Oppdragskontrakt

Trinn 1 – Hvem

Trinn 1 har lik utfylling uavhengig av type kontrakt. Les mer om trinn 1.

Trinn 2 – Kontrakt

I trinn 2 legger du inn kontraktsinformasjon og organisatorisk tilknytning. I tillegg kan du endre kostnadsfordelingen.

I feltet «Kontraktstype» er det en nedtrekksmeny med flere valg. Dette feltet styrer hvilken medarbeidergruppe (MG) og medarbeiderundergruppe (MUG) den ansatte får. Se SAP Biblioteket for oversikt over sammenhengen mellom kontraktstype og MG/MUG.

Feltet «Organisasjonsenhet» viser alle organisasjonsenheter som du har tilgang til. Feltet styres av autorisasjonen (A290) din.

Når du velger en organisasjonsenhet vil det komme opp en liste over alle stillinger i den aktuelle organisasjonsenheten som er aktive i kontraktsperioden. I kolonnen «Ansatte» står det hvor mange personer som er tilsatt i stillingen.

Du kan også opprette en ny stilling ved å trykke på knappen «Opprett ny stilling». Da må du legge inn stillingsbetegnelse, stillingskategori og yrkeskode. Trykk «Lagre» når de obligatoriske feltene er utfylt.

Feltene «Geografisk arbeidssted», «Stilling» og «Yrkeskode» oppdateres med informasjon fra stillingen og organisasjonsenheten.

Hvis feltet «Kostnadsfordeling» står på «Standard» er det konteringen fra organisasjonsenheten som blir registrert på den ansatte. Dette kan endres ved å huke av for «Annen». Informasjonen som legges inn i disse feltene blir postert i IT0027 Kostnadsfordeling i SAP. Det er ikke mulig med prosentvis kostnadsfordeling i IT0027 for oppdragskontrakter.

For å endre konteringen trykker du på aktuell linje, enten lønn eller reise. Legg inn ønsket kontering og trykk på knappen «Lagre» nede til høyre. Du kan også slette aktuell linje med kontering ved å trykke på knappen «Fjern fordeling». Da settes konteringen tilbake til standard for den organisasjonsenheten som er valgt. For å gå tilbake, trykk på pilen oppe i venstre hjørne «<«.

Nederst på siden under overskriften «Spesielle betingelser» kan du velge om den ansatte skal være unntatt arbeidsgiveravgift (AGA). Hvis du huker av for dette påvirker det posteringen av lønnarter i SAP.

Når all informasjon er registrert, trykk på knappen «Trinn 3» nede i venstre hjørne for å komme videre.

Trinn 3 – Arbeidsoppgaver

I dette trinnet legger du inn den økonomiske rammen for kontrakten. Det er ingen begrensning på hvor mange arbeidsoppgaver som kan legges inn, men du må registrere minst en. For å opprette, trykk på knappen «+ Legg til arbeidsoppgave».

Feltet «Arbeidsoppgave» er et søkefelt. Trykk på feltet for å få opp en liste over aktuelle arbeidsoppgaver. De valgene som kommer frem i listen avhenger av hvilken kontraktstype som er valgt i «Trinn 2 - Kontrakt». Arbeidsoppgaven du velger styrer hvilke lønnarter som registreres. Hvis det kun finnes én arbeidsoppgave på kontraktstypen er feltet forhåndsutfylt og ikke mulig å endre.

Registrer ett beløp per arbeidsoppgave. Det er summen av alle arbeidsoppgavene som utgjør den økonomiske rammen til kontrakten.

Det er mulig å overstyre kostnadsfordelingen på enkelte arbeidsoppgaver. Dette er bare nødvendig å endre hvis arbeidsoppgaven skal ha en annen kontering enn resten av kontrakten, det vil si avvik fra det som er registrert i «Trinn 2 - Kontrakt». Det er mulig å registrere ulik kostnadsfordeling på alle arbeidsoppgavene, men det er ikke mulig å endre kostnadsstedet. Dette gjøres på samme måte som beskrevet i «Trinn 2 - Kontrakt».

Du må ta stilling til om arbeidsoppgaven skal utbetales med eller uten skatt. Dersom du huker av for «Unntatt skatt» genereres lønnart uten skatt. Funksjonen er tilgjengelig for alle arbeidsoppgaver på oppdragskontrakter unntatt «Medlem av styre, råd og utvalg».

Du må også ta stilling til hvilket land arbeidet skal utføres i. Dette påvirker registreringen i SAP, som igjen påvirker innrapporteringen. Hvis du velger «Utland» kommer det opp en boks hvor land velges.

Når all informasjon er lagt inn, trykk på knappen «OK». Du kan legge inn flere arbeidsoppgaver ved å trykke på «+ Legg til arbeidsoppgave» igjen. Når den økonomiske rammen er lagt inn, trykk på «Trinn 4» for å komme videre.

Trinn 4 – Vedlegg

I trinn 4 kan du laste opp vedlegg ved å trykke på knappen «Legg til vedlegg». I tillegg er det et fritekstfelt til kontrakten. Det du skriver her vil bli med i selve kontrakten som blir sendt til signering.

For å komme videre, trykk på knappen «Trinn 5».

Trinn 5 – Merknader

I dette trinnet kan du legge inn beskjed til neste behandler med budsjettdisponeringsmyndighet.

Se sammendrag og send inn

Når du har registrert nødvendig informasjon i kontraktsforslaget, trykk på knappen «Gå til sammendrag» i siste steg. Da kommer en oppsummering av det som er lagt inn. Hvis noe må endres er det mulig å trykke «Rediger» for hvert steg. Hvis du gjør endringer i trinn 1 må den ansatte søkes opp på nytt.

Helt nederst i sammendraget er det en knapp som heter «Vis kontrakt». Her er en kopi av kontrakten som den ansatte skal signere. Det er viktig at du ser igjennom denne.

For å sende kontraktsforslaget, trykk på knappen «Send til godkjenning» nederst til høyre. Det kommer da opp en bekreftelsesboks, hvor du må trykke «Send inn» på nytt. Skjemaet blir da sendt til behandler med budsjettdisponeringsmyndighet.

Det er mulig å lagre utkast og fortsette på skjemaet senere ved å trykke «Lagre». For å avbryte registreringen, trykk på «Avbryt». Du kan også lage en kopi av skjemaet ved å trykke på «Lag kopi». For ikke å miste det som er gjort anbefales det å sende inn kontrakten før det lages kopi.