Note B til oppstillingen av bevilgningsrapporteringen heter Forklaring til brukte fullmakter og beregning av mulig overførbart beløp til neste år. Note B er en note som har til formål å vise virksomhetens beregning av mulig overførbart beløp til neste år og forklare brukte fullmakter. Dersom en virksomhet avgir belastningsfullmakt for rapportering på inntektskapittel/post (jf. rundskriv R-111 Bruk av belastningsfullmakter og betalinger mellom statlige virksomheter), skal dette også beskrives i virksomhetens årsregnskap i note B.
Hensikten er at virksomheten selv skal ha god oversikt i dialogen med overordnet departement. Veiledning om regler for overføringer og budsjettfullmakter er gitt i Finansdepartementets veileder for statlig budsjettarbeid.
Ved beregning av mulig overførbart beløp utarbeides en tabell der det tas utgangspunkt i regnskapslinjer for utgiftskapitler og driftsposter med mer-/mindreutgift fra kolonnen i bevilgningsrapporteringen. Regnskapslinjer fra bevilgningsrapporteringen der det ikke er grunnlag for å søke om overføring av midler kan utelates i tabellen. Videre tas det hensyn til eventuelle avgitte belastningsfullmakter og mer-/mindreinntekter i henhold til merinntektsfullmakter. Eventuell omdisponering fra post 01 til 45 eller til post 01/21 fra neste års bevilgning, og innsparinger som følge av fullmaktene må også fylles inn i tabellen. I Finansdepartementets rundskriv R-110 er departementenes fullmakter til å benytte bevilgningsreglementets unntaksbestemmelser beskrevet nærmere. Det gjelder f.eks. adgang til å omdisponere fra post 01 til post 45.
Inntil 5 prosent av ubrukt bevilgning på driftsposter kan overføres til neste budsjettår, se omtale av unntak fra bevilgningsreglementet § 5 i veileder for statlig budsjettarbeid punkt 2.4.2.3 og årlige rundskriv om overføring av ubrukt bevilgning til påfølgende år.
For regnskapslinjer der det er gitt fullmakter til virksomheten i tildelingsbrevet på grunnlag av stikkordsfullmakter i Stortingets budsjettvedtak, skal fullmaktene skrives inn under rubrikken «stikkord» i tabellen. Eksempler på slike fullmakter er «kan overføres», «kan nyttes under» og «overslagsbevilgning». I veileder til statlig budsjettarbeid er stikkordsfullmakter beskrevet nærmere. For poster med stikkordet «kan overføres» kan sum av de siste to års bevilgning for postene overføres til neste budsjettår.
Se nærmere forklaring til utfylling av rubrikkene i tabellen under.
1. Kapittel og post
Angi kombinasjon kapittel/post fra aktuell regnskapslinje i bevilgningsrapporteringen.
2. Stikkord
Med stikkord menes begreper som benyttes for noen bestemte budsjettfullmakter. Ikke alle tildelinger har stikkord knyttet til tildelingen. Det må settes opp stikkordsfullmakter i denne kolonnen dersom slik fullmakt er gitt i tildelingsbrevet. Stikkordsfullmakten står i postbenevnelsen i tildelingsbrevet. Eksempel: fullmakten «kan overføres»
3. Merutgift (-)/mindreutgift
Hent beløp fra aktuell kolonne i bevilgningsrapporteringen.
4. Utgiftsført av andre iht. avgitte belastningsfullmakter(-)
Her skal virksomheten føre opp de beløp som er belastet statsregnskapet i løpet av året og som er ført og rapportert til statsregnskapet av andre virksomheter. Dette sjekker virksomheten mot de som har fått belastningsfullmaktene eller i bevilgningsregnskap som er mottatt fra departementet.
5. Merutgift(-)/ mindreutgift etter avgitte belastningsfullmakter
Rubrikk 3 minus rubrikk 4 for å beregne sum.
6. Merinntekter / mindreinntekter(-) iht. merinntektsfullmakt
Eventuelle fullmakter virksomheten har til å disponere merinntekter skal framgå av tildelingsbrevet. Se omtale i rubrikk 9 i Finansdepartementets årlige rundskriv om overføring av ubrukt bevilgning, som omtaler merinntektsfullmakter (fullmakt til å benytte inntekter som overskrider inntektskravet til å dekke driftsutgifter). Fra 2015 skal det tas hensyn til merinntekter og eventuelle mindreinntekter når en beregner overføring av ubrukt bevilgning til neste år.
