Dokumentasjon av balansen er en oppstilling av allerede bokførte opplysninger, og er ikke i seg selv grunnlag for bokføring. Virksomhetens avstemming av alle balansekonti i regnskapet bekrefter fullstendighet, nøyaktighet og realitet av postene.
Med balansekonti menes for eksempel:
- skattetrekk
- fagforeningstrekk
- forskudd på lønn
- lån til ansatte
- arbeidskonto i bank
- interimskonto
- leverandørreskontro (gjeld)
- kundereskontro (fordringer)
- innbetalingskasse
- håndkasse
Avstemminger
En avstemming innebærer å kontrollere at motsvarende poster eller summer stemmer overens med det som er bokført i regnskapet. Det for eksempel til å kontrollere kontoutskrift fra banken mot bokføring på den aktuelle kontoen i regnskapet og av registrerte opplysninger i lønnssystemet mot bokførte opplysninger i regnskapssystemet.
For hver måned og ved årets slutt skal virksomheten foreta avstemminger og spesifiseringer av regnskapsførte tall som benyttes ved rapportering til statsregnskapet, intern styring og rapportering til overordnet departement. Avstemmingene og spesifiseringene skal omfatte alle balansekonti, herunder interimskonti. Videre skal det foreligge kommentarer til eldre, uidentifiserte poster.
Avstemming av kunde og leverandørreskontro mot konto i kontospesifikasjon.
Avstemming av registrerte opplysninger i lønnssystemet mot bokførte opplysninger i regnskapssystemet.
Uidentifiserte poster
Avstemmingsarbeidet kan også avdekke uidentifiserte poster. Dette er poster det ikke er mulig å relatere til en spesifikk konto eller post i regnskapet.
Eksempler på uidentifiserte poster:
- Virksomheten finner ikke ut hvem som har foretatt en innbetaling, slik at det blir umulig å utligne et tidligere krav.
- En kontantinnbetaling hvor det ikke er mulig å finne hvem det er til, hvor det kommer fra, eller hva det gjelder.
- Virksomheten klarer ikke å identifisere hvilken inntektskonto som innbetalingene skal føres på.
For å sikre videre oppfølging av uidentifiserte poster er det viktig at virksomheten lager en kommentar som forklarer hva som er gjort av tiltak for å identifisere innbetalingen.
Den som utfører avstemminger skal signere og datere for utført arbeid på det dokumentasjonsmateriale som oppbevares. Avhengig av virksomhetens kompleksitet og størrelse skal det vurderes om det er behov for å etablere rutiner med at en annen person signerer for ettersyn av avstemmingene eller spesifiseringene.
Avstemminger kan gjøres manuelt eller elektronisk. De manuelle skjer ved uttrekk av rapporter fra virksomhetens økonomisystem, og der rapportene avstemmes mot annen dokumentasjon. De elektronisk ved at opplysninger fra økonomisystemet avstemmes mot opplysninger fra andre systemer
Vanligvis utføres avstemmingene manuelt, men dersom avstemmingene gjøres elektronisk og oppbevares elektronisk bør det tilrettelegges for at signering og datering kan gjøres i systemet.
Ved utarbeidelse av regnskap ved årets slutt skal dokumentasjon for alle balansekonti finnes. Dette innebærer også at hver balansekonto skal avstemmes, med mulighet for å kontrollere den aktuelle dokumentasjonen.
Typiske bekreftelser for å dokumentere balansekontoene og avstemming av de
Eksterne bekreftelser
Saldo på arbeidskonto i bank og oppgjørskonto i Norges Bank dokumenteres med kontoutdrag eller årsoppgave fra banken. Børsnoterte aksjer og andre noterte verdipapirer dokumenteres med oppgaver fra verdipapirregisteret i Verdipapirsentralen eller lignende.
Opptelling av fysisk beholdning
Konto for kasse dokumenteres med bekreftelse på opptalt kontantbeholdning.
Varelager eller oversikt over eiendeler dokumenteres med opptellingslister. Dokumentasjonen bør inneholde en spesifisert oppstilling over varens art, kvantum og verdi for hver enkelt vare, samt en summeringskolonne for de spesifiserte verdiene.
Annen dokumentasjon
Kundefordringer eller leverandørgjeld dokumenteres med saldolister fra kunde- eller leverandørregisteret mot motkonto. Har virksomheten merverdiavgiftspliktig omsetning, dokumenteres skyldig merverdiavgift mot innsendte oppgaver til Skatteetaten.