Hvorfor har vi skrevet dette notatet?

I dette veiledningsnotatet gir vi våre anbefalinger om hva statlige virksomheter bør ha med i årsrapporten til departementet. Hensikten er å gjøre det enklere å utforme årsrapporten og velge ut relevant innhold. Notatet vil også være nyttig i departementets arbeid med å utforme krav utover minimumskravene i bestemmelser om økonomistyring i staten (bestemmelsene) 1.6.1.

Bestemmelsene om økonomistyring i staten ble endret 23. september 2019. Denne versjonen av veiledningsnotatet henviser til de nye bestemmelsene der det er aktuelt. Endringene i bestemmelsene omfatter endrede frister for publisering av årsrapport. Dette er innarbeidet i notatet. Videre er nye krav til rapportering om antall ansatte, antall avtalte årsverk og antall utførte årsverk som følger av rundskriv R-115 fastsatt av Finansdepartementet 17. desember 2019 ivaretatt i henholdsvis forslag til nøkkeltall i del II og i del VI, oppstilling av artskontorapporteringen, noten om utbetalinger til lønn.

Årsrapporten er ved siden av tildelingsbrev og instruks for virksomheten (instruks for økonomi og virksomhetsstyring) det viktigste styringsdokumentet i dialogen mellom virksomhet og departement. Veiledningsnotatet følger inndeling, benevnelser og rekkefølge som fastsatt i bestemmelsene 1.6.1. Ellers minner vi om at årsrapporten må sees i sammenheng med øvrige rapportering fra virksomheten til departementet.

Innholdet i årsrapporten og øvrig rapportering må veies ut fra et vesentlighetskriterium. Departementets behov for styringsinformasjon er det sentrale i avveiningene av hvorvidt informasjon er vesentlig eller ikke. Her vil forhold som virksomhetens egenart, samt endringer i risiko og vesentlighet spille inn.

Rapportering av resultater kan omfatte omtale og vurdering av ressursbruk (innsatsfaktorer), gjennomførte aktiviteter, oppdrag, prosjekter og tjenesteproduksjon i året, men bør innrettes mot en omtale og vurdering av oppnådde effekter for brukere og samfunn. Dette er særlig relevant for å belyse hvordan virksomhetens innsats er innrettet mot å oppnå eller bidra til bruker- og samfunnseffekter over tid. Det er derfor relevant å trekke inn tidligere års innsats som ligger til grunn for effekter som er oppnådd i det aktuelle året. I denne sammenheng er analyser, evalueringer og brukerundersøkelser viktig underlag for omtale og vurdering av resultatene på bruker- og samfunnseffektnivå.

Hvilke krav stilles til innhold i årsrapporten?

Finansdepartementet fastsatte i 2013 endrede krav til årsrapport i bestemmelsene punkt 2.3.3. Dette innebærer at alle underliggende virksomheter skal følge en fastsatt inndeling, benevnelse¹ og rekkefølge slik det framgår av bestemmelsene 1.6.1:

I. Leders beretning

II. Introduksjon til virksomheten og hovedtall

III. Årets aktiviteter og resultater

IV. Styring og kontroll i virksomheten

V. Vurdering av framtidsutsikter

VI. Årsregnskap

Bestemmelsene 1.6.1 fastsetter samtidig at departementet skal «stille nærmere krav» til årsrapportens innhold, og at innholdet fastsettes i samråd med virksomheten.

Formålet med endringene i økonomiregelverket som ble fastsatt i 2013 var å

• legge bedre til rette for strategisk styring
• forenkle arbeidet med å utarbeide årsrapporten
• gjøre innholdet lettere tilgjengelig for brukerne
• gi bedre grunnlag for å sammenligne over år og på tvers av statlige virksomheter

Fristen for å oversende årsrapporten til ansvarlig departement er 15. mars, med mindre departementet har satt en tidligere frist. Fristen for å publisere årsrapporten og revisjonsberetningene på departementets og virksomhetens nettsider er 1. mai. Dersom revisjonsberetningen ikke foreligger innen 1. mai, skal årsrapporten publiseres så snart den foreligger. Departementet skal sørge for at Riksrevisjonen får kopi av årsrapporten.

Årsrapporten skal signeres av virksomhetens leder og dateres, jf. bestemmelsene 2.3.3.

Hva er formålet med årsrapporten?

Årsrapporten skal gi det ansvarlige departementet den informasjonen departementet trenger for å ivareta sin rolle som etatsstyrer. Dette betyr relevant og vesentlig informasjon som understøtter god styring og kontroll med underliggende virksomhet.

Kravet om å utarbeide og publisere en særskilt årsrapport med årsregnskap er det eneste konkrete kravet til rapportering som er felles for alle underliggende, statlige virksomheter.² Årsrapporten er derfor et viktig underlag for departementets rapportering til Stortinget. I Prop. 1 S rapporterer statsråden om underliggende virksomheters resultater med vekt på om disse er i samsvar med forutsetningene Stortinget la til grunn for sine bevilgninger. Det er derfor vesentlig at årsrapporten omtaler resultater og vurderer måloppnåelse opp mot de målene for bruker- og samfunnseffekter som ble satt i tidligere Prop. 1 S.

