Finansdepartementet fastsatte 15. november 2018 et nytt rundskriv om elektronisk faktura. Statlige virksomheter som selger varer og tjenester til kunder som ikke er privatpersoner, skal tilby elektronisk faktura i godkjente standardformater. Kravet gjelder fra 1. januar 2019. Formålet er å øke bruken av elektroniske fakturaer og spare ressurser blant annet ved produksjon og forsendelse av fakturaene.
Det nye kravet innebærer at statlige virksomheter skal tilby elektronisk faktura ved salg til næringslivet, kommuner, fylkeskommuner og ideelle organisasjoner, i tillegg til ved salg mellom statlige virksomheter. Det vil være kunden som avgjør om han vil motta en elektronisk faktura. Fakturaene skal tilbys i godkjente standardformater. Hvilke formater som til enhver tid er godkjente, framgår av Referansekatalogen på nettsidene til Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) (se under Kontraktsoppfølging – obligatoriske dokumenter (EHF)).
Kravet gjelder når virksomheten utsteder faktura i forbindelse med salg av varer og tjenester. Kravet gjelder derfor ikke ved kontantsalg fra virksomhetene. Kravet gjelder heller ikke andre inntekter enn fra salg av varer og tjenester, som for eksempel sektoravgifter (selv om virksomheten eventuelt utsteder fakturaer i den forbindelse).
Virksomheter som ennå ikke kan tilby elektronisk faktura, må tilpasse økonomisystemet til det nye kravet innen 1. januar 2019. En vurdering som Direktoratet for økonomistyring (DFØ) har gjort, viser at kravet vil være lite ressurskrevende, også for virksomheter med lavt fakturavolum. Virksomheter som får levert regnskapstjenester fra DFØ, har allerede tilgang til økonomisystem med funksjonalitet for å tilby elektronisk faktura (se nærmere informasjon på DFØs kundesider på www.dfo.no).
Dersom virksomheten får problemer med å tilpasse seg kravet om å tilby elektronisk faktura innen den fastsatte fristen, kan den søke om tidsbegrenset unntak fra kravet. Virksomheter som normalt ikke selger varer og tjenester, men som sporadisk må utstede faktura, kan også søke om unntak. Eventuell søknad med begrunnelse skal sendes via overordnet departement til Direktoratet for økonomistyring.
Spørsmål om det nye kravet kan du rette til DFØ ved
Forvaltnings- og analyseavdelingen gjennom e-post til postmottak@dfo.no. Spørsmål knyttet
til godkjente fakturaformater og Referansekatalogen retter du til
Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) gjennom e-post til
ehf@difi.no.