Periodeavslutning

Generelt

For å ha god kontroll på regnskapet anbefales det å gjennomføre en periodeavslutning hver måned. Dette legger til rette for at eventuelle avvik oppdages tidlig og kan rettes i samme periode. Dette gir også et oppdatert regnskap og et bedre styringsgrunnlag.

Punktene i tabellen nedenfor viser hvilke vurderinger og aktiviteter som kan være aktuelle for en virksomhet ved periodeavslutning. Tabellen kan benyttes til å supplere eksisterende rutiner ved periodeavslutning. Denne veiledningen er delt opp i områder med tilhørende aktiviteter. Siste del av veiledningen inneholder en oversikt over avstemminger og kontroller som virksomheten kan gjennomføre for å øke kvaliteten på regnskapet.

Inngående faktura

Ved periodeslutt er det viktig at virksomheten har et mest mulig korrekt kostnadsbilde. Dette betyr at samtlige kostnader som gjelder perioden er bokført, og at eventuelle kostnader som tilhører andre perioder er henført til riktig periode. Et korrekt kostnadsbilde vil gi bedre oversikt over virksomhetens ressursbruk og dermed hjelpe beslutningstagere til å ta gode beslutninger på grunnlag av regnskapstallene. Løpende ajourhold gjennom måneden vil medføre mindre arbeid ved periodeslutt fordi virksomheten fortløpende har tatt stilling til periodiseringer. Under er det eksempler på aktiviteter virksomheten bør utføre ved periodeslutt for å sikre at inngående fakturaer blir periodisert på riktig måte.

Avsetning for mottatte, ikke bokførte fakturaer

Ved periodeavslutning kan det oppstå avvik mellom mottatte og bokførte inngående fakturaer. Årsaken kan være at fakturaer som er mottatt i forsystemet ikke er ferdigbehandlet og derfor ikke overført til regnskapet. Ved periodeslutt bør virksomheten vurdere om avviket er vesentlig. Ved vesentlige avvik skal det gjøres en avsetning slik at kostnadsbildet gjenspeiler periodens ressursforbruk.

I praksis kan dette gjøres ved at virksomheten tar ut en rapport fra fakturabehandlingssystemet over ikke-ferdigbehandlede fakturaer og gjør en avsetning dersom summen av kostnader som enda ikke er bokført for måneden som avsluttes er vesentlig.

Avsetning for påløpte kostnader

Forbruk av varer og tjenester gjennom perioden blir ofte fakturert etterskuddsvis. Dette kan medføre at virksomheten ikke har mottatt faktura for varer eller tjenester ved periodeslutt. Virksomheten må da vurdere om de påløpte kostnadene er vesentlige. Hvis påløpte kostnader er vesentlige, skal virksomheten gjøre en avsetning slik at kostnadene for perioden blir reflektert i regnskapet. Dette kan i noen tilfeller være utfordrende og virksomheten er avhengig av at de som har kunnskap om påløpte kostnader melder fra til regnskapsansvarlig. I praksis kan dette løses ved gode rutiner og dialog med innkjøpsavdelinger, prosjektledere og andre som har budsjettdisponeringsmyndighet for å kartlegge kjøp av varer og tjenester hvor faktura ikke er mottatt.

Periodisering av forskuddsbetalte kostnader

Enkelte kostnader i en periode kan være forskuddsbetalt og gjelde for flere perioder. I disse tilfellene er det viktig at vesentlige kostnader henføres til riktige perioder.

En praktisk løsning på dette kan være å gjennomgå fakturaer med vesentlige beløp som er mottatt i perioden. Det kan også være aktuelt å ta kontroller på kontoer som typisk har kostnader som går over flere perioder, for eksempel lisenskostnader, husleie og strøm.

Utgående faktura

Ved periodeslutt er det viktig at virksomheten har oversikt over utgående fakturaer. Transaksjonsbaserte inntekter skal resultatføres i den perioden de er opptjent. For å lese mer om kravene for opptjening se Behandling av transaksjonsbaserte inntekter. Løpende ajourhold gjennom måneden vil medføre mindre arbeid ved periodeslutt fordi virksomheten fortløpende har tatt stilling til periodiseringer. Aktivitetene som er beskrevet under kan være aktuelle ved periodeslutt.

