En time i selskap med direktøren i Statens vegvesen, Ingrid Dahl Hovland, er både lærerik, nyttig og hyggelig. Og går fort! Det tar ikke lang tid før det blir klart at vi har å gjøre med en statlig toppleder som er opptatt av effektiv ressursbruk. Å sette brukeren i fokus er en forutsetning for nettopp det.
Forenkle og standardisere – brukeren i fokus!
Statens vegvesen er en statlig etat som skal gjennomføre regjeringens politikk. Det legger noen føringer for ressursinnsatsen. Etaten har vært gjennom en omfattende omorganisering de siste årene, og vår samtale starter her.
– Vi har gått fra en regional organisasjon til seks landsdekkende divisjoner, sier vegdirektøren. Divisjonene er fortsatt spredt på forskjellige steder i landet, men alle er altså landsdekkende. Det er kanskje den mest omfattende omstillingen i norsk offentlig sektor i senere tid. Som et resultat av omstillingen er alle styringslinjer endret. Da vi var regioner var det ulike rutiner og prosesser. Nå som vi er blitt landsdekkende enheter, har vi fokus på at prosessene skal være standardiserte på tvers i organisasjonen. Men aller viktigst: Brukeren skal være i fokus.
Og hvem er brukeren eller kunden for Statens vegvesen? Tidligere ble departementet sett på som etatens bruker. Nå er vi tydelige på at det er trafikanten som er brukeren. Det innebærer at vi lykkes når vi klarer å øke tjenesteytingen til brukeren, ved å fjerne sløsing og få mer ut av hver krone. For oss betyr det gjerne bedre tidsbruk. I tillegg må vi være opptatt av sikkerhet og bærekraftige løsninger. De landsdekkende divisjonene bidrar både til standardisering og tydeligere brukerfokus.
Tidligere var det et sterkt prosjektfokus i Statens vegvesen, forteller Dahl Hovland videre. Men utbyggingsprosjekter varer bare noen år. Driften av prosjektene skal vare i mange tiår. Det er driftsorganisasjonen som møter brukerne og leverer tjenester. Nå har vi bygget opp en landsdekkende driftsenhet, lokalisert i Tromsø. Gjennom fokus på brukeren, lean og digitalisering, kan vi realisere viktige effektiviseringsgevinster. Da vi bestemte at vi driften vår skulle bli heldigital innen 2023, la vi denne satsingen til driftsdivisjonen og ikke til IKT-enheten.
Det enkle er ofte det beste
Dahl Hovland er også opptatt av å forenkle. – Vi bruker mye lean-tankegang, forteller hun. Vi er opptatt av enkle og gode strukturer. Det gir effektiv ressursbruk som gevinst. Arbeid med å gjøre like prosesser likt, og å digitalisere der vi kan er også viktig. Tid må i større grad verdsettes. Selv om lean i utgangspunktet er utviklet for industrien, er det mye å lære for offentlig sektor. Vi må unngå å brenne av for mye krutt på ting som ikke er verdiskapende.
Før Dahl Hovland kom til Statens vegvesen var hun den første direktøren i Nye veier. Hun mener at Statens vegvesen har lært mye fra oppstarten av Nye veier i 2016. – Det viktigste er nok konkurranseelementet. Og så har vi blitt flinkere til å arbeide smidig og teste underveis. Alt trenger ikke være perfekt før det lanseres. For å få til endring og omstilling, kan man ikke være redd for å gjøre feil. Det viktigste er å komme i gang, så kan man alltid justere og forbedre underveis.
Dahl Hovland mener også at den organisatoriske modellen Nye veier er tuftet på gir gode insentiver til effektiv ressursbruk. Modellen legger til rette for porteføljestyring, blant annet ved at innsparinger på ett prosjekt kunne komme til anvendelse inn i andre prosjekter og andre budsjettår. I sum gir det mer effektiv veibygging med lavere kostnader og høyere nytte, ifølge vegdirektøren.
Dialogen med departementet
Hvordan vil du karakterisere dialogen dere har med overordnet departement om effektiv ressursbruk?
– Vi har en fin dialog med departementet. Vi har jobbet sammen for å få en mer strategisk dialog. Det må være tydelig avklarte roller og ansvar mellom departement og etat. Vi har gått bort fra et sterkt detaljfokus mot tydeligere føringer i tildelingsbrev og instruks.
Vi er opptatt av å levere på de fem toppmålene i Nasjonal transportplan: Mer for pengene, effektiv bruk av ny teknologi, bidra til å oppnå Norges klima- og miljømål, nullvisjon for drepte og hardt skadde og enklere reisehverdag og økt konkurranseevne for næringslivet. Selv med denne strenge prioriteringen skal vi rapportere på hele 130 indikatorer knyttet til disse målene. Da blir det viktig med en høy grad automatisering for å innhente data. Vi jobber for økt automatikk i data og analyser og bedre styringsinformasjon, blant annet gjennom å opprette en ny stilling som CDO (Chief data officer).
Prioriteringer
Å prioritere ned oppgaver og tiltak er kanskje den mest krevende øvelsen til en statlig etat. Etterspørselen etter tjenester fra brukerne er tilsynelatende «uendelig», samtidig som ideene og initiativene er mange også internt i etaten. Hvordan klarer dere å rydde plass til det viktigste i Statens vegvesen, Dahl Hovland?
– I innovasjonsarbeidet er det mange mulige prosjekter og store budsjetter, men det vil aldri være nok til å oppfylle alle ønsker. Da kan vi dessverre ikke la «de tusen blomster blomstre». Istedenfor en «bottom-up»-tilnærming, må toppledergruppa sammen prioritere de viktigste prosjektene. Når det handler om arbeidsplasser, blir det særlig vanskelig. Vi må gjøre noen valg og stå for dem. Det er det omstilling handler om. Og i sånne valg, må vi ha god beslutningsstøtte. Hva er for eksempel det viktigste vi må ha på plass for å lykkes med digitaliseringen av driften? Skal vi satser på mange små prosjekter eller må vi prioritere noen få store?
Prioritering er og blir et nøkkelord for god styring og ledelse, og var også sentralt for Styringskonferansen 2022. Vi i DFØ gleder oss til å følge Vegvesenets videre arbeid med effektiv ressursbruk.