Innkurv for godkjenner 1

Innkurv for godkjenner 1 er for deg som har rollen godkjenner 1 reise i lønnssystemet. 

Du vil ikke se denne innkurven dersom du ikke er registrert med denne rollen.

På startsiden i selvbetjeningsportalen finner du innkurvene. 

Det vil være to innkurver, «Min innkurv» (vanlig visning) og «Innkurv for godkjenner 1» (expert mode). Det vil alltid være likt antall oppgaver i innkurvene.

Her finner du oppgaver til behandling som gjelder:

• reiseregning
• utgiftsrefusjon
• e-skjema

For å søke etter en oppgave i innkurven klikker du på «Innkurv for godkjenner 1» som ligger under fanen «Hjem».

Listen med oppgaver er sortert etter opprettelsesdato, de nyeste oppgavene ligger øverst.

Du kan søke på ansatt, type oppgave eller annen tekst i oppgaven i søkefeltet. Klikk på oppgaven du vil kontrollere.

Her er det flere filtreringsmuligheter (markert med rødt på bildet over).

Vis filterlinje

Ved å klikke på «Vis filterlinje» får du tilgang til flere søkealternativer.

Tittel

Klikk på ikonet med de to firkantene som du finner til høyre i feltet «Tittel». 

Her kan du søke etter navn, reisenummer og ansattnummer. Du kan også utelukke verdier. Du kan søke etter flere på samme tid ved å bruke plusstegnet.

Legg inn verdiene du ønsker å søke på/utelukke, klikk deretter på «OK».

Du kan også legge navn, reisenummer eller ansattnummer du ønsker å søke opp direkte inn i boksen og klikke på «Start».

Klikk på «Tilbakestill» (oppe til høyre) for å fjerne valgt filter.

Status

Klikk på pilen du finner til høyre i feltet «Status». 

Huk av for verdiene du ønsker å søke på og klikk på «Start».

Klar: Klar til behandling, ikke plukket.

Under behandling: Blir behandlet.

Reservert: Reiser plukket av deg.

Utført: Reiser behandlet av deg.

Klikk på «Tilbakestill» for å fjerne valgt filter.

Prioritet

Klikk på pilen du finner til høyre i feltet «Prioritet».

Her kan du velge mellom Veldig høy, Høy, Middels og Lav.

Huk av for verdiene du ønsker å søke på og klikk på «Start».

Klikk på «Tilbakestill» for å fjerne valgt filter.

Forfallsdato

Klikk på kalender eller legg inn dato i feltet som heter Forfaller den. 

Her kan du søke opp oppgaver som forfaller til og med en valgt dato.

Legg inn datoen du ønsker å søke på og klikk på «Start».

Klikk på «Tilbakestill» for å fjerne valgt filter.

Opprettet – dato eller datointervall

Klikk på kalenderen i feltet Opprettet innen eller legg inn dato. Her kan du søke opp oppgaver som har arbeidsflyt startet en valgt dato, eller i et valgt intervall.

Legg inn datoen(e) du ønsker å søke på og klikk på «Start».

Klikk på «Tilbakestill» for å fjerne valgt filter.

Opprettet av

I feltet Opprettet av kan du søke etter en oppgave ved å søke på den som har opprettet oppgaven. 

Skriv inn navn eller deler av navnet direkte i boksen «Opprettet av».

Klikk på «Start».

Klikk på «Tilbakestill» for å fjerne valgt filter.

Filtre

Hvis du har flere ting du vil filtrere etter kan det være greit å bruke funksjonen «Filtre». Her får du alle filtreringsalternativene i ett vindu. 

I tillegg til de samme alternativene du fikk ved å velge «Vis filterlinje» er det et alternativ med navn «Oppgavetype».

Legg inn filtrene du vil bruke og klikk på «Start».

Klikk på «Tilbakestill» for å fjerne valgt filter.

Under «Oppgavetype» kan du velge mellom Behandle skjema, Backend Processing og Kontroller reisedata.

Behandle skjema: e-skjema/Godtgjørelser.

Backend Processing: for eksempel feilretterskjema.

Kontroller reisedata: reiseregninger og utgiftsrefusjoner.

Pil opp og ned 

Ved å klikke på pilene 

 kan du sortere innkurven etter flere forskjellige alternativer.

Her kan du sortere innkurven etter flere forskjellige alternativer.

Velg det du ønsker å sortere etter og klikk på «OK».

Du må velge enten Stigende (eldste kommer først) eller Synkende (nyeste kommer først) i tillegg til Tittel, Status, Prioritet, Forfaller den, Opprettet av eller Opprettet den.

Innkurven sorteres etter eldste eller nyeste for eksempel workflow (Opprettet den).

