Hensikten med hovedinstruksen

Hovedinstruksen definerer rammebetingelsene og forutsetningene for økonomi- og virksomhetsstyringen i en underliggende virksomhet. Hovedinstruksen utgjør én del av det juridiske grunnlaget for at virksomheten kan utøve myndighet og utføre sine oppgaver og aktiviteter. Hovedinstruksen er derfor et sentralt og grunnleggende styringsdokument som kan bidra til at departementet har god styring av en underliggende virksomhet.

Ett av tre sentrale styringsdokumenter

Det er tre sentrale styringsdokumenter i styringen av en underliggende virksomhet: hovedinstruks fra departement til virksomhet, tildelingsbrev fra departement til virksomhet og årsrapport fra virksomhet til departement.
De tre styringsdokumentene skal dekke ulike behov i etatsstyringen. Samtidig er det viktig å få til et godt samspill mellom dokumentene. Dette gjelder ikke minst mellom hovedinstruksen og tildelingsbrevet, fordi de til sammen beskriver departementets forventninger til virksomheten.

Se bestemmelser om økonomistyring i staten punkt 1.3 (pdf).

Hovedinstruksen rolle

Hovedinstruksen bør tydeliggjøre:

• departementets overordnede ansvar
• virksomhetens formål, hvilken myndighet den har fått delegert, og hvilke virkemidler den disponerer
• krav og forventninger til virksomhetens interne styring
• de faste rammene i styringsdialogen

Hovedinstruksen beskriver det som ligger fast over flere år, som for eksempel formål, ansvarsområder, delegert myndighet, krav til virksomheten og rammene for styringsdialogen. Hovedinstruksen gir dermed virksomheten forutsigbarhet og grunnlag for flerårig perspektiv i sin styring.

DFØ anbefaler å bruke hovedinstruksen som referansedokument når tildelingsbrevet skal utformes, og ved gjennomgang av rapportering fra virksomheten. Målet med dette er å sikre at de andre dokumentene som inngår i styringsdialogen, er i samsvar med kravene i hovedinstruksen.

Detaljeringsgraden på innholdet i hovedinstruksen bør balanseres, slik at det ikke blir nødvendig med årlige revideringer. Merverdien av dokumentet hovedinstruks blir redusert hvis den må justeres årlig. Tildelingsbrevet er dokumentet som ivaretar de årlige føringene fra departementet.

Hovedinstruksen skal utarbeides av departementet i samråd med virksomheten.

Innhold i hovedinstruksen

DFØ har identifisert noen hovedtema som en hovedinstruks bør inneholde. Disse hovedtemaene inngår i en mal, som kan være et hjelpemiddel ved utforming av hovedinstruksen.

Merk at:

• Departementene kan utforme struktur og formulere innhold i hovedinstruksen etter behov, så lenge utformingen oppfyller kravene til hovedinstruks i reglement for økonomistyring i staten og bestemmelser om økonomistyring i staten.
• Det er viktig at innholdet tilpasses den enkelte virksomhets egenart samt risiko og vesentlighet, slik også regelverket krever, samt er dekkende for forholdet mellom departement og virksomhet.