Delårs- og årsavslutning for nettobudsjetterte virksomheter

Generelt

Her kan du lese om aktiviteter som spesifikt må gjennomføres ved delårs- og årsavslutning. I praksis betyr dette at disse kommer i tillegg til aktiviteter som gjennomføres som del av ordinær periodeavslutning. Aktivitetene under skal bidra til å sikre at virksomhetsregnskapet gir et dekkende bilde av periodens regnskapsførte utgifter, inntekter, eiendeler og gjeld.

Tilleggsaktiviteter ved delårsavslutning

I tillegg til den ordinære periodeavslutningen må det foretas tilleggsaktiviteter ved delårsavslutningen for å kunne utarbeide en delårsrapport eller et delårsregnskap etter SRS. Punktene i tabellen nedenfor viser hvilke vurderinger og aktiviteter som kan være aktuelle å utføre i tillegg ved en delårsavslutning:

Avsetning for tap på fordringer

Virksomheten må vurdere om det er behov for å avsette for tap på fordringer. Dette kan omfatte en gjennomgang av aldersfordelt saldoliste for å identifisere enkeltfordringer som må vurderes, for eksempel ved å se på fordringer som har forfalt. I tillegg kan virksomheten vurdere behovet for en avsetning basert på tidligere erfarte tap.

Ved bokføring av en avsetning for tap på fordringer beholdes det opprinnelige kravet i kundereskontroen. Avsetningen bokføres på en separat konto, og vurderes på nytt ved neste delårs- eller årsavslutning.

Konteringseksempel – avsetning for tap på fordringer

Nettoinstituttet har ved delårsavslutningen vurdert at det er behov for en avsetning på 20 000 kroner for forventet tap på fordringer. Beløpet gjelder 10 000 kroner i avsetning på konkrete fordringer, i tillegg til en avsetning på 10 000 kroner som er basert på tidligere års erfarte tap.

Avsetningen føres på separate kontoer, og fordringene fortsetter å stå på kundereskontroen.

Avsetningen blir stående frem til den revurderes ved neste delårsavslutning.

Konstaterte tap på fordringer

Når en fordring er konstatert tapt skal den føres ut av kundereskontroen i regnskapet og fordringen kostnadsføres som et tap. En fordring er konstatert tapt når den er opphørt etter bestemmelsene i økonomiregelverket. Det innebærer at det ikke lenger er rettslig adgang til å kreve inn fordringen. Dette gjelder for eksempel krav som er foreldet, som er ettergitt eller der ansvarssubjektet har falt bort (for eksempel ved at et aksjeselskap går konkurs). Vurderingene som er gjort vedrørende det konstaterte tapet må dokumenteres og legges ved føringen i regnskapet.

Konteringseksempel – konstatert tap på fordringer

Nettoinstituttet har en fordring på 5 000 kroner som er konstatert tapt etter at kunden gikk konkurs. Tapet kostnadsføres på konto 783 Kontrastert tap på fordringer og føres ut av kundereskontro.

Finansielle leieavtaler

Statlige virksomheter kan som en forenkling velge å behandle alle leieavtaler som operasjonelle leieavtaler. Dersom virksomheten velger å ta i bruk denne forenklingen, er det ikke behov for å gjøre noen posteringer knyttet til finansielle leieavtaler.

Når en virksomhet leier en eiendel under en finansiell leieavtale skal regnskapsføringen av eiendelen behandles som et kjøp finansiert ved låneopptagelse. Hver enkelt leiebetaling skal deles i en avdragskomponent og en rentekomponent. Ved delårsavslutningen bør virksomheten regnskapsføre avdrags- og rentekomponentene slik at leieforpliktelsen i balansen og den resultatførte rentekostnaden er riktig. Dersom virksomheten er utleier i en finansiell leieavtale må tilsvarende gjøres for leieinntekten.

Gjennomgang av anleggsregisteret

Virksomheten bør ved delårsavslutning foreta en periodisk gjennomgang av anleggsregisteret for å sikre at det er komplett og at registrerte anleggsmidler er i bruk i virksomheten. Dette sikrer at balansen i virksomheten viser hvilke eiendeler som faktisk er i bruk.

