Timekontrakt

Trinn 1 – Hvem

Trinn 1 har lik utfylling uavhengig av type kontrakt. Les mer om trinn 1. 

Trinn 2 – Kontrakt

I trinn 2 legger du inn kontraktsinformasjon, organisatorisk tilknytning, lønns- og stillingsinformasjon. I tillegg kan du endre kostnadsfordeling og legge inn spesielle betingelser.

I feltet «Kontraktstype» er det en nedtrekksmeny med flere valg. Dette feltet styrer hvilken medarbeidergruppe (MG) og medarbeiderundergruppe (MUG) den ansatte får. Se SAP Biblioteket for oversikt over sammenhengen mellom kontraktstype og MG/MUG. I feltet «Hjemmel for midlertidig tilsetting» registrerer du lovhjemmelen for tilsettingen fra en nedtrekksmeny.

Feltet «Organisasjonsenhet» viser alle organisasjonsenheter som du har tilgang til. Feltet styres av autorisasjonen (A290) din.

Når du har valgt en organisasjonsenhet vil det komme opp en liste over alle stillinger i den aktuelle organisasjonsenheten som er aktive i kontraktsperioden. I kolonnen «Ansatte» står det hvor mange personer som er tilsatt i stillingen.

Det er også mulig å opprette en ny stilling ved å trykke på knappen «Opprett ny stilling». Da må du legge inn stillingsbetegnelse, stillingskategori, stillingsgruppe og yrkeskode. Trykk «Lagre» for å komme videre.

Feltene «Geografisk arbeidssted», «Stilling» og «Yrkeskode» blir automatisk oppdatert med informasjon fra stillingen og organisasjonsenheten som er valgt.

Hvis feltet «Kostnadsfordeling» står på «Standard» er det konteringen fra organisasjonsenheten som blir registrert på den ansatt. Dette kan endres ved å huke av på «Annen». Informasjonen som legges inn i disse feltene blir postert i IT0027 Kostnadsfordeling i SAP. Det er ikke mulig med prosentvis kostnadsfordeling i IT0027 for timekontrakter.

Trykk på aktuell linje, enten lønn eller reise, for å endre konteringen. Legg inn ønsket kontering og trykk på knappen «Lagre» nede til høyre. Det er også mulig å slette aktuell linje med kontering ved å trykke på knappen «Fjern fordeling». For å gå tilbake, trykk på pilen oppe i venstre hjørne «<«.

Feltet «Tjeneste- og eventuell tilleggsansiennitet» fylles automatisk inn med den første i startmåneden for kontrakten. Feltet «Stillingsansiennitet akademiker» kommer frem hvis du har valgt en stilling som avlønnes på lønnsramme, og blir automatisk fylt ut med måneden som tilsvarer startdatoen for kontrakt. Disse feltene er redigerbare og påvirker lønnen til den ansatte hvis du har valgt en stilling som avlønnes på ramme.

Feltet «Lønnstabell» vil alltid være fylt ut med 71, eller 75 hvis det er valgt kontraktstype «Alderspensjonist på pensjonistvilkår». Den ansatte kan selv oppgi fagforeningstilhørighet ved signering av kontrakten. Hvis den ansatte oppgir fagforeningstilhørighet til Akademikerne, vil dette bli postert i SAP med lønnstabell 73. Feltet «Ramme/spenn» er automatisk lagt inn på bakgrunn av informasjon til stillingen som er valgt. Dette kan ikke endres.

Siden fagforeningstilhørighet ikke kan registreres ved oppretting av kontrakt, legger du inn informasjon i feltene «Alternativ» og «Lønnstrinn» ut ifra lønnstabell 71 hvis dette ikke er en ansatt som avlønnes på pensjonistvilkår. I tillegg må du alltid registrere lønnstrinn i feltet «Lønnstrinn». Dersom den ansatte skal ha kronetillegg registrerer du dette i feltet «Kronetillegg». «Total årslønn» viser hva årslønnen og timelønnen til den ansatte blir, inkludert eventuelt kronetillegg. Hvis den ansatte oppgir fagforeningstilhørighet til Akademikerne ved signering av kontrakt, vil total årslønn registreres som individuell årslønn i SAP, med lønnstabell 73. Hvis den ansatte skal ha pensjonistavlønning registreres disse feltene automatisk med 75 i feltet «Lønnstabell» og 90 i feltet «Ramme/Spenn». Feltet «Alternativ» inneholder PENSJAVT.

Legg inn arbeidsplan i feltet «Arbeidsplan». Arbeidsplanen skal beskrive arbeidsmønsteret til den ansatte. I feltet «Status for tidsadm» velger du om den ansatte skal registrere tiden sin eller ikke.

• Ingen tidsevaluering: Den ansatte kan ikke registrere tid på vanlig måte, men bruker denne løsningen for å få utbetalt timer.
• Tidsevaluering – faktisk (positiv tidsevaluering): Den ansatte registrerer tid på vanlig måte.
• Kun tidsevaluering for egenmeldingskvote: Den ansatte registrerer ikke tid, men får tilgang på egenmeldingskvote.
• Negativ tidsevaluering (Avvik): Tidsregistreringen ligger automatisk inne med forventet arbeidstid, og det er bare avvikene som registreres.

Timelønnede som er tilsatt via denne løsningen skal ha «Ingen tidsevaluering». Grunnen er at de får et eget skjema for registrering av timer, som sendes til godkjenning før utbetaling. Hvis du velger «Positiv tidsregistrering» kan de ansatte registrere tid som vanlig ansatte og potensielt få dobbel utbetaling.