Avsetning for opptjente, ikke fakturerte inntekter

Transaksjonsbaserte inntekter resultatføres når de er opptjent. Ved periodeslutt bør virksomheten gjennomgå samtlige aktiviteter som resulterer i transaksjonsbaserte inntekter for å vurdere om grunnlaget for opptjening er oppfylt uten at faktura er utsendt. Dersom gjennomgangen viser at opptjente, ikke fakturerte inntekter er vesentlige, må det gjøres en avsetning for inntektene. En praktisk løsning kan være å ha dialog med de ansvarlige for leveransene som genererer transaksjonsbaserte inntekter. Det vil være aktuelt å kartlegge om kriteriene for opptjening er oppfylt selv om virksomheten ikke har utsendt faktura.

Periodisering av mottatte forskuddsbetalinger

Når virksomheten mottar betaling for en leveranse, må det gjøres en vurdering av om kriteriene for opptjening er oppfylt. Hvis inntekten ikke er opptjent må virksomheten klassifisere innbetalingen som kortsiktig gjeld. Ved periodeslutt bør virksomheten gjennomgå samtlige forskuddsbetalinger for å se om grunnlag for opptjening er oppfylt for hele eller deler av beløpet. Dette må gjøres i samråd med den delen av virksomheten som er ansvarlig for leveransen. Det må gjøres en vurdering om mottatt betaling kommer før leveransen er gjennomført og om tidligere klassifiserte forskuddsbetalinger kan inntektsføres.

Mottatte forskuddsbetalinger som gjelder prosjekter eller andre tidsbegrensende oppgaver skal også rapporteres som del av mellomværendet med statskassen i S-rapporten. Virksomheten må dermed vurdere om størrelsen på disse mottatte forskuddsbetalingene er ulik i virksomhetsregnskapet og i rapporteringen til statsregnskapet.

I praksis kan dette løses ved å først inntektsføre en del av forskuddsbetalingen tilsvarende de utgifter som gjelder prosjektet eller den tidsbegrensede oppgaven i perioden. Deretter gjøres en postering i virksomhetsregnskapet tilsvarende forskjellen i periodens kostnader og periodens rapporterte utgifter. For eksempel kan virksomheten ha en større inntektsføring i virksomhetsregnskapet dersom det er kostnadsført fakturaer på prosjektet, men som ikke er utbetalt i perioden.

Eksempel – mottatt forskuddsbetaling

Nedenfor viser vi et bokføringseksempel for hvordan en virksomhet som rapporterer S-rapport kan bokføre mottatt forskuddsbetaling knyttet til prosjekter og andre tidsbegrensede oppgaver. I eksempelet nedenfor har virksomheten mottatt forskudd på 100 kroner til et prosjekt. På tidspunktet for avleggelse av regnskapet er 50 kroner utgiftsført og betalt i prosjektet og det er foretatt en avsetning for påløpte kostnader på 5 kroner.

For virksomheter som fører periodisert regnskap etter SRS skal inntekt fra tilskudd og overføringer resultatføres i takt med at aktivitetene som finansieres av disse inntektene utføres, det vil si i samme periode som kostnadene påløper jf. SRS 10 og motsatt sammenstilling. Det kan være hensiktsmessig først å foreta inntektsføringen av prosjektmidler basert på utgiftene (utbetalingene) i prosjektet og deretter periodisere inntektene basert på kostnadene etter SRS. Grunnlaget for periodiseringen i postering 6 er differansen mellom kostnadene på 55 kroner og utgiftene på 50 kroner.

Etter posteringene ovenfor viser de aktuelle kontoene følgende beløp:

Som vi ser av tabellen vil periodisering av driftskostnadene medføre en forskjell på konto 290 mellom tilgjengelige ressurser etter SRS og tilgjengelige midler etter kontantprinsippet.

Lønn

Lønnskostnader er for mange statlige virksomheter den største utgiften i regnskapet. Kostnader i forbindelse med variabel lønn skal kostnadsføres når den oppstår, i praksis vil dette for eksempel være når den ansatte har krav på avspasering eller ekstra utbetaling. Løpende ajourhold av timeføring er essensielt siden dette danner grunnlaget for lønnsavsetninger.