Trepunktsikon

Klikker du på trepunktsikonet:

kan du gruppere innkurven etter flere forskjellige alternativer.

Her kan du gruppere innkurven etter flere forskjellige alternativer.

Velg det du ønsker å gruppere etter og klikk på «OK».

Du må velge enten Stigende (eldste kommer først) eller Synkende (nyeste kommer først) i tillegg til Oppgavetype, Status, Prioritet, Forfaller den, Opprettet av, Opprettet den eller Uten.

Innkurven grupperes i eldste eller nyeste f.eks workflow (Opprettet den).

Tannhjul

Hvis du klikker på tannhjulet

kan du velge hvilke kolonner som skal vise i innkurven.

Velg kolonnene du ønsker å se og klikk på «OK».

Kontrollere kostnadstilordningen og utgifter

For å kontrollere kostnadstilordningen og utgifter for en oppgave, klikk på oppgaven du vil kontrollere.

Når du har valgt oppgaven du ønsker å kontrollere vil det åpne seg et nytt vindu.

Når du er under tegnet for informasjon, vil kostnadsstedet være synlig under «Kostnadstilordning».

Hvis du skal kontrollere resterende kostnadstilordning, klikker du på «Vis mer i PDF», eller «Vedlegg/kontering».

For å kontrollere utgifter klikker du på utgiften du vil kontrollere under «Utgifter».

Vedlegg kan kontrolleres ved å trykke på bindersikonet eller «Vedlegg/kontering».

Godkjenne en oppgave i selvbetjeningsportalen

For å godkjenne en oppgave i selvbetjeningsportalen, klikk på «Min innkurv» som ligger øverst på startsiden i selvbetjeningsportalen.

Klikk på oppgaven du vil godkjenne.

Oppgaveinformasjonen vises.

Kontroller data.

For å godkjenne flere oppgaver samtidig huker du av i boksen på de oppgavene som skal godkjennes.

Ved behandling av reiseregning eller utgiftsrefusjon: Klikk «Reisedataene er konsistente».

I neste bilde kan du legge inn en valgfri kommentar.

Avslutt med å klikke på «Send».

Ved behandling av e-skjema: Eventuell kommentar legges inn i feltet «Merknad».

Avslutt med å klikke på «Godkjenn».

Sende en oppgave i retur for korrigering

For å sende en oppgave i retur, klikk på «Min innkurv» som ligger øverst på startsiden i selvbetjeningsportalen.

Klikk på oppgaven du vil returnere.

Oppgaveinformasjonen vises.

Kontroller data.

For å returnere flere oppgaver samtidig huker du av i boksen på de oppgavene som skal returneres.

Ved behandling av reiseregning eller utgiftsrefusjon: Klikk «Korrigeringsbehov for reisedata».

I neste bilde kan du legge inn en valgfri kommentar.

Avslutt med å klikke på «Send».

Ved behandling av e-skjema: Eventuell kommentar legges inn i feltet «Merknad».

Avslutt med å klikke på «Returner til ansatt».

Returmeldinger og meldinger til godkjenner 2

For å se returmeldinger til ansatt eller meldinger til godkjenner 2 som følger reiseregninger, må du gå inn på reisen i kjernesystemet SAP, PR05 – Reiseregningsbehandling.

Finn den ansatte og korrekt reise. 

Inne på reisen velger du «Workflow» og «Workflowoversikt».

Begreper i selvbetjeningsportalen

Godkjenner 1: Kontrollerer at innholdet i en arbeidsflytoppgave er korrekt, for eksempel i reiseregninger. Skal alltid etterfølges av Godkjenner 2.

Godkjenner 2: Leder med budsjettdisponeringsmyndighet, evt. den som har fått delegert slik myndighet. Foretar formell godkjenning av data før oppdatering i lønnssystemet.

Godkjenner: Benyttes når det kun er én godkjenner av arbeidsflyt, for eksempel reisesøknad.

Feilretter: Mottar arbeidsflytoppgaver hvor postering i lønnssystemet har feilet. Feilretter korrigerer manuelt.

Saksbehandler: Felles betegnelse for de som mottar en oppgave i arbeidsflyt. Begrepet er reservert til generell beskrivelse. Saksbehandler brukes også utenom arbeidsflyt for de som registrerer personaldata for andre enn seg selv.

WF-administrator: Overvåker arbeidsflyt. Analyserer og løser opp arbeidsflyt som har gått i "ERROR" eller der saksbehandler ikke kan utledes.

Initiator: SAPs begrep for den som starter en arbeidsflyt.

Stedfortreder: Mottar og utfører arbeidsflytoppgaver på vegne av en godkjenner.