For alle kontraktstyper bortsett fra «Alderspensjonist på pensjonistvilkår» vil det være mulig å ta stilling til om den ansatte skal være unntatt gruppeliv, unntatt Statens pensjonskasse (SPK) eller unntatt arbeidsgiveravgift (AGA). Dette påvirker registreringen i IT0001 Plass i organisasjonen, IT0008 Grunnlønn og IT0014 Faste tillegg/trekk.

• Hvis det hukes av for «Unntatt gruppeliv» vil gruppelivsforsikringen ikke blir registrert i IT0014 Faste tillegg/trekk.
• Hvis det hukes av for «Unntatt SPK» vil det ikke bli registrert lønnart 7000 i IT0008 Grunnlønn.
• Hvis det hukes av for «Unntatt AGA» vil det registreres andre lønnarter i IT2010 Godtgjørelsesposter.

Når all informasjon er registrert, trykk på knappen «Trinn 3» nede i venstre hjørne for å komme videre.

Trinn 3 – Arbeidsoppgaver

I dette trinnet legger du inn den økonomiske rammen for kontrakten. Det er ingen begrensning på hvor mange arbeidsoppgaver som kan legges inn, men du må registrere minst en. For å opprette, trykk på knappen «+ Legg til arbeidsoppgave».

Feltet «Arbeidsoppgave» er et søkefelt. Trykk på feltet for å få opp en liste over aktuelle arbeidsoppgaver. De valgene som kommer frem i listen avhenger av hvilken kontraktstype som er valgt i «Trinn 2 - Kontrakt». Dette feltet bestemmer hvilke lønnarter som registreres på den ansatte.

I feltet «Antall timer» legger du inn hvor mange timer denne arbeidsoppgaven har. Timesatsen blir hentet fra Trinn 2. Det registreres antall timer per arbeidsoppgave. Det er summen av alle arbeidsoppgavene som utgjør den økonomiske rammen til kontrakten.

Hvis du velger arbeidsoppgave «Undervisning» kommer det frem to ekstra felt; «Emnekode» og «Vekting». Feltet «Emnekode» er et skrivefelt der du legge inn emnekoden. I feltet «Vekting» legger du inn hvor mye timene vektes. Det er ikke mulig å ha forskjellig vekting på forskjellige arbeidsoppgaver. Når du har valgt vekting på den første arbeidsoppgaven, følger dette resten av arbeidsoppgavene i kontrakten.

Det er mulig å overstyre kostnadsfordelingen på enkelte arbeidsoppgaver. Det er bare nødvendig å endre hvis arbeidsoppgaven skal ha en annen kontering enn resten av kontrakten. Det er mulig å registrere ulik kostnadsfordeling på alle arbeidsoppgavene, men det er ikke mulig å endre kostnadsstedet. Dette gjøres på samme måte som beskrevet i «Trinn 2 - Kontrakt».

Det må også tas stilling til hvilket land arbeidet skal utføres i. Dette påvirker registreringen i SAP, som igjen påvirker innrapporteringen. Hvis du velger «Utland» kommer det opp en boks hvor du velger land. For at personen skal bli registrert som utenlandsk arbeidstaker i SAP må alle arbeidsoppgavene i kontrakten registreres med arbeidsland «Utland». Hvis en arbeidsoppgave har arbeidsland «Norge» blir personen registrert som norsk arbeidstaker i SAP.

Når all informasjon er lagt inn, trykk på knappen «OK». Du kan legge inn flere arbeidsoppgaver ved å trykke på «+ Legg til arbeidsoppgave» igjen. Når den økonomiske rammen er lagt inn, trykk på «Trinn 4» for å komme videre.

Trinn 4 – Vedlegg

I trinn 4 kan du laste opp vedlegg ved å trykke på knappen «Legg til vedlegg». I tillegg er det et fritekstfelt til kontrakten. Det du skriver her vil bli med i selve kontrakten som blir sendt til signering.

Trykk på knappen «Trinn 5» for å gå videre.

Trinn 5 – Merknader

I dette trinnet kan du legge inn beskjed til neste behandler med budsjettdisponeringsmyndighet.

Se sammendrag og send inn

Når du har registrert nødvendig informasjon i kontraktsforslaget, trykk på knappen «Gå til sammendrag» i siste steg. Da kommer en oppsummering av det som er lagt inn. Hvis noe må endres er det mulig å trykke «Rediger» for hvert steg. Hvis du gjør endringer i trinn 1 må den ansatte søkes opp på nytt.

Helt nederst i sammendraget er det en knapp som heter «Vis kontrakt». Her er en kopi av kontrakten som den ansatte skal signere. Det er viktig at du ser igjennom denne.

For å sende kontraktsforslaget, trykk på knappen «Send til godkjenning» nederst til høyre. Det kommer da opp en bekreftelsesboks, hvor du må trykke «Send inn» på nytt. Skjemaet blir da sendt til behandler med budsjettdisponeringsmyndighet.

Det er mulig å lagre utkast og fortsette på skjemaet senere ved å trykke «Lagre». For å avbryte registreringen, trykk på «Avbryt». Du kan også lage en kopi av skjemaet ved å trykke på «Lag kopi». For ikke å miste det som er gjort anbefales det å sende inn kontrakten før det lages kopi.