Gjennomgangen kan bestå av følgende aktiviteter:

• Kontroll av om ferdig avskrevne anlegg fremdeles er i bruk eller kan avsluttes.
• Kontroll av at det ikke er eiendeler i anleggsregisteret som er solgt eller utrangert.
• Kontroll av at registrerte anleggsmidler er knyttet til korrekte konteringsdimensjoner.

Det skal foretas en vurdering av behovet for nedskrivninger ved hver regnskapsrapportering. For nærmere informasjon om nedskrivning, se behandling av anleggsmidler (SRS 17).

Spesielt for virksomheter som får levert regnskapstjenester av DFØ

Unit4 ERP har et eget anleggsverdiregnskap som holder oversikt over virksomhetens anleggsmidler og deres regnskapsmessige verdi. Som en del av DFØs tjenesteleveranse innen regnskapsområdet er det utviklet standardiserte rapporter som kan benyttes i den periodiske gjennomgangen.

Anleggsmidler som ikke lenger er i bruk i virksomheten skal utrangeres og avsluttes i anleggsverdiregnskapet.

Valutakonto

Ved delårsavslutningen må saldo på valutakontoen justeres basert på valutakursen på siste virkedag i perioden regnskapet avlegges for. Dette må også gjøres ved årsslutt. Valutakursen som skal benyttes er Norges Banks midtkurs for den aktuelle valutaen.

En valutagevinst bokføres på konto 806 Valutagevinst (agio), mens et valutatap bokføres på konto 816 Valutatap (disagio).

Dersom valutakontoen gjelder EU-midler som har motpost i balansen på konto 299 Annen kortsiktig gjeld, skal valutagevinsten eller -tapet føres mot denne. I slike tilfeller skal valutakonto til enhver tid være lik avsetningen på konto 299 Annen kortsiktig gjeld. Dette er aktuelt for virksomheter som opptrer som koordinator i EU-prosjekter.

Posteringer vedrørende tilskuddsforvaltning og andre overføringer fra staten

I virksomhetsregnskapet etter SRS kan virksomheten velge å presentere tilskuddsforvaltning og andre overføringer fra staten etter ett av følgende to alternativer:

a) Tilskuddsforvaltning og andre overføringer fra staten presenteres etter kontantprinsippet. Dette innebærer at virksomheten må tilbakeføre (nullstille) eventuell bokført gjeld og fordringer som ikke er betalt på rapporteringstidspunktet.

b) Tilskuddsforvaltning og andre overføringer fra staten presenteres etter samme prinsipper som de er bokført. Dette innebærer at virksomheten presenterer eventuell bokført gjeld og fordringer i et eget avsnitt i balansen. Det skal ikke gjøres avsetninger for tilsagn om tilskudd som ikke er bokført.

Gjeldsposter i forbindelse med tilskuddsforvaltning føres på konto 250–251. Det anbefales å opprette separat reskontrofunksjon i tilknytning til konto 250–251 for utbetalinger knyttet til tilskuddsforvaltning. Dersom virksomheten unntaksvis har fordringer knyttet til tilskuddsforvaltning skal disse også balanseføres på konto 250–251. Dersom ovennevnte løsning ikke er praktisk mulig kan virksomheten benytte konto 240 Leverandørgjeld istedenfor konto 250-251 i omtalen ovenfor. Virksomheten må i slike tilfeller foreta en ompostering fra konto 240 til 250-251 ved presentasjon av virksomhetsregnskapet.

Ved presentasjon av virksomhetsregnskapet må det gjennomføres tilleggsposteringer for å få korrekt presentasjon i resultat- og balanseoppstillingen. Dersom tilskuddsforvaltning presenteres etter kontantprinsippet, må virksomheten bokføre et beløp tilsvarende de åpne postene vedrørende tilskuddsutbetalinger på konto 255 Motpost konto 250–251.

Tilskuddsforvaltning skal etter både alternativ A og B presenteres som en resultatnøytral gjennomstrømmingspost i virksomhetsregnskapet. Dette innebærer at kontogruppe 85 og 87 skal gå i null slik at det ikke påvirker virksomhetens resultat tilknyttet drift.

