Opprette en jobbrekvisisjon i DFØ HR

Anbefalt prosess: 

• «Rekrutterende leder» oppretter en ny jobbrekvisisjon.
• «Rekrutteringsrådgiver» kontrollerer, ferdigstiller og godkjenner jobbrekvisisjonen.
• «Innsynsrolle» mottar e-post varsel fra «rekrutteringsrådgiver» når jobbrekvisisjonen godkjennes slik at de kan gi tilbakemeldinger på utlysningstekst før utlysning.
• «Rekrutteringsrådgiver» kontrollerer tilbakemeldinger fra «innsynsrollen» etter satt frist og lyser ut stillingen.

Les mer om de ulike rollene i jobbrekvisisjonen.

Opprette jobbrekvisisjon

Fra en stilling i stillingskartet 

• Fra startsidemeny – velg Stillingskart.  
• Finn stillingen som skal brukes i rekrutteringsprosessen. 
• Klikk på Stillingstittel og få opp bilde med stillingsdetaljer. 
• Klikk på trestreks- ikon og velg Opprett jobbrekvisisjon. 
• Opprett jobbrekvisisjon fra dagens dato. 

Den som opprettet jobbrekvisisjonen, finner denne som gjøremål på startsiden. Jobbrekvisisjonen vil også være tilgjengelig under Rekruttering i startsidemenyen.  

Fra blank mal

Dersom stillingen ikke enda er opprettet kan du også opprette en jobbrekvisisjon med blank mal. 

Åpne startsidemenyen og velg Rekruttering: 

Klikk på + Opprett for å opprette en jobbrekvisisjon med blank mal: 

Fyll inn ønsket utlysningstittel, navn på rekrutterende leder og rekrutteringsrådgiver og klikk på Neste til høyre i bildet: 

Fyll ut og godkjenn jobbrekvisisjonen

• Kontroller og fyll inn informasjon. Felter markert med rød stjerne er obligatoriske.
• Jobbrekvisisjonen er delt i to felter «Rekvisisjonsdetaljer» og «Jobbprofil» 
• Merk at flere felter er synlige og redigerbare for rekvisisjonsrollen «rekrutteringsrådgiver» enn for rollen «rekrutterende leder». 

Start ved å klikke deg inn i jobbprofil

Klikk oppdater og fyll inn stillingsbeskrivelse i feltet under "stillingsbeskrivelse" og "ekstern stillingsbeskrivelse"

Feltet «stillingsbeskrivelse» er obligatorisk det må legges inn tekst for å kunne sende jobbrekvisisjonen videre. Felter er redigerbart, så hvis stillingsbeskrivelsen ikke er klar på dette tidspunktet er det mulig å fullføre den senere.

Ved å klikke «Samme som over» så kommer samme tekst over i feltet ekstern stillingsbeskrivelse.  

Klikk «oppdater» for å åpne feltet som tekstfelt.

I seksjon for jobbprofil kan du legge til kompetanse.

skjermbilde av felt for å legge inn kompetanse

Åpne «kompetanse», velg «Bla gjennom» og velg «legg til».

Når du har fylt ut informasjonen som skal ligge i "jobbprofil" velg "Lagre" nederst på siden.

Hvis du skal ha med deler av stillingsbeskrivelsen som omhandler kvalifikasjon inn i feltet «kvalifikasjonskrav til innstilling» er et tips å markere og ta kopi av dette fra stillingsbeskrivelse for å kunne lime det inn i feltet i detaljene for jobbrekvisisjonen.

Etter at du har lagret klikk inn på «detaljer for jobbrekvisisjon» for videre utfylling av jobbrekvisisjonen.

For å gå tilbake å endre på innholdet i jobbprofilen når du er i feltet detaljer for jobbrekvisisjon klikk på jobbprofil.