7. Omdisponering fra post 01 til 45 eller til post 01/21 fra neste års bevilgning
Denne rubrikken omhandler to forhold som er regulert i Finansdepartementets rundskriv R-110, punkt 2.5 og 2.6. Dersom departementet har delegert fullmakter til å overføre midler fra 01 til 45 innenfor samme budsjettår, skal det beløp som er overført settes opp her. (For eksempel 1000 000 på linjen for kapittel og post 1xxx45 og -1000 000 under rubrikk for innsparinger for 01-posten).
Dersom virksomheten har benyttet fullmakt til å bruke midler på post 01 mot innsparing på post 01 eller 21 de neste fem årene. Da skal man føre opp merutgiften. På linjen for 1xxx01 føres da eksempelvis +9.000 000. Dette merforbruket vil fanges opp de påfølgende fem årene ved en påkrevd innsparing (rubrikk 8).
8. Innsparinger(-)
Dette er pålegg om innsparinger de fem påfølgende budsjettår som følge av merforbruk på post 01 eller 21 tidligere år, etter delegert fullmakt fra departementet, jf. rubrikk 7. I det budsjettåret det finnes et slikt krav om innsparing, må det settes opp avtalt innsparingsbeløp på denne linjen på post 01 eller 21 (vil normalt være omtalt i tildelingsbrev). Se aktuell omtale av innsparinger i Finansdepartementets årlige rundskriv om overføring av ubrukt bevilgning.
9. Sum grunnlag for overføring
Sum kolonne 5+6+7+8+9.
10. Maks. overførbart beløp*
For driftsutgiftspostene (f.eks. 01 og 21) beregnes 5 prosent av de bevilgninger som kan overføres i henhold til 5 prosent-regelen, jf. omtale av unntak fra bevilgningsreglementet § 5 i veileder for statlig budsjettarbeid punkt 2.4.2.3. Denne kolonnen beregner taket for overføringer. Dersom virksomheten har fått en tildeling på post 45 eller 70 og det er angitt stikkordet «kan overføres» vil beløpet bestå av sum årets og fjorårets tildeling.
11. Mulig overførbart beløp beregnet av virksomheten
Dette beløpet kan virksomheten søke departementet om å få overført. Departementet beregner for hver post på sine kapitler i sin helhet, og søker så Finansdepartementet om overføring i tråd med krav i årlig rundskriv om overføringer av ubrukt bevilgning (Finansdepartementets årlige rundskriv om overføring av ubrukt bevilgning).
For årsregnskapet 2020 har DFØ lagt til en ny kolonne (rubrikk) i note B, Fullmakt til å overskride bevilgning med overtid, reisetid og timelønn for november 2020. Denne kolonnen er kun aktuell for virksomheter som er lønnskunde av DFØ og som er berørt av omleggingen av utbetalingsløsningen i DFØ. DFØ har i 2020 endret utbetalingsløsningen for overtid, reisetid og timelønn. Dette medfører at virksomheter som er lønnskunder av DFØ for regnskapsåret 2020 vil utbetale overtid for 13 måneder (november og desember 2019 og januar til november 2020). Berørte virksomheter har fått fullmakt til å overskride bevilgning i 2020 tilsvarende engangseffekten knyttet til omlegging av utbetalingsløsningen i DFØ. Denne kolonnen er kun aktuell for årsregnskapet 2020.
I den nederste delen av note B skal det gis kommentarer til benyttede budsjettfullmakter. Hvis virksomheten har mottatt en rekke belastningsfullmakter er det naturlig å samle kommentarene til disse i ett avsnitt som forklarer bakgrunnen for disse fullmaktene.
Unntaksvis benyttes belastningsfullmakter for rapportering på inntektskapittel/post (jf. rundskriv R-111 Bruk av belastningsfullmakter og betalinger mellom statlige virksomheter). Den virksomheten som har avgitt belastningsfullmakt for inntekter, skal ikke bokføre inntektene i sitt regnskap og heller ikke rapportere inntektene på kapittel og post til statsregnskapet. Regnskapsføringen av belastningsfullmakter for inntekter innebærer at virksomheter som har avgitt belastningsfullmakter, vil rapportere mindreinntekter i oppstilling av bevilgningsrapportering. Dette skyldes at kolonnen for samlet tildeling ikke skal reduseres med avgitte belastningsfullmakter, mens kolonnen for regnskap kun inneholder tall bokført i regnskapet til virksomheten og rapportert til statsregnskapet av virksomheten selv. Hele eller deler av mindreinntekten som skyldes avgitt belastningsfullmakt, skal vises i en egen tabell i note B under overskriften «Opplysninger om avgitte belastningsfullmakter på inntektskapitler».