For virksomheter som er lønns- og regnskapskunder av DFØ tilbyr DFØ automatiserte løsninger for tidsavsetninger for:

• Avsetning for tidssaldoer
• Avsetning for timer til utbetaling
• Avsetning for opptjent, ikke avviklet ferie

Virksomheter som har tatt i bruk en eller flere av disse løsningene vil automatisk få avsetningene bokført i regnskapet. De kan dermed fokusere på å følge med på utviklingen av avsetningene over tid.

Virksomheter som ikke har automatiserte løsninger for avsetning av tid kan bruke aktivitetene som er beskrevet under for å gjennomføre avsetninger som gir et dekkende bilde av periodens lønnskostnader.

Avsetning for tidssaldoer

De fleste statlige virksomheter har en ordning for fleksitid, avspasering eller lignende. Selv om denne tiden ikke blir utbetalt representerer den en kostnad for virksomheten i den perioden de ansatte opparbeider seg fleksitid, og lavere kostnad i den perioden de ansatte avspaserer (uavhengig av lønnsutbetalingen). I forbindelse med periodeavslutning bør det gjøres en avsetning hvis denne kostnaden anses å være vesentlig. Hvis virksomheten ikke har en teknisk løsning for å beregne kostnadene kan det benyttes en gjennomsnittssats. For å lese mer om gjennomsnittsats se beregning av manuelle lønnsavsetninger i Behandling av ytelser til ansatte (SRS 25). En praktisk tilnærming vil være å hente ut en rapport fra tidsregistreringssystemet som viser alle timene de ansatte har til avspasering og deretter multiplisere antall timer med en gjennomsnittssats. Gjennomsnittssatsen bør oppdateres årlig.

Avsetning for timer til utbetaling

I mange statlige virksomheter blir reisetid, overtid og andre former for variabel lønn utbetalt en til to måneder etter opptjening. For at regnskapet skal gjenspeile aktivitetene til virksomheten bør det gjøres en avsetning om denne kostnaden er vesentlig. Dette vil sikre at regnskapet gjenspeiler aktiviteten i perioden. En løsning kan være at virksomheten henter ut rapporter fra tidsregistreringssystemet som viser reisetid, overtid og andre former for variabel lønn. Antall timer kan multipliseres med en gjennomsnittssats. Om virksomheten har prosjektregnskap eller andre systemer som kan henføre kostnaden direkte kan dette være en bedre kilde for avsetningsbeløpet. For å lese mer om avsetning for timer til utbetaling se omtale i Behandling av ytelser til ansatte (SRS 25).

Avsetning for påløpte lønnsrefusjoner

NAV utbetaler refusjoner av lønnskostnader etterskuddsvis. Dette medfører at lønnskostnadene først blir redusert i den perioden virksomheten mottar refusjonene fra NAV, og ikke i den perioden kravet på refusjonen oppstår. Ved å gjøre en avsetning for refusjonene motvirker virksomheten denne forskyvningen, og dette bør gjøres dersom andelen refusjoner vurderes som vesentlig. For å lese mer om dette se lønnsrefusjoner.

DFØ tilbyr for sine kunder en automatisert løsning for avsetning av NAV-refusjoner. For mer informasjon om denne løsningen se omtale i Behandling av ytelser til ansatte (SRS 25).

Avsetning for andre påløpte lønnskostnader

Det bør gjøres avsetninger for andre kostnader hvor det er vesentlige avvik mellom opptjening for ansatte og utbetaling. Det kan eksempelvis være i forbindelse med lønnsoppgjør.

Anleggsmidler

Anleggsmidlene til virksomheten vil ofte utgjøre en betydelig del av eiendelene i balansen. Det er derfor viktig med korrekt håndtering av disse. Under er det eksempler på aktiviteter virksomheten bør vurdere ved periodeavslutning.

Balanseføring av nye anleggsmidler

Det er viktig at samtlige nye anleggsmidler blir balanseført. Ved periodeslutt må virksomheten påse at samtlige anleggsmidler er balanseført og har avskrivninger som reflekterer utnyttbar levetid. Om virksomheten anskaffer mange anleggsmidler i løpet av en periode kan det være hensiktsmessig å balanseføre disse løpende.

