Reiseassistent er en ny funksjonalitet som ble opprettet på bakgrunn av at ansatte, spesielt ledere, har en travel hverdag og har behov for assistanse til å skrive reiseregning.
Med hyppige forretningsreiser og en full kalender kan det være utfordrende å finne tid til å skrive reiseregninger eller utgiftsrefusjoner.
Derfor har DFØ jobbet med å utarbeide en løsning som tilrettelegger for at reiseassistenten (assistent/sekretær/saksbehandler) tilknyttet leder kan skrive reiseregninger og utgiftsrefusjoner på vegne av andre. Løsningen vil bli tilgjengelig i selvbetjeningsportalen og vi vil også tilrettelegge for denne funksjonaliteten i DFØ-appen.
Et eksempel på hvordan løsningen fungerer i praksis:
- Reiseassistenten skriver reiseregning eller utgiftsrefusjon på vegne av lederen (den reisende) med sin egen bruker i selvbetjeningsportalen.
- Reiseassistenten fyller deretter inn nødvendig informasjon før den sendes til den reisende (leder/ansatt) til godkjenning.
- Den reisende mottar reiseregningen eller utgiftsrefusjonen til
signering i sin innkurv. Den reisende ser over for å sikre at all
informasjon er korrekt.
- Dersom informasjonen ikke er korrekt eller har mangler kan denne redigeres direkte av den reisende selv, eller sendes tilbake til reiseassistenten.
- Dersom informasjonen er i orden, sender den reisende reiseregningen eller utgiftsrefusjonen til godkjenning.
- Reiseregningen eller utgiftsrefusjonen legges deretter i normal flyt.
Hvem kan ikke være reiseassistent?
Reiseassistent-rollen kan ikke tildeles fagbruker, godkjenner 1 eller godkjenner 2.
Ulike måter å sette opp løsningen på:
- Medarbeidergruppe
- Organisasjonsenhet + relasjoner (eksempelvis alle ledere i en bestemt organisasjonsenhet)
- Stillingsgruppe i en organisasjonsenhet
Løsningen skulle rulles ut i medio september, men på grunn av endringer i prosjektet vil den rulles ut i medio oktober.