Ifølge bestemmelser om økonomistyring for staten punkt 1.2, har departementet ansvar for organiseringen av sitt ansvarsområde gjennom opprettelse og avvikling av underliggende virksomheter, og flytting av ansvarsområder mellom underliggende virksomheter.
Utarbeidelse av hovedinstruksen
Det overordnede departementet fastsetter hovedinstruksen første gang når den underliggende virksomheten opprettes. Virksomheter som allerede er opprettet, skal også ha hovedinstruks.
Departementet må fastsette instrukser for underliggende virksomheter i tråd med bestemmelser om økonomistyring i staten, punkt 1.3 (pdf).
Det departementet som er administrativt ansvarlig for virksomheten, har ansvaret for at hovedinstruksen blir fastsatt og svarer til kravene i reglement for økonomistyring i staten og bestemmelser om økonomistyring i staten.
Les mer om krav i regelverket til utforming av instrukser.
Når en ny virksomhet skal opprettes, kommer føringer og beslutninger fra regjeringen eller Stortinget. Relevante dokumenter som gir bakgrunn og forståelse, kan finnes for eksempel i offentlige utredninger (NOU), andre utredninger, utvalgsrapporter, stortingsmeldinger, Prop 1 S om statsbudsjettet og i enkelte tilfeller andre stortingsproposisjoner.
Hovedinstruksen skal utarbeides i dialog med den underliggende virksomheten. Se bestemmelser om økonomistyring i staten, punkt 1.4 (pdf). Dialogen vil kunne styrke forståelsen og forankringen av innholdet hos begge parter.
En god hovedinstruks som er gjennomarbeidet sammen med virksomheten, kan forebygge problemer i styringsdialogen og legger grunnlaget for et godt tillitsforhold. Begge parter bør bidra til at departementet og virksomheten forstår innholdet i hovedinstruksen på samme måte.
Revidering av hovedinstruksen
Hovedinstruksen er i utgangspunktet et dokument som ligger fast i flere år. Det er nødvendig å revidere den når det skjer endringer i myndighets- og ansvarsfordeling mellom departementet og virksomheten, eller når andre faste rammevilkår blir endret. Dette kan for eksempel være hvis:
- virksomheter blir sammenslått eller ved andre omorganiseringer som påvirker ansvarsområder, formål eller funksjon
- virksomheten får endret myndighet, ansvarsområder, formål eller funksjon, finansieringskilder eller hovedoppgaver
- det skjer endringer i regelverk som setter rammer for virksomheten, eller som virksomheten forvalter
- endringer i andre virksomheter i offentlig forvaltning påvirker virksomhetens rammevilkår
Ved revidering av hovedinstruksen vil både departementet og den underliggende virksomheten, ha erfaring med hvordan hovedinstruksen fungerer som styringsdokument. Virksomheten kan sitte med kunnskap om hvor hovedinstruksen ikke er dekkende, eller om kravene er urealistiske.
Virksomheten vil kunne påpeke uklarheter, foreslå forbedringer og vurdere ambisjonsnivået ut fra tilgjengelige virkemidler, systemer og ressurser.
Tidspunkt for revisjon av hovedinstruksen bør avtales med virksomheten, slik at alle berørte kan sette av tilstrekkelig tid og ressurser.