NB. Husk å lagre når du beveger deg mellom Jobbprofil og Rekvisisjonsdetaljer

• Fyll inn fyller inn resterende detaljer for jobbrekvisisjonen
• Feltene under "stillingsannonsedetaljer" kommer videre til karrieresiden.
• Legge inn topp- og bunntekst, her er det to alternativer: 
  • Hente opp forhåndsbestemt mal ved å klikke på «Hent topp- og bunntekst mal». 
  • Klikk på Oppdater for å redigere tekst for topptekst, og deretter på Samme som intern topptekst dersom denne skal kopieres over til ekstern topptekst (dette må da gjøres separat for topp- og bunntekst). 
    Klikk på Oppdater for å redigere tekst for topptekst og deretter på Oppdater for å redigere tekst for ekstern topptekst dersom disse ikke skal være identiske.  
• Legg inn kvalifikasjonskrav til innstilling/forslag til ansettelse, teksten som ligger her vil komme med i innstillingsdokumentet.
• Legg til søknadsfrist, dette er et fritekstfelt og vil komme over på ekstern karriereside.

Legg til de personene som skal være involverte i prosessen.  

• Oppdater spørsmål og kompetanser 
• Trenger du mer informasjon om feltene i jobbrekvisisjonen, klikk her. 
• Dersom du ønsker å sende jobbrekvisisjon til godkjenning på et senere tidspunkt klikk Lagre og lukke, oppgaven vil da fremdeles ligge under dine gjøremål. 
• Klikk deretter Send til godkjenning nede til høyre på skjema: 

Legg til en eventuell kommentar til mottakende godkjenner og klikk på Send til godkjenning: 

Rutingskartet viser hvor du er i godkjenningsflyten:  

Etter at jobbrekvisisjonen er fullført, skal utlysningstekst kontrolleres før denne kan lyses ut på intern og ekstern karriereside etc. 

Dersom ekstra ledd blir lagt til i prosessen vil dette vise igjen i jobbrekvisisjonens rutingskart: 

"Ekstra godkjenner" på jobbrekvisisjonen

Ved opprettelse og godkjenning av jobbrekvisisjon er det mulig å legge til et ekstra godkjenningsledd ved behov.

• «Ekstra godkjenner» kan legges til jobbrekvisisjonen på to steder:
  • I Rutingskart: Handlinger – velg verdien Legg til godkjenner.
  • Klikk på Legg til godkjenner nede til høyre i jobbrekvisisjonen.
• Søk etter og velg ønsket godkjenner.
• Når en «ekstra godkjenner» blir lagt til i arbeidsflyten vil «ekstra godkjenner» motta et e-post varsel og få en ny oppgave under Gjøremål.
• Hvis «ekstra godkjenner» blir lagt til ved opprettelse av jobbrekvisisjonen– blir denne plassert mellom steget «Initier jobbrekvisisjon» og «HR gjennomgang» i rutingskartet.

Avvise jobbrekvisisjonen

Klikk på Send til forrige trinn enten nede til høyre i jobbrekvisisjonen eller i Rutingskart under HR gjennomgang - Handlinger:

Legg inn en kommentar til den som jobbrekvisisjonen skal sendes i retur til.
Merk at navn på person er markert:

Avvises jobbrekvisisjonen FØR steget «HR gjennomgang» blir jobbrekvisisjonen sendt tilbake til den som opprettet jobbrekvisisjonen.

Avises jobbrekvisisjonen ETTER steget «HR gjennomgang» blir jobbrekvisisjonen sendt tilbake til den brukeren som har godkjent i steget «HR gjennomgang».

Gjenåpne en lukket jobbrekvisisjon

Jobbrekvisisjonen får status «Lukket» når stillingen(e) er besatt og kandidaten(e) er flyttet inn i status «Klar til å ansette / Onboarding» i kandidathåndteringen. Rekrutteringsprosessen for de(n) aktuelle stillingen(e) er da avsluttet.

