Hvordan skille fag- og styringsdialog?

Hva var bakgrunnen for å utarbeide rutiner for fag- og styringsdialogen?

– Blant annet basert på anbefalinger i NOU: 2020/9 Blindsonen – Gransking av feilpraktisering av folketrygdens oppholdskrav ved reiser i EØS-området, satte Arbeids- og velferdsdirektoratet og Arbeids- og inkluderingsdepartementet (AID) i gang et arbeid med å forbedre rutiner og prosesser.

Ett av tiltakene var å utarbeide en rutine for styrings- og fagdialog. Formålet er å sikre en hensiktsmessig og god styrings- og fagdialog mellom Arbeids- og inkluderingsdepartementet og Arbeids- og velferdsdirektoratet. Rutinen tegner opp et klart skille mellom styringsdialog og fagdialog, og skal sikre at dialogen er konsekvent, transparent, tilstrekkelig dokumentert og involverer de nødvendige enhetene internt i Arbeids- og velferdsdirektoratet.

Hvordan dere gikk frem?

– Vi startet med å se på tilgjengelig materiale på området, som dokumentasjon fra departementet, interne dokumenter og DFØs veiledningsmateriale. Basert på dette, laget vi et diskusjonsunderlag som vi diskuterte med relevante enheter internt i Arbeids- og velferdsdirektoratet. Her fikk vi belyst hva de så på som de største problemene knyttet til fag- og styringsdialogen, og hvilke utfordringer de mente var viktig å få løst.  

Etter dette utarbeidet vi et utkast til rutine, som ble sendt ut for kommentarer og innspill –både internt og i departementet. Endelig rutine ble besluttet i direktørmøtet i direktoratet.  

Har rutinene hatt noen effekter for NAV?

– Formålet med rutinen var å øke ansattes bevissthet i dialogen med departementet. Rutinen er et hjelpemiddel for å lettere skille mellom fagdialog og styringsdialog, og for å forstå når det er behov for å formalisere faglige diskusjoner i styringsdialogen. Skal dette fungere i praksis, må bevisstheten og etterlevelsen av rutinen skje blant både medarbeidere og ledere, i tillegg til at de utøver godt skjønn. 

Vi har også jobbet med å rendyrke de formelle kommunikasjonskanalene mellom Arbeids- og velferdsdirektoratet og departementet. Dette er et praktisk grep som understøtter rutinen. 

Utdrag fra Arbeids- og velferdsdirektoratets rutiner for styrings- og fagdialog

Rutinen definerer sentrale begreper og gir en formålsbeskrivelse av fag- og styringsdialog. I tillegg settes det felles prinsipper for departement og direktorat og interne rutiner for direktoratet. Under ser du et utdrag av noen sentrale deler.

Felles prinsipper for fag- og styringsdialog mellom departement og direktorat

• Styring skal skje gjennom styringsdialogen.
• Bestillinger skal være skriftlige og foregå i definerte kanaler.
• Styringsdialogen skal dokumenteres i arkivsystemet. Det skal føres referat fra styringsmøter.

Interne rutiner i direktoratet for styrings- og fagdialog

• Det må være åpenhet om dialog med departementet internt i direktoratet. Mottaker av informasjon fra departementet må involvere interne enheter, nærmeste leder og økonomi- og styringsavdelingen ved behov.
• Direktoratet har et selvstendig ansvar for å etterspørre avklaring på saker der dette mangler. Denne må dokumenteres og arkiveres.

Råd for etatsstyrings- og særmøter

• Overordnet plan for tema og innhold i etatsstyrings- og særmøter bør utarbeides halvårlig i dialog mellom departement og virksomhet.  
• Det bør være dialog om dagsorden for det enkelte møtet i forkant av at dagsorden utarbeides.
• Dersom det blir behov for oppfølging i etterkant av møtene, f.eks. gjennom en skriftlig besvarelse på et spørsmål, skal dette gå via Økonomi- og styringsavdelingen.  
• Departement skriver referat. Økonomi- og styringsavdelingen legger til rette for å kunne gi kommentarer og at dokumenter tilknyttet møtene arkiveres.

Råd for styringsdokumenter

• Det bør settes av nok tid til dialog mellom departement og virksomhet i forkant av og underveis i prosessene for å sikre felles forståelse, godt samarbeid og medvirkning.
• Det må utarbeides helhetlige oversikter (styringskalender, mv.) over viktige milepæler mot departementene.
• Det må settes av nok tid til dialog og forberedelser internt i direktoratet, for å sikre at vi er samstemte og for å underbygge en god dialog med departement.  
• Det er viktig å evaluere prosessene internt, samt å vurdere felles evaluering med departementene på større prosesser.

Råd for fagdialog

• Når det er behov for å følge opp den faglige utviklingen innenfor et område over tid, bør det legges opp til en strukturert prosess for å ivareta helheten.
• Fagdialogen bør sikre en mer enhetlig koordinering og vurdering av omfang på bestillinger i fagdialogen sett opp mot forventninger som er satt gjennom styringsdialogen.
• Fagdialog skal forankres på ledernivå, og det bør vurderes hvilke enheter i virksomhet som skal være involvert. Eventuell uenighet mellom avdelingene i direktoratet (herunder eventuell uenighet om hvem som har faglig ansvar), må være avklart før dialogen med departementet begynner.