Konteringseksempel: tilskuddsforvaltning

Nettoinstituttet har mottatt 500 000 kr i midler som skal deles ut som tilskudd. Ved utgangen av første tertial har de besluttet å dele ut tilskudd på 450 000 kroner, men kun 370 000 kroner har faktisk blitt utbetalt. Mottatt innbetaling av tilskuddsmidler er bokført på konto 196 Bankinnskudd med motpost på konto 250 Gjeld vedrørende tilskuddsforvaltning (mottatte midler). Tilsagnet om tildeling av tilskudd er bokført på konto 873 Tilskudd til ikke-finansielle foretak med motpost på konto 251 Gjeld vedrørende tilskuddsforvaltning (reskontro). Utbetalingen av tilskuddet er bokført ut av bank med tilsvarende reduksjon av gjeldspost. Dette er posteringer som gjøres løpende.

Alternativ A: Presentasjon etter kontantprinsippet
Ved presentasjon av regnskapet må det gjøres en periodeavslutning for tilskuddsforvaltningen. Nettoinstituttet må først bokføre et bilag mellom konto 873 Tilskudd til ikke-finansielle foretak og konto 255 Motpost konto 250-251 slik at bokført beløp på konto 873 Tilskudd til ikke-finansielle foretak tilsvarer det som er utbetalt i perioden. Posteringen på konto 255 Motpost konto 250-251 tilsvarer de åpne postene på konto 251 Gjeld vedrørende tilskuddsforvaltning (reskontro).

Deretter må Nettoinstituttet gjennomføre en postering som gjør at tilskuddsforvaltningen presenteres som en resultatnøytral gjennomstrømmingspost. Dette gjøres ved at de avregner saldoen på kontogruppe 87 mot konto 250 Gjeld vedrørende tilskuddsforvaltning (mottatte midler). I dette eksempelet krediteres konto 879 Avregning kontogruppe 87.

Vi ser her at Nettoinstituttet har 130 000 kroner innestående på bank. Dette er mottatt bevilgning til tilskuddsforvaltning som ikke er utbetalt enda. Ved presentasjon av regnskapet vil Nettoinstituttet i balansen presentere en gjeld som tilsvarer hvor mye de har mottatt i tilskuddsmidler, og som ikke er utbetalt. Dette tilsvarer saldo på 250 Gjeld vedrørende tilskuddsforvaltning (mottatte midler). Tilskuddsforvaltning vises som en resultatnøytral gjennomstrømmingspost i resultatregnskapet og kontogruppe 87 går i null.

Alternativ B: Presentasjon etter samme prinsipp som de er bokført
Nettoinstituttet skal presentere tilskuddsforvaltningen etter samme prinsipper som de er bokført etter i regnskapet. Dette betyr at det ikke er nødvendig å gjennomføre noen posteringer knyttet til de åpne postene på konto 251 Gjeld vedrørende tilskuddsforvaltning (reskontro).

Nettoinstituttet må gjennomføre en postering som gjør at tilskuddsforvaltningen presenteres som en resultatnøytral gjennomstrømmingspost. Dette gjøres ved at de avregner saldoen på kontogruppe 87 mot konto 250 Gjeld vedrørende tilskuddsforvaltning (mottatte midler). I dette eksempelet krediteres konto 879 Avregning kontogruppe 87.

Vi ser her at Nettoinstituttet har 130 000 kroner innestående på bank. Dette er mottatt bevilgning til tilskuddsforvaltning som ikke er utbetalt enda. Ved presentasjon av regnskapet vil Nettoinstituttet også vise 130 000 kroner i gjeld vedrørende tilskuddsforvaltning. Denne gjelden er fordelt på to kontoer. Saldo på konto 250 Gjeld vedrørende tilskuddsforvaltning (mottatte midler) består av 50 000 kroner som ikke er tildelt enda. Saldo på konto 251 Gjeld vedrørende tilskuddsforvaltning (reskontro) viser 80 000 kroner det er gitt tilsagn på, men tilskuddet er ikke utbetalt enda. Tilskuddsforvaltning vises som en resultatnøytral gjennomstrømningspost i resultatregnskapet og kontogruppe 87 går i null.