Kun rollene «rekrutteringsrådgiver» og «HR-representant» har mulighet til å gjenåpne en lukket jobbrekvisisjon:

Marker aktuell jobbrekvisisjon under Rekvisisjonsstatistikk og velg Vis eller rediger rekvisisjon:

Endre status til Åpen og godkjent i seksjon Rekvisisjonsdetaljer: 

Gå helt nederst på siden og klikk på Åpne Jobbrekvisisjon på nytt nederst til høyre:

Klikk på Lagre endringer nederst i skjema: 

Innsynsrollen

• «Innsynsrollen» skriver sin tilbakemelding i kommentarfelt i jobbrekvisisjonen.
• Det kan være verdt å merke seg at hvis to eller flere er tildelt innsynsrolle og åpner jobbrekvisisjon og legger inn kommentar akkurat på likt, så vil kun den som lagrer først komme med. Dette er et delt felt, så alle med innsynsrolle må skrive i samme felt, slik at alle kommentarene kommer med. Den ene legger inn kommentar, lagrer, så må neste åpne og skrive under i samme felt slik at alles kommentarer kommer med.

Hvordan navigere i jobbrekvisisjon

Rekvisisjonsstatistikk

«Startbildet» som viser i «Rekruttering» gir en oversikt over alle jobbrekvisisjoner.

I jobbrekvisisjon oversikt velg fra rullegardin hvilken type jobbrekvisisjoner som skal vises.
For flere filtreringsalternativer, klikk Filteralternativer.

Visningen kan også endres med tanke på hvilken informasjon du ønsker skal være synlige i visningen: klikk Visningsalternativer.

Ved å klikke Visningsalternativer kan du bestemme hvilken informasjon som skal vises i en egen kolonne i kandidatoversikten.

Rekvisisjonsstatistikk gir et raskt overblikk over rekrutteringssituasjonen og hvor mange kandidater som ligger under hvert element. Ved å klikke på hvert element sendes du til kandidatene som ligger under hvert element.

Hver jobbrekvisisjon får sitt eget unike Rekvisisjons-ID nummer.

For å jobbe med en spesifikk jobbrekvisisjon:

Velg Rekruttering i nedtrekksmenyen «Startside».

Hold pilen over jobbrekvisisjonen du ønsker å arbeide med.

Klikk Handling og velg hvor du vil gå; hvor du vil foreta en handling.

Formatering av tekst i stillingsannonse

Innholdet som legges i feltene Topptekst, Bunntekst, Intern stillingsannonse og Ekstern stillingsannonse vil ha påvirkning på om utlysningsdokumentet genereres.

Hvis det legges inn tekst som er kopiert fra tidligere stillingsannonser hvor det ligger overskrifter eller hyperlenker, vil ikke systemet kunne tolke formatteringen.

DFØ HR rekruttering støtter følgende format:

• Line-breaks
• Hyperlinks
• Strong
• Bold
• Italic
• H1 -> H6 (overskrift typer)
• Unordered-lists (bullet lists)
• Ordered-lists (numbered lists)

Når det er ønskelig å klippe ut tekst fra tidligere dokumenter, eller sider, er det nødvendig å først ta teksten via et program som Notepad, for å sikre at dette ligger som ren tekst for å så lime dette inn i DFØ HR.

Formatering av tekst i stillingsannonse og visning i jobbutlysning

DFØ HR håndterer ikke avstand før eller etter avsnitt, noe som gjerne kan brukes i formatering for å få mer luft mellom linjene. Avstand som ligger i teksten må fjernes og erstattes av linjeskift.

• For å legge avsnitt i teksten når teksten hentes fra word.
• Marker hele teksten og velg Avsnitt
• Sett "avstand" = 0 pkt på før og etter avsnitt
• Linjeavstand kan gjerne settes til 1,5 for et mer luftig uttrykk
• Det kan også settes inn hele linjeskift for å skape avstand mellom overskrift og tekst.
• Vi anbefaler ikke å bruke overskriftsfunksjonen i Word, men kun sette overskrift i bold og om ønskelig større tekst
• Kopier ferdig redigert tekst over til jobbrekvisisjonen i DFØ HR