Hvorfor er det viktig å omtale framtiden i årsrapporten?

Årsrapporter er i sin natur tilbakeskuende dokumenter. I styringssammenheng bør de
imidlertid ha en framtidsrettet del for å ivareta også dette perspektivet i rapportering til departementet. Omtale av framtidsutsiktene tydeliggjør årsrapportens plass i samspillet mellom fjorårets prestasjoner, årets krav og utviklingen framover. DFØ mener en god del V Vurdering av framtidsutsikter gir et nyttig og faktabasert grunnlag for den strategiske styringsdialogen med departementet.

Et overordnet mål med økonomiregelverket i staten er å sikre at fastsatte mål og resultater oppnås og at statlige midler brukes effektivt, jf. reglementets § 1. Dette krever langsiktig planlegging og målrettet innsats over tid. § 9 i reglementet setter krav til virksomhetene om planlegging i et flerårig perspektiv. Årsrapporten skal plassere ett års virksomhet i et større bilde, jf. også bestemmelsene punkt 2.3.1 om planlegging.

Denne delen av årsrapporten vil koplet med øvrige deler bidra til å gjøre rapportering til departementet mer dynamisk og framoverskuende i sitt uttrykk, jf. bestemmelsene 2.2 b): “.. fastsette mål og resultatkrav og foreta prioriteringer med ettårig og flerårig perspektiv innenfor eget ansvarsområde”.

Hva bør omtalen av framtidsutsikter inneholde?

DFØ anbefaler følgende innhold i del V:

Hvordan utforme del V?

I denne delen vurderer virksomheten sin evne til å løse samfunnsoppdraget og oppfylle overordnede mål i et framoverskuende perspektiv. Det er naturlig at årsrapporten ivaretar dette perspektivet i virksomhetens dialog med overordnet departement.

Del V bør ta opp forhold som har blitt aktuelle i løpet av året, og som virksomheten mener vil ha betydning for de kommende år. Drøftingen bør gjelde konkrete forhold i og utenfor virksomheten som vil kunne innvirke på framtidig evne til å løse samfunnsoppdraget.

Årsrapporten er et sentralt dokument i departementets dialog med underliggende virksomhet om framtidige mål, prioriteringer og krav. Den bør derfor peke på utviklingstrekk i samfunnet eller interne forhold som virksomheten mener vil kunne påvirke evnen til å nå resultater og mål på lengre sikt.

Det er viktig å bruke denne delen av årsrapporten på en god måte. Det vil si å presentere reelle faktabaserte problemstillinger som er egnet til å belyse ulike utfordringer – positive så vel som negative – som kan påvirke måloppnåelse i et lengre perspektiv.

Ta utgangspunkt i punktene over og dekomponer den gjerne i underpunkter hvis dette er hensiktsmessig for virksomheten. Det kan gi en grunnleggende oversikt å foreta en grov inndeling i henholdsvis i interne og eksterne forhold som kan komme til å prege virksomhetens evne til å løse samfunnsoppdraget og oppnå mål/resultater på lengre sikt.

En vurdering av framtidsutsikter bør være kortfattet og basert på fakta. Dersom ikke spesielle forhold tilsier noe annet, bør del V ikke være på mer enn et par sider.

Husk videre at det ikke bør konkretiseres tiltak som kan oppfattes som budsjettinnspill overfor eget departement.