Hvorfor er en introduksjon til virksomheten viktig?

Statlige virksomheters årsrapport er først og fremst rettet mot det ansvarlige departementet. For de som kjenner virksomheten godt, vil innholdet i del II bekrefte det de allerede vet eller fremheve vesentlige endringer. Årsrapporten er også en informasjonskilde for andre som ikke nødvendigvis kjenner like godt til virksomheten. Slike interessenter kan være andre departementer, virksomheter, Riksrevisjonen, forskere og media. En kortfattet og oversiktlig introduksjon til virksomheten er en nyttig og viktig del av årsrapporten.

Hva bør introduksjon til virksomheten og hovedtall inneholde?

DFØ mener en god del II introduksjon til virksomheten og hovedtall bør inneholde følgende:

Hvordan utforme introduksjon til virksomheten og hovedtall?

DFØ foreslår å inndele innholdet i del II i egne avsnitt, slik at det blir enkelt å orientere seg.

Omtale av virksomheten og samfunnsoppdraget

I dette avsnittet stadfestes virksomhetens departementstilhørighet og tilknytningsform. Eventuelt formelle relasjoner til andre departement nevnes også.

Deretter presenteres samfunnsoppdraget, med hovedvekt på virksomhetens myndighet / rolle, ansvarsområde og hovedmål.

Bruk gjerne resultatkjeden⁴, vist under, for å synliggjøre viktige sammenhenger for virksomheten på en oversiktlig måte, for eksempel med en opplisting av vesentlige forhold for hvert ledd i virksomhetens resultatkjede.

Samarbeid og samordning med andre virksomheter omtales dersom det er av vesentlig betydning for virksomhetens resultater. Vesentlige endringer omtales.

Omtale av organisasjon og ledelse

I dette avsnittet oppgis antall ansatte og årsverk, og det informeres om hvor virksomheten er lokalisert. Virksomhetens toppledelse navngis. Deretter presenteres virksomhetens organisasjonsstruktur, gjerne i form av et overordnet organisasjonskart. Vesentlige endringer omtales.

Presentasjon av utvalgte hovedtall

I dette avsnittet presenteres utvalgte hovedtall. Hovedtall kan være volumtall (for eksempel antall brukere av en tjeneste), kvalitetsparametere og nøkkeltall fra årsregnskapet (for eksempel samlet tildeling).

Hovedtallene skal gi nyttig informasjon om virksomheten, og de skal kunne brukes til sammenligning over tid og/eller med tilsvarende hovedtall for andre virksomheter. Hovedtallene for de siste 3–5 år kan gjerne presenteres i tabellform. De hovedtall som presenteres i del II omtales nærmere i del III eller del VI.

Virksomheten velger vanligvis hvilke volumtall som presenteres i del II. Departementet kan stille krav om at særskilte volumtall vises i del II. På grunn av virksomhetenes egenart har DFØ ikke laget forslag til faste volumtall.

Virksomheten velger vanligvis hvilke nøkkeltall fra årsregnskapet som presenteres i del II. For å tilrettelegge for sammenligning på tvers i forvaltningen foreslår DFØ at statlige virksomheter presenterer noen faste nøkkeltall i del II. Departementet kan stille krav om at særskilte nøkkeltall inkluderes i del II, for eksempel de nøkkeltall DFØ foreslår.

I tråd med endringer i rundskriv R-115 som Finansdepartementet fastsatte 17. desember 2019, skal statlige virksomheter opplyse både om antall ansatte, antall avtalte årsverk og antall utførte årsverk i årsrapporten.

Statistisk sentralbyrå (SSB) publiserer opplysninger om størrelsene antall ansatte og avtalte årsverk i statlige virksomheter i statistikk «12623: Ansatte i staten, etter enhet». Disse opplysningene samles inn gjennom a-ordningen. Virksomhetene skal bruke SSB-statistikken som kilde. DFØ foreslår at disse to nøkkeltallene inngår som faste hovedtall i del II for alle bruttobudsjetterte virksomheter og forvaltningsbedrifter:

• Antall ansatte
• Antall avtalte årsverk

DFØ foreslår i tillegg at følgende seks nøkkeltall inngår som faste hovedtall i del II for alle bruttobudsjetterte virksomheter og forvaltningsbedrifter

• Antall utførte årsverk⁵
• Samlet tildeling post 01–99⁶
• Utnyttelsesgrad post 01–29⁷
• Driftsutgifter eller Driftskostnader⁸
• Lønnsandel av driftsutgifter eller Lønnsandel av driftskostnader⁹
• Lønnsutgifter eller lønnskostnader per årsverk¹⁰

DFØ foreslår videre at alle nettobudsjetterte virksomheter anvender seks av disse nøkkeltallene, de tre første (Antall ansatte, Antall avtalte årsverk og Antall utførte årsverk) og de tre siste (Driftskostnader, Lønnsandel av driftskostnader og lønnskostnader per årsverk), som faste hovedtall i del II.

Virksomheten kan, i tillegg til eventuelle krav fra departementet og/eller DFØs forslag i punktlisten over, presentere andre nøkkeltall i del II.

Virksomheter som utarbeider periodisert virksomhetsregnskap etter SRS vil eksempelvis presentere nøkkeltall som omhandler balanseinformasjon, jf. DFØs «rettleiar i bruk av periodisert rekneskap i styringa i staten».

