Det er innarbeidet nye krav til til regnskapsmessig håndtering av innbetalinger som vedrører refusjoner av utlegg og utgiftsdeling. De nye kravene trer i kraft 1. januar 2021.
De nye kravene framgår av bestemmelsene punkt 3.4.2 og i Finansdepartementets rundskriv R-101 Statens kontoplan for statsbudsjettet og statsregnskapet.
Reglene innebærer at slike innbetalinger skal nettoføres, det vil si føres mot utgiften som ble bokført ved utbetalingen. Dette gjelder både for refusjoner fra andre statlige virksomheter og refusjoner fra ikke-statlige motparter.
Unntak fra bruttoprinsippet
I bestemmelsene punkt 3.4.2 om grunnleggende prinsipper for årsregnskap er det klargjort at det skal gjøres enkelte unntak fra bruttoprinsippet, med henvisning til Finansdepartementets rundskriv R-101. I rundskriv R-101 er det på dette grunnlaget tatt inn følgende omtale i punkt 4.4.1 Postene 01–29 Salg av varer og tjenester (avdeling 1):
«Om refusjon av utbetalinger som vedrører utlegg og utgiftsdeling
I noen tilfeller vil det gi et uriktig bilde av det reelle forhold dersom betaling fra en virksomhet inntektsføres av en annen. Det gjelder i tilfeller hvor det ikke på noen måte kan sies å foreligge salg fra den ene til den andre. Salg innebærer at kjøper mot et vederlag enten overtar eiendomsretten til en eiendel som selger eier eller får utført tjenester som selger leverer, enten gjennom selgers egne ansatte eller underleverandører. Et eksempel på situasjoner der det vil gi et uriktig bilde på de reelle forhold å inntektsføre innbetalingen, er når en virksomhet A mottar innbetaling fra en annen virksomhet B som er tilbakebetaling av en utbetaling A har gjort på vegne av B ved oppgjør av betalingsforpliktelse som alene vedrører B (utlegg) eller som vedrører både A og B (utgiftsdeling). I slike tilfeller skal virksomhetene føre innbetalingen som en utgiftsreduksjon. Utgiftsdeling for statlige virksomheter skjer typisk ved reiseutgifter, konferanseutgifter, utgifter til porto og pakking, nettverk og IT-infrastruktur samt husleie og andre felles driftsutgifter (som for eksempel elektrisitet og renhold). I noen tilfeller skjer utgiftsdeling også i forbindelse med drift/bygging av veier og jernbane. Dersom en virksomhet framleier deler av sine lokaler til en annen virksomhet, skal framleiebetalingen behandles som utgiftsreduksjon. Standardrefusjoner knyttet til arbeidsmarkedstiltak, foreldrepenger, sykepenger, merutgifter til lærlinger og inkluderingstilskudd behandles også som utgiftsreduksjon.»
Det framgår også av bestemmelsene punkt 3.4.2 at andre unntak fra bruttoprinsippet i enkeltsaker – det vil si andre unntak enn de som nå hjemles i bestemmelsene – krever uttrykkelig vedtak av Stortinget, jf. bevilgningsreglementet § 2. Dette kan for eksempel gjelde enkelte utbetalinger knyttet til utlegg og utgiftsdeling som i dag føres som fordring knyttet mot mellomværendet med statskassen, og der tilhørende refusjon føres mot fordringen. Dersom virksomheten ønsker å videreføre denne praksisen også etter at de nye reglene trår i kraft, må det innhentes fullmakt fra Stortinget i form av et såkalt romertallsvedtak.
Bakgrunn for de nye kravene
De nye kravene til regnskapsmessig håndtering av refusjoner ved utlegg og utgiftsdeling bygger på et forslag som Finansdepartementet sendte departementene og Riksrevisjonen i en høring i 2017. På grunnlag av høringsinnspillene og etterfølgende arbeid, er det gjort noen endringer fra høringsforslaget. Dette gjelder først og fremst at reguleringen som ble foreslått for refusjoner fra statlige motparter, er utvidet til også å gjelde refusjoner fra ikke-statlige motparter. Dette skyldes at det prinsipielt ikke bør være ulik regnskapsmessig behandling avhengig av hvem som utbetaler en refusjon, og at dette gir den enkleste regnskapsreguleringen.