Håndtering av feilkonto

Det skal ikke være saldo på feilkonto ved årets slutt, men gjennom året kan feilkonto ha en mindre saldo fra måned til måned. I de fleste tilfeller vil saldo på feilkonto bestå av transaksjoner som korrigeres fra forsystemer i påfølgende måned. Feilkonto inngår som en del av avstemmingsdifferanser ved rapportering til statsregnskapet, og skal presenteres som en annen kortsiktig gjeld i balanseoppstillingen.

Ved delårsregnskapsrapportering må en eventuell vesentlig saldo på feilkonto posteres på relevante artskontoer. Virksomheten må vurdere om saldo på feilkonto består av transaksjoner som gjelder resultatregnskapet eller balansen, og overføre saldoen til relevant artskonto.

For kunder av DFØ er det vanlig at feilkonto benyttes til transaksjoner fra lønnssystemet som har feil eller mangelfull kontering. Saldo på feilkonto ved månedsslutt vil hovedsakelig bestå av resultatposter som blir korrigert ved neste lønns- eller reisekjøring.

Tilleggsaktiviteter ved årsavslutningen

Ved årets slutt må det gjennomføres ytterligere aktiviteter utover aktivitetene i periode- og delårsavslutningen. Utarbeidelsen av årsregnskapet stiller krav til ytterligere avstemminger og vurderinger. I tillegg må det gjennomføres posteringer for å klargjøre til nytt regnskapsår.

Punktene under viser hvilke vurderinger og aktiviteter som kan være aktuelle å utføre i tillegg ved en årsavslutning:

Avsetning feriedager

Ved årets slutt skal det settes av for verdien av feriedager som overføres til neste år. Samtidig reverseres fjorårets avsetning.

DFØ tilbyr for sine kunder automatisert løsning for avsetning av feriedager. For de virksomhetene som har denne løsningen, kommer avsetning automatisk fra SAP og det eneste virksomheten trenger å gjøre er å følge med på utviklingen av avsetningen.

Dersom virksomheten ikke har en automatisert løsning må det gjøres en manuell avsetning for denne forpliktelsen. Som utgangspunkt for avsetningen kan virksomheten ta utgangspunkt i time- eller lønnssystem for å få en oversikt over feriedager til gode.

Lønnsrefusjoner ved årets slutt

NAV utbetaler lønnsrefusjoner etterskuddsvis, slik at de i begynnelsen av november utbetaler refusjonene som er behandlet i oktober. I desember kommer det derimot to utbetalinger fra NAV: en utbetaling i begynnelsen av desember som gjelder refusjoner for november, og en utbetaling i slutten av desember som gjelder refusjonene for desember.

Virksomheten må huske å ta med denne ekstra innbetalingen når de foretar avsetningene for påløpte NAV-refusjoner ved årets slutt.

Spesielt for virksomheter som får levert lønnstjenester av DFØ

Tilleggsutbetalingen fra NAV i slutten av desember gjør at virksomheten må foreta ekstra posteringer for NAV-refusjoner ved årets slutt sammenlignet med de andre månedene i året.

Innbetalingen fra NAV skjer siste virkedag i desember, etter at 13.-kjøringa i SAP er foretatt. Selve innbetalingen bokføres automatisk ved hjelp av CREMUL-filen som går fra banken til SAP. K27-rapporten vil derimot ikke bli lest inn i SAP eller resultatføres i regnskapet før hovedlønn januar.

Dette innebærer at virksomheten i desember må resultatføre de innbetalte refusjonene manuelt, mot konto 1574 interimskonto refusjoner fra NAV. Bilaget tilbakeføres i januar når posteringene av K27 kommer på januar hovedlønn fra SAP.

Ved periodisering av NAV-refusjoner i desember må virksomheten, i tillegg til de ordinære periodiseringene basert på gjennomgangskontoene 1575–8, også ta hensyn til denne ekstra innbetalingen. Dette gjøres ved at den manuelle posteringen mot 1574 behandles på samme måte som en postering på gjennomgangskontoene.

