Reiseregninger for reiser gjennomført før 1. april, men som utbetales først etter 1. april, vil bli beregnet med 6 prosent mva. Eventuelle korrigeringer må foretas i UBW etter bokføring av reiseregningen.
Vi viser til kundenotat Reduksjon i lav merverdiavgiftssats av 2.4.2020 om at lav mva-sats endres fra 12 til 6 prosent for perioden 1. april til 31.oktober. I kundenotatet sa vi at vi skulle komme tilbake med mer informasjon om praktiske konsekvenser for regnskapet.
Det foretas ingen beregning av merverdiavgift i lønnssystemet SAP – dette skjer først når lønnsfilen fra SAP bokføres i regnskapssystemet UBW på bakgrunn av avgiftskoder. Bilagsdato i UBW vil være lik konteringsdatoen til reisekjøringen i SAP, og ikke lik datoen for reisen. Det betyr at reiser gjennomført før 1. april, men som utbetales først etter 1. april, blir beregnet med 6 prosent mva. til tross for at kvitteringen viser 12 prosent mva.
Verken nettoføringsordningen eller merverdiavgiftsloven krever at man må ta fradrag for all inngående merverdiavgift. Dere bør vurdere om det er behov for å korrigere avgiftsberegningen for de aktuelle reiseregningene, og en eventuell korreksjon må gjøres direkte i regnskapet.
Fullservicekunder registrerer korreksjonene som digitale bilag eller sender bilag til oss for registrering. Delservicekunder registrerer selv korreksjonsbilag i UBW.
Korreksjon av feil avgiftsberegning på reiseregninger
For å finne reiser som er gjennomført før 1. april, men utbetalt først etter 1. april, kan dere benytte rapporten YHR_REISEDATA i SAP. Ved å kjøre rapporten med Konteringsdato etter 1. april og oppsett CUSOPAL08 under Oppsett får man en liste over alle reiser i konteringsperioden med start- og sluttdato for hver enkelt reise. Basert på reisenummeret kan man finne posteringene som må korrigeres i UBW.
For å korrigere avgiftsberegningen må det føres to bilag i regnskapet:
- De bokførte utgiftene føres tilbake i sin helhet i UBW med samme merverdiavgiftskode, bilagsdato og konteringsstreng som ble benyttet ved bokføring av reisekjøringen i UBW. Beløpet som skal føres på omposteringsbilaget må være bruttobeløpet, og med motsatt fortegn. Dette tilbakefører avgiftsberegningen på 6 prosent.
- De aktuelle reisene føres inn igjen med bruttobeløp og samme merverdiavgiftskode (for eksempel 7P eller 1R), men da med en bilagsdato før 1. april. Dette gjør at vi får en ny avgiftsberegning med 12 prosent.
Begge bilagene bokføres i samme regnskapsperiode, men med ulik bilagsdato. Vi anbefaler at motposten for begge bilagene er en interimskonto i balansen som går i null når alle posteringer er gjennomført.
Det er tilstrekkelig å gjennomføre korrigeringen månedlig før rapportering til statsregnskapet, og ikke i etterkant av hver reisekjøring.