Månedskontrakt

Trinn 1 – Hvem

Trinn 1 har lik utfylling uavhengig av type kontrakt. Les mer om trinn 1. 

Trinn 2 – Kontrakt

I trinn 2 legger du inn kontraktsinformasjon, organisatorisk tilknytning, lønns- og stillingsinformasjon. I tillegg kan du endre kostnadsfordelingen og legge inn spesielle betingelser.

I feltet «Kontraktstype» er det en nedtrekksmeny med flere valg. Dette feltet styrer hvilken medarbeidergruppe (MG) og medarbeiderundergruppe (MUG) den ansatte får. Se Vedlegg 1 for oversikt over sammenhengen mellom kontraktstype og MG/MUG. Hvis du velger kontraktstype «Undervisning» kommer feltet «Emnekode» fram. Dette er et skrivefelt hvor emnekoden skives inn. Feltet «Arbeidsoppgave» er et fritekstfelt hvor arbeidsoppgavene kan skrives inn. I feltet «Hjemmel for midlertidig tilsetting» registrerer du lovhjemmelen for tilsettingen fra en nedtrekksmeny.

Feltet «Organisasjonsenhet» viser oversikten over alle organisasjonsenheter som du har tilgang til. Feltet styres av autorisasjonen (A290) din.

Når har valgt en organisasjonsenhet vil det komme opp en liste over alle stillinger i den aktuelle organisasjonsenheten som er aktive i kontraktsperioden. I kolonnen «Ansatte» står det hvor mange personer som er tilsatt i stillingen.

Det er også mulig å opprette en ny stilling ved å trykke på knappen «Opprett ny stilling». Da må stillingsbetegnelse, stillingsgruppe, yrkeskode og eventuelt stillingskategori legges inn. Trykk «Lagre» når de obligatoriske feltene er fylt ut.

Feltene «Geografisk arbeidssted», «Stilling» og «Yrkeskode» oppdateres med informasjon fra stillingen og organisasjonsenheten som er valgt. Legg inn utdanningskoden til den ansatte inn feltet «NUS-kode». Koden blir postert i IT0022 Utdanning.

Hvis feltet «Kostnadsfordeling» står på «Standard» er det konteringen fra organisasjonsenheten som blir registrert på den ansatte. Dette kan endres ved å huke av på «Annen». Informasjonen som legges inn i disse feltene blir postert i IT0027 Kostnadsfordeling i SAP.

Trykk på aktuell linje, enten lønn eller reise, for å endre konteringen. I tillegg kan kostnadene fordeles på flere ved å trykke på «+ Fordel på flere». Legg inn ønsket kontering og trykk på knappen «Lagre» nede til høyre. Det er også mulig å slette aktuell linje med kontering ved å trykke på knappen «Fjern fordeling». For å gå tilbake, trykk på pilen oppe i venstre hjørne «<«.

Feltet «Tjeneste- og eventuell tilleggsansiennitet» fylles automatisk inn med den første i startmåneden for kontrakten. Feltet «Stillingsansiennitet akademiker» kommer frem hvis du har valgt en stilling som avlønnes på lønnsramme, og blir automatisk fylt ut med måneden som tilsvarer startdatoen for kontrakt. Disse feltene er redigerbare og påvirker lønnen til den ansatte hvis du har valgt en stilling som avlønnes på ramme.

Feltet «Lønnstabell» vil alltid være fylt ut med 71. Den ansatte kan selv oppgi fagforeningstilhørighet ved signering av kontrakten. Hvis den ansatte oppgir fagforeningstilhørighet til Akademikerne, vil dette bli postert i SAP med lønnstabell 73. Feltet «Ramme/spenn» er automatisk lagt inn på bakgrunn av informasjon til stillingen som er valgt. Dette kan ikke endres.

