Denne instruksen vil gi grunnlag for å avklare om styret har et slikt ansvar at det også skal signere årsrapporten. For øvrig vises det til veilederen “Bruk av styrer i staten” (FAD 2006).

Hva bør leders beretning inneholde?

DFØ anbefaler følgende innhold i del I:

For å gjøre innholdet i beretningen lett tilgjengelig bør den ha begrenset omfang.

Hvordan utforme leders beretning?

Det er naturlig å ta utgangspunkt i de andre delene av årsrapporten når beretningen skal utformes. Det er viktig at leder gjør sine samlede vurderinger på bakgrunn av rapportens underliggende analyser av virksomhetens resultater og ressursbruk.

I omtalen av de samlede resultatene for året bør det kommenteres på både gode og
dårlige resultater, og de sentrale forhold som har påvirket disse. Det er naturlig å kommentere forhold både i og utenfor virksomheten. Resultater må ses i forhold til ressursbruk. Vurderingene kan referere til de signerte ledelseskommentarene til årsregnskapet der dette er naturlig. Beskrivelse av resultater og hovedprioriteringer for året kan gjerne underbygges med moderat bruk av tallmateriale eller grafiske framstillinger.