Det er naturlig for virksomhetens årsrapport å ta utgangspunkt i overordnede mål og styringsparametere som ble fastsatt i tildelingsbrevet, og som ble utledet av målene fra tidligere Prop. 1 S. Virksomheten vil i tillegg ta utgangspunkt i sine interne mål og krav som bygger på målene i tildelingsbrevet. Årsrapporten er med andre ord dokumentet der virksomheten drøfter sammenhengene mellom egen ressursbruk og produkt- og tjenesteleveranser for året, opp mot forventede og observerte bruker- og samfunnseffekter og virksomhetens samfunnsoppdrag.

For at departementet skal kunne ivareta sitt overordnede ansvar for virksomhetens resultater, må årsrapporten også inneholde informasjon om evnen til resultatoppnåelse på kort og lang sikt. Årsrapporten må derfor gi en status for virksomhetens rutiner, prosesser og støttesystemer knyttet til sin styring og kontroll, slik som eksempelvis status for arbeidet med informasjonssikkerhet i virksomheten. Årsrapporten må også omtale utfordringer og endringer som har påvirket / påvirker

virksomhetens evne til å oppnå mål på lengre sikt. Årsrapporten skal også inneholde virksomhetens årsregnskap i henhold spesifikke krav fastsatt i økonomiregelverket og rundskriv R-115.

Årsrapporten bør derfor inneholde følgende:

• lederens egne vurderinger av årets resultater i lys av samfunnsoppdraget
• et dekkende bilde av virksomhetens resultater³ for året, som grunnlag for drøfting av resultater, måloppnåelse og ressursbruk i lys av tilstand, utvikling og trender på de områdene som inngår i virksomhetens samfunnsoppdrag
• en tilstandsvurdering av styring og kontroll i virksomheten som grunnlag for drøfting av virksomhetens evne til måloppnåelse
• en vurdering av forhold virksomheten mener vil påvirke evnen til måloppnåelse på sikt
• et årsregnskap med et dekkende bilde av virksomhetens disponible bevilgninger og av regnskapsførte utgifter, inntekter, eiendeler og gjeld

Denne type informasjon gjør årsrapporten mer relevant i styringsdialogen mellom departementet og den underliggende virksomheten. Departementet kan på sin side legge et godt grunnlag for en strategisk dialog ved å omtale forventede brukereffekter på kort og på lang sikt i Prop 1 S og i det årlige tildelingsbrevet. Ikke minst er dette viktig når departementet velger å supplere overordnede mål med å utforme rene oppdrag og/eller aktivitetskrav for underliggende virksomhet. Det er viktig å unngå at oppfølgingen av slike krav bare handler om å kontrollere og kvittere ut punkter på en arbeidsliste. Bakenforliggende vurderinger bør også gis plass. Videre bør kravene begrunnes og forankres i virksomhetens overordnede mål.

I likhet med andre styringsdokumenter må årsrapporten gjenspeile den enkelte virksomhetens egenart. Årsrapporten bør også inneholde informasjon som er sammenlignbar og som kan brukes til å belyse utviklingen innenfor utvalgte områder over tid. Dette gjelder både innenfor ett departements ansvarsområde og på tvers av statsforvaltningen. Det kan for eksempel være utvalgte volumtall, kvalitetsparametere eller indikatorer på tilstand hos brukere, eller nøkkeltall fra regnskapet.

Departement og virksomhet må se kravene til innhold i årsrapporten i sammenheng med krav til løpende rapportering og øvrig styringsinformasjon som utveksles. Tilsvarende må departementets tilbakemeldinger på virksomhetens årsrapport sees i sammenheng med øvrig tilbakemelding. Departementet må innarbeide nye rapporteringskrav i det årlige tildelingsbrevet og faste rapporteringskrav i instruksen for virksomheten.

Dersom departementet ikke fastsetter særskilte rapporteringskrav, har virksomheten større grad av frihet til selv å bestemme innhold og struktur i del I–V av årsrapporten.

Årsrapporten sendes til ansvarlig departement, men den er også en informasjonskilde for andre departementer og virksomheter, Riksrevisjonen, forskere, media og andre interessenter.

Derfor skal årsrapporten inneholde en innledning med innføring i virksomheten og dens egenart. Denne introduksjonen skal inneholde opplysninger om samfunnsoppdrag, mål, organisering med mere, samt sentrale hovedtall.

Vil du lese DFØs eksempel-årsrapport?

DFØ har laget et eksempel på en årsrapport for den fiktive virksomheten «Statens senter for sammenligninger». Årsrapporten er publisert på (lenke kommer)

Fotnoter

¹ _{Virksomheter som skriver årsrapporten på nynorsk kan bruke følgende benevnelser: I. Leiarens fråsegn, II. Introduksjon til verksemd og hovudtal, III. Aktivitetar og resultat i [år X], IV. Styring og kontroll i verksemda, V. Vurdering av framtidsutsikter, VI. Årsrekneskap}

² _{Se bestemmelser om økonomistyring i staten 1.2 Virksomhetsbegrepet i staten.}

³ _{Det bemerkes at resultatbegrepet for statlige virksomheter skiller seg fra resultatbegrepet i privat sektor. I privat sektor brukes begrepet vanligvis om finansielle resultater. For statlige virksomheter er samfunnsoppdraget det sentrale og resultater vurderes derfor i forhold til de mål/krav for bruker- og samfunnseffekter som er fastsatt for virksomheten.}