Siden fagforeningstilhørighet ikke kan registreres ved oppretting av kontrakt, legger du inn informasjon i feltene «Alternativ» og «Lønnstrinn» ut ifra lønnstabell 71. I tillegg må du alltid registrere lønnstrinn i feltet «Lønnstrinn». Dersom den ansatte skal ha kronetillegg registrer du dette i feltet «Kronetillegg». «Total årslønn» viser hva årslønnen og timelønnen til den ansatte blir, inkludert eventuelt kronetillegg. Hvis den ansatte oppgir fagforeningstilhørighet til Akademikerne ved signering av kontrakt, vil total årslønn registreres som individuell årslønn i SAP, med lønnstabell 73.

I feltet «Stillingsprosent» registrerer du stillingsprosenten til den ansatte. Her er det en hjelpetekst for å regne ut stillingsprosenten. Legg inn arbeidsplan i feltet «Arbeidsplan». Arbeidsplanen skal beskrive arbeidsmønsteret til den ansatte. I feltet «Status for tidsadm» velger du om den ansatte skal registrere tiden sin eller ikke.

• Ingen tidsevaluering: Den ansatte registrerer ikke tid.
• Tidsevaluering – faktisk (positiv tidsevaluering): Den ansatte registrerer tid på vanlig måte.
• Kun tidsevaluering for egenmeldingskvote: Den ansatte registrerer ikke tid, men har tilgang til egenmeldingskvote.
• Negativ tidsevaluering (Avvik): Tidsregistreringen ligger automatisk inne med forventet arbeidstid, og det er bare avvikene som registreres.

Det må også tas stilling til hvilket land arbeidet skal utføres i. Hvis du velger «Utland» kommer det opp et nytt felt hvor du må velge land. Hvis du huker av for «Delvis utland» må du også ta stilling til hvilket land arbeidet starter i, enten Norge eller utlandet. Dette påvirker om den ansatte blir tilsatt som utenlandsk arbeidstaker i SAP, eller ikke.

Nederst på siden kan det velges om den ansatte skal være unntatt gruppeliv, unntatt Statens pensjonskasse (SPK) eller unntatt arbeidsgiveravgift (AGA). Dette påvirker registreringen i IT0001, IT0008 og IT0014.

• Hvis det hukes av for «Unntatt gruppeliv» vil gruppelivsforsikringen ikke bli registrert i IT0014.
• Hvis det hukes av for «Unntatt SPK» vil det ikke bli registrert lønnart 7000 i IT0008.
• Hvis det hukes av for «Unntatt AGA» vil det registreres andre lønnarter i IT0008.

Når all informasjon er registrert, trykk på knappen «Trinn 3» nede i venstre hjørne for å komme videre.

Trinn 3 – Vedlegg

I trinn 3 kan du laste opp vedlegg ved å trykke på knappen «Legg til vedlegg». I tillegg er det et fritekstfelt til kontrakten. Det du skriver inn her vil bli med i kontrakten som blir sendt til signering.

Trykk på knappen «Trinn 4» for å komme videre.

Trinn 4 – Merknader

I dette trinnet kan du legge inn beskjed til neste behandler med budsjettdisponeringsmyndighet.

Se sammendrag og send inn

Når du har registrert nødvendig informasjon i kontraktsforslaget, trykk på knappen «Gå til sammendrag» i siste steg. Da kommer en oppsummering av det som er lagt inn. Hvis noe må endres er det mulig å trykke «Rediger» for hvert steg. Hvis du gjør endringer i trinn 1 må den ansatte søkes opp på nytt.

Helt nederst i sammendraget er det en knapp som heter «Vis kontrakt». Her er en kopi av kontrakten som den ansatte skal signere. Det er viktig at du ser igjennom denne.

For å sende kontraktsforslaget, trykk på knappen «Send til godkjenning» nederst til høyre. Det kommer da opp en bekreftelsesboks, hvor du må trykke «Send inn» på nytt. Skjemaet blir da sendt til behandler med budsjettdisponeringsmyndighet.

Det er mulig å lagre utkast og fortsette på skjemaet senere ved å trykke «Lagre». For å avbryte registreringen, trykk på «Avbryt». Du kan også lage en kopi av skjemaet ved å trykke på «Lag kopi». For ikke å miste det som er gjort anbefales det å sende inn kontrakten før det lages kopi.