Salg eller utrangering av anleggsmidler

Dersom det er gjennomført salg av anleggsmidler i perioden må virksomheten foreta en gevinst- og tapsberegning. Det er i tillegg viktig at virksomheten utrangerer anleggsmidler som ikke lenger er i bruk, og at solgte og utrangerte anleggsmidler avsluttes i anleggsregisteret. Om dette ikke er gjort kan enkelte styringsrapporter fra anleggsregisteret gi misvisende informasjon.

Reklassifisering og endring av konteringsverdier

Ved periodeslutt må virksomheten ta stilling til om enkelte anleggsmidler skal reklassifiseres eller om det skal foretas endringer i dimensjonsverdier. Dette vil eksempelvis være hvis et anleggsmiddel som er under oppføring er ferdigstilt. Endring av dimensjonsverdier vil være aktuelt dersom anleggsmidler endrer koststed ved for eksempel omorganisering.

For virksomheter som får levert regnskapstjenester fra DFØ, og andre virksomheter som benytter Unit4 ERP som regnskapssystem, må endringen av konteringsdimensjoner og anleggsgrupper skje fra den første i måneden.

Avskrivinger

I regnskapet debiteres avskrivningsbeløpet på avskrivningskonto i kontogruppe 60 Av- og nedskrivninger, og krediteres den aktuelle eiendelskontoen eller alternativt egen konto for akkumulerte avskrivninger i tilknytning til den aktuelle eiendelskontoen. Ved periodeslutt er det viktig at virksomheten fører avskrivningene for å få frem riktig resultat fra periodens aktiviteter.

Beholdninger av varer og driftsmateriell

Beholdning av varer er eiendeler som

a) holdes for salg som en del av ordinær virksomhet 
b) er under produksjon med henblikk på salg
c) i form av råvarer eller produksjonsmateriell er til bruk i produksjonsprosessen av varer og tjenester for salg

Beholdning av driftsmateriell er eiendeler som benyttes i eller utgjør en integrert del av virksomhetens offentlige tjenesteyting. Dette omfatter også råvarer og produksjonsmateriell til bruk i produksjonsprosessen ved offentlige tjenesteyting.

Forbruk av beholdninger

Virksomheter som har et system for løpende kostnadsføring av vareforbruk og forbruk av driftsmateriell har i prinsippet oppdaterte beholdninger ved hver periodeavslutning. For virksomheter som ikke har slike systemer kan det benyttes estimater i forbindelse med vareforbruket og forbruket av driftsmateriell. Om perioden inneholder stort forbruk og det er usikkerhet knyttet til estimatene bør virksomheten gjennomføre telling for å kunne fastsette det reelle forbruket. Beholdningstap som ved svinn, ukurans og kassasjon knyttet til varer og driftsmateriell skal kostnadsføres i samme periode som tapet avdekkes.

Inntekt fra bevilgning, tilskudd og overføringer

Inntektsføring av bevilgning, tilskudd og overføringer skal bokføres etter prinsippet om motsatt sammenstilling. Bruttobudsjetterte virksomheter har en forenklet praktisering av prinsippet om motsatt sammenstilling for inntekt fra bevilgning.

Inntektsføring av tilskudd og overføringer

Virksomheten må inntektsføre tilskudd og overføringer for aktiviteter utført i perioden. Inntekt fra tilskudd og overføringer skal resultatføres i takt med at aktivitetene som finansieres av disse inntektene utføres, det vil si i samme periode som kostnadene påløper. Utgifter knyttet til inntekt fra tilskudd og overføringer til virksomheten skal kostnadsføres i samme periode som aktivitetene er gjennomført og ressursene er forbrukt. For å kunne gjøre dette i praksis må virksomheten ha oversikt over kostnadsdriverne av samtlige aktiviteter som er finansiert ved tilskudd eller overføringer, og hvor mye som er pådratt i inneværende periode.

