Brukerveiledning for leder (godkjenner 2 - GK2)

Å opprette en midlertidig stedfortreder for en annen medarbeider kaller vi en «fungering».

Trykk på «Stedfortredergodtgjørelse».

 

Registrer stedfortreder-godtgjørelse

Du får opp en liste over alle sendte, godkjente og returnerte stedfortredergodtgjørelser.

For å lage en ny stedfortredergodtgjørelse trykker du på «+» tegnet øverst til høyre i skjermbildet.

Trykker du på en av de allerede registrerte stedfortredergodtgjørelsene vil du komme inn i registreringen. Da kan du se flere detaljer eller redigere i registreringen.

 

Periode

Når du registrerer en ny stedfortredergodtgjørelse må du først registrere «Periode».

Etter å ha lagt inn tidsperioden for stedfortredergodtgjørelsen vil du få opp de medarbeiderne som er tilgjengelig på de valgte datoene.

 

Du velger enkelt start- og sluttdatoer fra kalenderen. 

Når du har valgt periode for stedfordredergodtgjørelsen, skal du legge til hvem det skal fungeres for, og hvem som skal fungere i stillingen.

 

Hvem skal fungere for hvem?

Klikk på «Hvem» i den blå menylinjen. 

I det øverste feltet får du velge blant ansatte, eller velge fungering for en «ikke besatt stilling».

 

Ved søk etter ansatte vil du kun få opp de ansatte som du har tilgang til. Her kan du søke både på navn, stilling og avdeling.

Velger du å søke etter ansatt vil du komme inn i et nytt skjermbilde hvor du vil kunne søke etter alle ansatte i hele virksomheten. Vær oppmerksom på at dine søk vil bli logget.

 

Stedfortreder-godtgjørelse for ikke besatt stilling

Hvis du velger «Stilling ikke besatt» må du legge inn informasjon om hvilken stilling og avdeling den ansatte skal fungere i. Denne informasjonen går automatisk videre til godkjenner, slik at godkjenner kan finne korrekt stilling i lønnsystemet.

Bruk denne funksjonen hvis den ansatte for eksempel skal fungere for noen som har fratrådt. Da vil du ikke finne den fratrådte personen i APPen, siden denne personen ikke er aktiv i lønnssystemet.

 

Årsak

Når du har valgt ansatt i punktet over vil appen åpne feltet for årsak for fungeringen. Trykk på feltet og legg inn grunnen til at noen må fungere i stillingen.

Registrerer du stedfortredergodtgjørelse for en ikke besatt stilling vil du ikke få opp årsaksfeltet. Da har lønnssystemet allerede den nødvendige informasjonen for korrekt registrering.

 

Gi nye tilganger

Dersom den ansatte skal ha midlertidig endring i roller og tilganger til DFØs systemer i fungeringsperioden kan du krysse av i feltet "Endre tilganger/roller".

Det vil dukke opp et tekstfelt hvor du kan skrive hvilke endringer i roller/tilganger du ønsker. Dette vil gå videre til fagbruker som ordner tilgangen med DFØ.

 

Lønn

Her kan virksomheten din ha en selvvalgt tekst som forteller om lønnsrutinene deres. Hvis dere ønsker å legge inn tekst her, be lønnsmedarbeideren deres om å sende en brukerstøttesak til DFØ.

I hovedbildet for lønn kan du endre kostnadsfordeling og legge inn kommentar til godkjenner hvis du ønsker det.

For å legge inn type lønn for fungeringen trykker du på «Type avlønning». Her får du opp flere alternativer.

Du får opp fem ulike avlønningsalternativ. 

Ønsker du hjelp til å registrere lønn trykker du på «Jeg ønsker at HR/lønn legger inn lønn». Da sender du skjemaet videre uten å fylle ut lønn. 

Når HR/lønn har lagt inn beløpet vil oppgaven komme tilbake i innkurven din, slik at du kan godkjenne den.

Vær oppmerksom på at det er lønn og eventuelt lønnstrinn per startdato for fungeringen som vises. Ved eventuelle lønnsjusteringer må virksomheten selv ta stilling til om fungeringen skal endres, avhengig av virksomhetens retningslinjer. 

 

I hvert avlønningsalternativ kan du legge inn fungeringsprosent.

Eksempel: 

Hvis du legger inn et månedlig tillegg på kr. 10 000,- med fungeringsprosent 50 %, vil det bare utbetales kr. 5 000,-.

 

Oppgaver i retur

Slette skjema

For å slette et skjema som er returnert, går du inn i innkurven. Trykk på det aktuelle skjemaet. Trykk så på trepunktsmenyen oppe til høyre, og deretter trykk «Slett».

Returnere skjema

Dersom du har foretatt endringer i skjemaet som må godkjennes på ny av godkjenner 1, må du returnere skjemaet. Dette gjør du ved å trykke på pilen oppe til høyre.

Godkjenne skjema

For å godkjenne et skjema som er returnert fra godkjenner 1, trykker du på det aktuelle skjemaet. Sjekk at all informasjon i skjemaet er korrekt og trykk på haken øverst til høyre. Du får da opp spørsmål om å godkjenne skjemaet. Her trykker du OK og skjemaet godkjennes.