For å finne detaljeringsnivået for de manuelle posteringene kan virksomheten bruke K27-rapporten. Denne viser beløp fordelt på ansatt og type refusjon. I tillegg kan virksomheten vente til hovedlønn for januar er bokført for å kunne hente ut den detaljerte konteringsinformasjonen på den ansatte.

Konteringseksempel – NAV-refusjonsordning i SAP

Konteringseksemplet viser tilleggsposteringene som må gjøres i desember som følge av den ekstra innbetalingen fra NAV. I konteringseksemplet som gjelder DFØs tjenesteleveranser benyttes en firesifret kontoplan.

Nettoinstituttet mottar en innbetaling fra NAV på refusjoner 30. desember. Denne innbetalingen kommer i tillegg til den ordinære innbetalingen i begynnelsen av måneden.

Innbetalingen bokføres automatisk på virksomhetens bankkonto gjennom CREMUL-filen som sendes til SAP.

Resultatføringen av innbetalingen fra SAP vil ikke skje før i januar x2.

Samtidig må Nettoinstituttet ta hensyn til denne innbetalingen i det periodiserte regnskapet, slik at innbetalingen reduserer fordringen de har til NAV på opptjente, ikke mottatte lønnsrefusjoner.

Ved årets slutt vil fordringen på konto 1579 tilsvare de kravene Nettoinstituttet har sendt til NAV, uten at det er mottatt noen refusjon enda.

I januar x2 blir K27-rapporten lest inn i SAP, og innbetalingen resultatføres på hovedlønn for januar. Samtidig tilbakefører Nettotilsynet de to bilagene som ble ført i slutten av desember.

Telling av beholdning

Virksomhetens beholdning av varer og driftsmateriell bør telles ved årets slutt og avstemmes mot den bokførte beholdningen. Eventuell ukurans og svinn tapsføres slik at bokført beholdning ved årets slutt samsvarer med tellingen.

Vurdere alle balansekontoer

Ved årets slutt bør virksomheten foreta en ny vurdering av bokført saldo på samtlige balansekontoer. Dette er nødvendig for at årsregnskapet skal vise et dekkende bilde av virksomhetens inntekter, kostnader, eiendeler og gjeld.

Overføring av avskrivningsgrunnlag i anleggsverdiregnskapet for DFØs regnskapskunder

Når alle posteringer for året vedrørende anleggsmidler er foretatt må det gjennomføres en årsavslutning i anleggsverdiregnskapet i Unit4 ERP. I denne årsavslutningen blir avskrivningsgrunnlaget for alle anlegg overført til nytt regnskapsår. Serverprosessen «Oppdatere avskrivningsgrunnlag» (AT14) kjøres når alle posteringer for året vedrørende anleggsmidler er foretatt. Rapporten må kontrolleres for å påse at anlegg som skal avskrives er oppført med et avskrivningsgrunnlag. Dersom det er anlegg som ikke ligger inne med avskrivningsgrunnlag i rapporten, vil disse ikke bli avskrevet i nytt år. Ta kontakt med DFØ for å få gjennomført korreksjon. Denne årsavslutningen må gjøres før avskrivninger for nytt år kan kjøres.

Periode-/årsavslutning

Hver gang virksomhetsregnskapet skal presenteres må det gjøres en avregning av resultatet. Nettosummen av alle inntekter og kostnader i kontospesifikasjonen føres på konto 890 Avregning bevilgningsfinansiert virksomhet (nettobudsjetterte virksomheter) og konto 880 Disponering (periodens resultat). Den delen av overskuddet eller underskuddet som er knyttet til inntekt fra oppdrag føres på konto 880 med motpost på konto 205 Opptjent virksomhetskapital. Den delen av overskuddet eller underskuddet som ikke er knyttet til inntekt fra oppdrag føres på konto 890 med motpost på konto 216 Avregning bevilgningsfinansiert virksomhet (nettobudsjetterte virksomheter).

Når alle posteringer for året er gjennomført overføres balansen til nytt år. Det er viktig at virksomheten vurderer hvilke konteringsdimensjoner som må overføres for hver enkelt balansekonto for å få tilstrekkelig styringsinformasjon.

Overført IB må kontrolleres med UB forrige år.