Inntektsføring av bevilgning

Bruttobudsjetterte virksomheter har en forenklet praktisering av prinsippet om motsatt sammenstilling ved at inntekt fra bevilgninger beregnes som differansen mellom periodens kostnader og opptjente transaksjonsbaserte inntekter og eventuelle inntekter fra tilskudd og overføringer til virksomheten.

En regnskapsmessig løsning er å summere alle kontene i intervallet 300 til 819 og inntektsføre tilsvarende beløp på konto 390 Inntekt fra bevilgninger med motpost 1991 Inntektsført bevilgning.

Det vil si at inntekt fra bevilgning nå inntektsføres slik at resultatet blir null. Dersom virksomheten har 10 millioner kroner i kostnader i en periode og 1 million kroner i salgsinntekter, så vil inntekt fra bevilgning i perioden bli 9 millioner kroner.

Inntektsføringen av bevilgning bør være den siste føringen i perioden.

For å lese mer om inntektsføring av bevilgning se praktiske konteringseksempler for SRS 10 Inntekt fra bevilgninger, tilskudd og overføringer til virksomheten, samt overføringer til og fra staten.

Kontroll og avstemming

Under er det eksempler på kontroller og avstemminger som kan være aktuelle ved periode-, delårs- eller årsavslutning. Virksomheten må vurdere ut fra sin egenart hvilke som er aktuelle. Kontrollene og avstemmingene er ikke uttømmende og kan supplere virksomhetens eksisterende rutiner rundt periode-, delårs- og årsavslutning.

Kontroll av balanseføring av anleggsmidlene

Ved periodeslutt bør virksomheten påse at samtlige anleggsmidler er balanseført. Siden avskrivning og inntektsføring av bevilgningene henger sammen med tidspunktet for balanseføring er det viktig at virksomheten gjør dette i korrekt periode.

Inngående fakturaer med eiendeler som skal balanseføres konteres mot den aktuelle eiendelskontoen ved attestasjon i virksomhetens innkjøps- og fakturasystem. Ved periodens slutt må virksomheten gjennomføre en kontroll for å se at alle eiendeler som skal balanseføres er balanseført som anleggsmiddel i anleggsregisteret. I tillegg må virksomheten sjekke at hjelpekontoer til bruk i anleggsverdiregnskapet har en saldo lik null.

Avstemming av kontospesifikasjon mot anleggsregisteret

Siden anleggsregisteret benyttes til styring av anleggsmidler er det viktig at regnskapet reflekterer disse verdiene. For å kontrollere dette kan virksomheten avstemme verdiene i anleggsregisteret mot kontospesifikasjonen. Eventuelle avvik kan indikere at det er gjort direkteføringer på eiendelskonto i kontospesifikasjonen.

Kontroll av påløpte lønnskostnader, feriepenger og arbeidsgiveravgift

Når virksomheten har gjort avsetning for påløpte lønnskostnader på konto 291 Gjeld til ansatte, konto 294 Feriepenger og konto 278 Påløpt arbeidsgiveravgift, er det viktig at virksomheten kontrollerer disse ved periodeslutt.

Ved automatiserte avsetninger kan saldoen på de aktuelle avsetningskontoene avstemmes mot rapporter fra lønnssystemet.

Avsetning for inntekter og kostnader

Ved periodeslutt bør virksomheten gjennomgå avsetninger som er gjort i forbindelse med inntekter og kostnader. For å sikre et korrekt regnskap må virksomheten reversere tidligere avsetninger når grunnlaget for avsetninger ikke lenger er til stede.

For å kontrollere dette anbefales det at virksomheten ved hver periodeslutt gjennomgår saldo på periodiseringskontoene. Eksempelvis kontoer for forskuddsbetalte leiekostnader, påløpte kostnader, mottatte forskuddsbetalinger og opptjente, ikke fakturerte inntekter.

Avstemming av inntektsført bevilgning

Denne avstemmingen sikrer at totale inntekter og totale utgifter er i balanse. Avstemmingen bør gjennomføres månedlig.

Kontroller at totale posteringer på kontoklasse 3 Salgs- og driftsinntekt samsvarer med tilsvarende utgifter i kontoklasse 4*–81*. Det bør foretas en kontroll av at konto 1991 Inntektsført bevilgning samsvarer med konto 390 Inntekt fra bevilgninger.