Om stegene i evalueringsprosessen

Om evaluering i styring

Evalueringsvirksomheten skal understøtte virksomhetens styring i forhold til samfunnsoppdraget deres og de overordnede målene til virksomheten og må derfor integreres med andre styrings­verktøy.

Vi anbefaler at potensialet i evalueringer og evalueringsverktøyet utnyttes bedre og at det kan bli mer nyttig for virksomhetene og deres styring ved å systematisk

1. forankre og integrere evaluering i styringen av virksomheten
2. planlegge og gjennomføre evalueringsporteføljen
3. formidle og bruke evalueringsresultatene i styring

Veilederen presenterer et rammeverk med elementer som er viktige for å få til god forankring, integrering og bruk av evaluering. Virksomhetene må selv konkretisere innholdet innenfor de enkelte elementene. Veilederen angir struktur, men er ikke en detaljert kokebok for hvordan dette arbeidet bør gjøres. Ulike virksomheter vil ha ulike styringsinstrumenter og vil sannsynligvis velge litt ulike rutiner for hvordan evaluering innpasses. Vi anbefaler at virksomheter som utøver styring innenfor et mindre komplekst område, ikke legger opp til en altfor omfattende og ressurs­krevende tilnærming. Tankegangen og systematikken kan ivaretas selv om det gjøres enklere og i mindre skala.

De tre aktørgrupene ledelse, fagmiljø og berørte parter skal etablere og få rammeverket til å fungere. Utfallet avhenger av at de ulike partene tar ansvar og engasjerer seg. Ledelsen har et overordnet ansvar i forhold til å sikre forankring, integrering og bruk, mens fagmiljøet i større grad sørger for planlegging og gjennomføring. Berørte parter involveres først og fremst i forhold til bruk.

Viktige anbefalinger for å oppnå strategisk og systematisk bruk av evaluering

Statlige virksomheter har gitt innspill til hva de mener er kritiske suksessfaktorer for å få til mer strategisk og systematisk bruk av evaluering. Deres innspill samsvarer godt med anbefalinger i faglitteraturen. Vi har sammenfattet rådene i listen under. Listen med råd er samtidig en kortfattet oppsummering av hovedanbefalingene i veilederen.

1. Gi evalueringsarbeidet en strategisk forankring i virksomheten. Bruken av verktøyet bør etterspørres og vedtas på ledernivå med en forpliktende skriftliggjøring.
2. Gjør prosessene og produktene for evaluering så enkle som mulig. Start gjerne med et enkelt opplegg, og tilpass det ut fra behovet etter hvert.
3. Sikre nødvendig involvering og kommunikasjon mellom ledelse, fagmiljøer og berørte parter i hele prosessen.
4. Sørg for tilstrekkelig evalueringskapasitet (organisering, kunnskap og ressurser) i virksomheten til å håndtere evalueringer på en systematisk og god måte.
5. Etabler klarhet om roller og ansvar for initiering, planlegging, gjennomføring, oppfølging og bruk av evalueringer i virksomheten. «Noen» må holde i og koordinere evaluerings-arbeidet i virksomheten.
6. Sett av dedikerte midler til evaluering.
7. Innhent bedre, det vil si helhetlig og balansert, ikke nødvendigvis mer styringsinformasjon.
8. Vær bevisst at evaluering er en viktig del av mål- og resultatstyringen. Definer behovet for og bruken av styringsinformasjon fra evaluering i sammenheng med hva som finnes av annen styringsinformasjon.
9. Definer hvem som antas å være brukere av evalueringsresultatene for hver enkelt evaluering.
10. Beskriv hvordan evalueringsresultatene forventes å bli brukt før evalueringene settes i gang.
11. Bruk nødvendige hjelpemidler, for eksempel www.evalueringsportalen.no. planlegging, gjennomføring og formidling av evalueringer i tid i forhold til beslutningsprosesser hos viktige beslutningstakere.
12. Sørg for god kvalitetssikring underveis og i etterkant av gjennomføringen.
13. Definer hva evalueringsresultatene betyr for virksomheten, bestem oppfølging og bruk i konkrete læringsprosesser.