Fotnoter

⁴ _{For mer om resultatkjeden, se DFØs veileder: Mål og resultatstyring i staten – En veileder i resultatmåling (2006)}

⁵ _{Nøkkeltallet Antall utførte årsverk. Med utførte årsverk menes årsverkstall som justeres for ulike former for merarbeid eller fravær. Det er nå fastsatt en felles definisjon av utførte årsverk slik at tall kan bli direkte sammenlignbare. Et årsverk defineres som en person i 100% stilling i et helt år. Andre periodiske arbeidsverksmålinger (måned, kvartal, tertial) defineres som 100% stilling i hele den aktuelle perioden. Kommunal- og moderniseringsdepartementet har fastsatt definisjon av utførte årsverk, jf. Personalmelding: PM-2019-13: Definisjon av utførte årsverk. Virksomhetene skal opplyse om utførte årsverk i del VI årsregnskapet, oppstilling av artskontorapporteringen, i noten for utbetalinger til lønn, jf. Rundskriv R-115. For å kunne se nøkkeltall om ansatte og årsverk i sammenheng anbefaler DFØ at nøkkeltallet antall utførte årsverk også presenteres sammen nøkkeltallene antall ansatte og antall avtalte årsverk i del II.}

⁶ _{Nøkkeltallet Samlet tildeling post 01–99 fremkommer som summen av “Samlet tildeling” for post 01–99, jf. oppstilling av bevilgningsrapporteringen, note A.}

⁷ _{Nøkkeltallet Utnyttelsesgrad post 01–29 beregnes slik: Benyttede midler post 01–29 delt på Tilgjengelige midler post 01–29, multiplisert med 100, for å få nøkkeltallet uttrykt i prosent. Teller beregnes slik: Regnskap post 01–29 eksklusiv offentlige refusjoner vedrørende lønn, pluss brukte belastningsfullmakter post 01–29, jf. oppstilling av bevilgningsrapporteringen og note B. Nevner beregnes slik: Samlet tildeling post 01–29 pluss mottatte belastningsfullmakter post 01–29 minus avgitte belastningsfullmakter post 01–29 pluss offentlige refusjoner vedrørende lønn pluss disponibel merinntekt i henhold til merinntektsfullmakt, jf. oppstilling av bevilgingsrapporteringen og note A og B.}

⁸ _{Nøkkeltallet Driftsutgifter eller Driftskostnader For virksomheter som fører regnskapet etter kontantprinsippet defineres nøkkeltallet som driftsutgifter. Med driftsutgifter menes i denne sammenheng summen av vareutgifter unntatt utgifter til større utstyrsanskaffelser pluss lønnsutgifter og andre driftsutgifter. I standard kontoplan for statlige virksomheter er definisjonen slik: Summen av kontoklasse 4 unntatt kontogruppe 47, 48 og 49 pluss kontoklasse 5, 6 og 7.}

_{For virksomheter som utarbeider et periodisert virksomhetsregnskap etter SRS defineres nøkkeltallet som driftskostnader. Med driftskostnader menes i denne sammenheng summen av varekostnader, lønnskostnader og andre driftskostnader. I standard kontoplan for statlige virksomheter er definisjonen slik: Summen av kontoklasse 4, 5, 6 og 7.}

⁹ _{Nøkkeltallet Lønnsandel av driftsutgifter eller Lønnsandel av driftskostnader}

_{For virksomheter som fører regnskapet etter kontantprinsippet defineres nøkkeltallet som lønnsandel av driftsutgifter, det vil si lønnsutgifter (jamfør definisjon av lønnsutgifter i fotnote 10) delt på driftsutgifter (jamfør definisjon av driftsutgifter i fotnote 8).}

_{For virksomheter som utarbeider et periodisert virksomhetsregnskap etter SRS defineres nøkkeltallet som lønnsandel av lønnskostnader, det vil si lønnskostnader (jamfør definisjon av lønnskostnader i fotnote 10) delt på driftskostnader (jamfør definisjon av driftskostnader i fotnote 8).}

¹⁰ _{Nøkkeltallet Lønnsutgifter per årsverk eller Lønnskostnader per årsverk}

_{For virksomheter som fører regnskapet etter kontantprinsippet defineres nøkkeltallet som lønnsutgifter per utført årsverk. Med lønnsutgifter menes lønn til faste og midlertidige ansatte, fordel i arbeidsforhold, arbeidsgiveravgift og annen personalkostnad. I standard kontoplan er definisjonen slik: Summen av kontoklasse 5 unntatt konto 530-534, 546-548, kontogruppe 55 og kontogruppe 59 unntatt 592-593, minus ((533+534) * 0,141). Denne summen deles på antall utførte årsverk (jamfør definisjon av antall utførte årsverk i fotnote 5).}

_{For virksomheter som utarbeider et periodisert virksomhetsregnskap etter SRS defineres nøkkeltallet som lønnskostnader per utført årsverk. Med lønnskostnader menes lønn til faste og midlertidige ansatte, fordel i arbeidsforhold, arbeidsgiveravgift og annen personalkostnad. I standard kontoplan er definisjonen slik: Summen av kontoklasse 5 unntatt konto 530-534, 546-548, kontogruppe 55 og kontogruppe 59 unntatt 592-593, minus ((533+534) * 0,141). Denne summen deles på antall utførte årsverk (jamfør definisjon av antall utførte årsverk i fotnote 5).}