Hovedinstruks del C: Virksomhetens interne styring

Virksomhetens ledelse har ansvaret for den interne styringen av virksomheten. I reglement for økonomistyring i staten og bestemmelser om økonomistyring i staten, finnes en utfyllende beskrivelse av hvilke krav som gjelder.

Les mer i bestemmelser om økonomistyring i staten, kapittel 2 (pdf).

Regelverket gjelder i sin helhet for virksomheten, og det er vanligvis unødvendig å gjenta formuleringer fra regelverket i hovedinstruksen. Har virksomheten derimot fått innvilget unntak fra deler av regelverket, bør dette omtales.

Når er det behov for utdypende krav til den interne styringen?

Departementet kan ha behov for å utdype kravene i reglement for økonomistyring i staten og bestemmelser om økonomistyring i staten, til virksomhetens interne styring. Dette kan begrunnes i:

• hva som er særegent ved virksomheten (egenart)
• hvilken risiko den møter internt og eksternt (risiko)
• om det er noe som kan ha eller få stor betydning for virksomheten, departementet og/eller brukerne (vesentlighet)

Nedenfor følger noen områder som det kan være relevant å vurdere i denne delen av hovedinstruksen.

Virksomhetens ledelsesstruktur og fullmakter internt

Noen ganger kan det være aspekter ved den interne ledelsen av virksomheten som bør omtales i hovedinstruksen. Dette er omtalt i bestemmelser om økonomistyring i staten, punkt 2.2 (pdf).

I virksomheter med flere styringsnivåer kan departementet vurdere om det er nødvendig å sette krav til styringsdialogen mellom nivåene. Dette gjelder også der det finnes regionskontorer eller andre sidestilte kontorer.

Bestemmelser om økonomistyring i staten gir en virksomhetsleder generell adgang til å delegere fullmakter internt. Dette punktet i instruksen kan derfor angi hvilke fullmakter som eventuelt ikke kan delegeres.

Hvis virksomheten ledes av et styre, skal retningslinjer for ansvars- og myndighetsfordelingen internt mellom styret og virksomhetslederen/direktøren, inngå i en instruks. Hovedinstruksen kan inkludere eventuelle krav knyttet til styrets arbeid. Noen velger å lage en egen styreinstruks.

Spørsmål som bør vurderes i forbindelse med styrer:

• Er det ledelsesoppgaver eller plikter overfor styret som bør nevnes spesielt? Er det for eksempel krav om særskilt rapportering fra virksomhetsleder til styret?
• Skal det være begrensninger i instruksjonsmyndigheten fra styret til virksomhetslederen?
• Hvilke saker og spørsmål kan gå direkte mellom departementet og virksomhetslederen, og når skal styret involveres?

Virksomhetens planlegging, gjennomføring og oppfølging

Departementet kan ha behov for å stille utdypende krav til virksomhetens systemer og styringsprosesser knyttet til planlegging. Kravene kan gjelde ettårige og flerårige planer, overordnet virksomhetsplan eller strategi. Eksempelvis kan instruksen poengtere at virksomheten på tverrfaglige områder må samordne sine planer med andre, og instruksen kan sette rammer for dette. Et annet eksempel er når departementet har behov for en viss struktur eller detaljgrad for å kunne sammenstille opplysninger om regnskap og resultater på hensiktsmessig måte. I slike tilfeller kan det være aktuelt å stille utdypende krav som ivaretar dette.

Departementet kan også ha behov for å stille utdypende krav til systemer og styringsprosesser knyttet til gjennomføring og resultatoppfølging i virksomheten. Dette kan eksempelvis være aktuelt for å ivareta departementets behov for statistikk og kunnskapsgrunnlag til arbeidet med å styre og utvikle sektoren, utforme politikk, besvare spørsmål fra Stortinget mv.

Konkrete styringsparametere hører likevel hjemme i tildelingsbrevet, ikke i hovedinstruksen.

Departementet kan videre ha behov for å stille utdypende krav som gjør det mulig å innhente og vurdere informasjon om økonomi i en virksomhet eller sektor. De kan for eksempel stille krav til at økonomimodellen gjør det mulig å

• knytte kostnader til aktiviteter eller tjenester 
• analysere produktivitet
• verdivurdere eiendeler, inkludert analyse og vurdering av vedlikeholds- og investeringsbehov
• ivareta rapporteringskrav

Dersom departementet har behov for å utdype krav til analyse og evaluering innenfor virksomhetens ansvarsområde, kan hovedinstruksen omtale dette. Det kan for eksempel være tilstands-, resultat- eller effektvurderinger. Det kan også være behov for å tydeliggjøre rollefordelingen mellom departementet og virksomheten på dette området. Eksempelvis kan instruksen fastslå hvem som har ansvaret for å vurdere behov, planlegge, gjennomføre og eventuelt bestille evalueringer.

Les mer i veiledning om departementets involvering i strategiarbeidet.

Virksomhetens internkontroll

Dersom departementet har behov for å utdype kravene i bestemmelser om økonomistyring i staten til internkontroll i virksomheten, kan dette omtales i instruksen. Dette gjelder særlig hvis risikovurderingene viser at det er vedvarende høy risiko knyttet til enkelte sider av virksomheten. Eksempler på forhold som kan kreve utdypende omtale, er om:

• det er risiko og vesentlighetsaspekter knyttet til sårbare grupper
• tjenestene er av samfunnskritisk betydning
• informasjonen som forvaltes, er sensitiv
• det er risiko- og vesentlighetsaspekter knyttet til teknisk infrastruktur eller lignende
• forvaltning av ordninger og verdier som tilskuddsordninger, infrastruktur, investeringer eller lignende

Eksempler på krav som det kan være aktuelt å stille, er at virksomheten:

• har et internkontrollsystem basert på risiko og vesentlighet
• at virksomheten jobber systematisk med å følge opp at systemet for internkontroll fungerer som tiltenkt
• at etiske retningslinjer er etablert og følges opp

Les mer om internkontroll i etatsstyringen.

Les mer om hvordan kan departementet ivareta overordnet ansvar for internkontroll i styringsdialogen?

Andre varige føringer

Dersom virksomheten, i det årlige tildelingsbrevet, har fått generelle og varige føringer, kan dette heller vurderes å omtales i hovedinstruksen.

Nyttige spørsmål