Årsrapport

Krav til innholdet i årsrapporten

Årsrapporten skal inneholde seks deler, med en bestemt benevnelse og rekkefølge:

I. Leders beretning
II. Introduksjon til virksomheten og hovedtall
III. Årets aktiviteter og resultater
IV. Styring og kontroll i virksomheten
V. Vurdering av framtidsutsikter
VI. Årsregnskap

På nynorsk kan delene hete:

I. Leiarens fråsegn
II. Introduksjon til verksemd og hovudtal
III. Aktivitetar og resultat i [år X]
IV. Styring og kontroll i verksemda
V. Vurdering av framtidsutsikter
VI. Årsrekneskap

Plikten til å utarbeide årsrapport gjelder ikke departementene. Departementene skal likevel utarbeide et årsregnskap som avlegges og publiseres på departementets nettsider innen 15. mars.

Formatvalg

Økonomiregelverket regulerer ikke publiseringsformat til en bestemt type filformat eller lignende, men det overordnede departementet kan stille egne krav.

Signering av årsrapporten

Virksomhetsleder skal signere del I leders beretning og del VI årsregnskapet. Årsrapporten skal dateres. Dersom signaturkravet til del I og del VI gjør bruk av bestemte publiseringsløsninger vanskelig, kan virksomheten publisere en versjon uten signaturer. Årsrapportens innhold skal ellers være identisk med den signerte årsrapporten som ble oversendt til departementet.

For virksomheter som har et styre foreslår vi at styreleder og administrerende direktør signerer i fellesskap.

Råd og anbefalinger til innholdet i årsrapporten

Regelverkskravene til rapportering er fastsatt på et overordnet nivå. Hovedintensjonen med regelverksendringene er å oppnå bedre rapportering. For å støtte opp under intensjonen gir vi konkrete råd og anbefalinger om innholdet i hver enkelt del av årsrapporten. Basert på gjennomgang av en rekke årsrapporter og erfaringer fra kurs og rådgivning har vi videreutviklet veiledningsnotatet om årsrapportering.

Veiledningen er relevant både for arbeidet med å utforme årsrapporten, og for departementets arbeid med å stille nærmere krav til innhold i årsrapporten fra virksomheten. Rådene og anbefalingene tar utgangspunkt i at innholdet i årsrapporten må vurderes ut i fra et vesentlighetskriterium. I denne vurderingen er det departementets behov for og bruk av styringsinformasjon som er det sentrale.

Det er naturlig at departement og virksomhet ser de nye kravene til årsrapporten i sammenheng med innholdet i øvrig rapportering til departementet. Dette kan gjøres ved å vurdere omfang og detaljeringsnivå på rapporteringskrav og faktisk innhold i rapporteringen. Dette er viktige forutsetninger for å skape merverdi, og ikke nødvendigvis bare merarbeid, i den samlede rapporteringen.

Antall årsrapporter

Enkelte virksomheter har opplyst at de tidligere har levert rapporter for hvert aktivitetsområde til departementet, der disse har vært omtalt som årsrapporter. Det vil ikke være i strid med kravene i bestemmelsene å bruke vedlegg til årsrapporten for å gi utfyllende informasjon om enkelte aktivitetsområder. Departementet kan også be om annen informasjon i tillegg til årsrapporten, men dette er ikke regulert i bestemmelsene.

Dersom virksomheten mottar tildelinger fra flere departementer, er det stilt krav i bestemmelsene punkt 1.5 om at departementet som har det overordnede administrative ansvaret for virksomheten, samordner styringssignalene. De øvrige departementene skal oversende nødvendig informasjon om bevilgningene til dette departementet.

Vi legger til grunn at virksomhetene i slike tilfeller utarbeider én årsrapport, som oversendes til både administrativt overordnet departement og andre departementer som tildeler midler til virksomheten.

Publisering av årsrapporten

Årsrapporten med årsregnskap skal publiserer på nettsiden til virksomheten innen 1. mai. Revisjonsberetningen skal publiseres på virksomhetens nettsider innen 1. mai og sammen med årsrapporten. Dersom revisjonsberetningen ikke er mottatt innen denne fristen, skal beretningen publiseres så snart den foreligger. Kravet om å publisere revisjonsberetningen gjelder også for departementene. 

Tertial- og halvtårsrapportering

Bestemmelsene i økonomiregelverket regulerer ikke nærmere hvordan tertial- og/eller halvtårsrapportering fra virksomhet til departement skal utarbeides. Departementene skal "i samråd med virksomheten definere behov og avtale omfang og innhold i rapporteringen" jf. krav i best. pkt. 1.6 om oppfølging av underliggende virksomheter. Normalt fastsettes rapporteringskrav fra departement til virksomhet i det årlige tildelingsbrevet eller i instruks fra departementet.

Vi vil anmode departementene om å tilstrebe at det samlede rapporteringsomfanget fra virksomhetene holdes innenfor et rimelig nivå, siden formålet med nye krav er å øke kvaliteten i resultatrapporteringen i statsforvaltningen uten å øke rapporteringsomfanget. Krav til både årsrapportering og øvrig rapportering bør vurderes i sammenheng og i tilknytning til øvrige elementer i styringsdialogen. Våre råd og anbefalinger om årsrapport kan gjerne være til inspirasjon også for utforming av tertial- og delårsrapportering. Det er ikke laget egne maler eller standarder for slik rapportering, men under temasiden styringsdokumenter vil du finne råd og anbefalinger om styringsdokumenter og rapportering.