Arbeidsdeling Contempus fakturabehandling

Videresende fakturaer som ligger på forkontroll

Logg inn i Contempus.Invoice som regnskapsbruker. I forkontroll under Hurtigsøk (arbeidslisten for forkontroll av fakturaer) ligger alle skannede fakturaer til behandling.

Gå gjennom hver enkelt faktura på i arbeidslisten og gjør følgende:

Sjekk om all den tolkede informasjonen er riktig i forhold til fakturaen og eventuelt legg inn manglende informasjon.

Hvis leverandøren ikke finnes, opprett leverandøren i Unit4 ERP. Dagen etter vil den være tilgjengelig i Contempus.Invoice. Gå inn på leverandør og sett inn riktig leverandør.

Videresend fakturaen til riktig attestant (se referanse på faktura).

Purringer / inkassovarsel:

Forkontrollskriterier

Det er mulig å parametersette kriterier for hvilke fakturaer som skal stoppe i forkontroll. Fakturaer kan stoppe i forkontrollen etter følgende kriterier:

Stopp alle
Brukerkommentar
Overskredet beløp
Valutakode
Leverandør
Godkjenner loginnavn
Attestant loginnavn
Spesifiserte kategorier
Faktura med mva
Prosentdel av alle
Spesifisert konto
Dimensjonsliste D1 (Koststed)
Dimensjonsliste D2 (Aktivitet)
Dimensjonsliste D3 (Ansattnummer)
Dimensjonsliste D4 (Kappost)
Dimensjonsliste D5 (Sak)
Dimensjonsliste D6
Dimensjonsliste D7
Dimensjonsliste D8 (AV (mvakode))
Dimensjonsliste D9
Mvaprosent av beløp
Forfallsdato passert (dd.mm.yyyy)

Virksomheter som har delserviceavtale er ansvarlig for daglig å behandle fakturaer som har havnet i Arbeidssteget ”Avvikshåndtering”. Etter at man har foretatt eventuelle korrigeringer sendes fakturaen enten manuelt videre til ønsket mottaker eller til godkjenner (automatisk flyt i henhold til oppsett av fullmaktsarket).

Følgende årsaker finnes for at fakturaen havner på avvikshåndtering:

Attestant/godkjenner har returnert fakturaen til Regnskap. Brukeren må legge inn en kommentar som forteller hvorfor fakturaen er sendt tilbake.

Systemet har ikke kunnet avgjøre hvem neste mottaker skal være (f.eks. ved eskalering til overordnet, der ingen overordnet er oppgitt for aktuell bruker).

Fakturaen har nådd forfallsdato og fortsatt ikke godkjent.

Regnskap kan også kalle tilbake fakturaer fra Godkjenning. Fakturaen vil da komme til Avvikshåndtering med alle linjene samlet.

Faktura er prøvd godkjent av bruker uten fullmakt

Parametersette etterkontrollskriteriene:

Systembruker er ansvarlig for å definere etterkontrollskriterier etter ønske fra virksomheten.

I utgangspunktet forsøker systemet å sende ferdig attesterte og godkjente fakturaer direkte til bokføring. Kun de fakturaer som av en eller annen grunn mangler verdi i påkrevde felter, f.eks. utenlandske fakturaer som mangler verdi i feltet Val.dok, og fakturaer av typen "Direkte bokføring" kommer til Etterkontroll. "Direkte bokføring" kan ikke ferdigbehandles av samme person som behandlet den i Forkontroll.

Når en faktura kommer til Arbeidssteget Etterkontroll, er alle konteringsradene godkjent og fakturaen samlet til en oppgave.

Systemet må konfigureres til å bruke følgende kriterier for å avgjøre om en faktura skal stoppe i Etterkontroll eller om den skal gå videre til neste steg:

Fakturaer skal stoppe i etterkontrollen etter kriterier i arkfanen «Innstillinger».
Fakturaer stopper også i etterkontroll når Regnskap har merket den med "Til etterkontroll".

Sjekking av fakturaer som ligger til etterkontroll (sende fakturaer videre fra etterkontroll):

Sjekk at alle dataene er korrekte. Når konteringene samsvarer med regler og ønsker, klikk på Lagre/Send for å sende videre til bokføring (handling er allerede satt til "Bokfør"). Det er bare mulig å sende videre en faktura fra Etterkontroll dersom alle radene er godkjent.

Utenlandske fakturaer må påføres verdi i feltet ”Val.dok”. Fakturaer av type "Direkte bokføring" kan ikke sendes videre av samme bruker i Regnskap som attesterte den i Forkontroll.

Dersom felter som fører til at ny attestasjon er påkrevet, vil programmet kreve at fakturaen sendes til ny behandling. Endre handling til "Tilbake" for de radene som trenger ny behandling (alternativt klikk på Til ny behandling for å endre handling for alle linjene), velg mottaker og klikk på Til ny behandling fra avansert meny.

Det er mulig å slette fakturaen hvis den er feil. Velg en verdi for makuleringskode og klikk på Slett faktura.

Skjema for refusjon av utlegg skal sammen med vedlegg sendes til:

Virksomhetens navn
Fakturamottak DFØ
Postboks 4746
7468 Trondheim

1. Hent aktuell faktura fra fakturaliste i Contempus.Invoice

2. Påfør makuleringskode (Mak kode)
a. Behandlet i økonomisystem
b. Dublett/kopi
c. Inneholder flere fakturaer
d. Returnert leverandør
e. Slettet pga systemfeil i bilag
f. Sletting av ompostering
g. Tilhører annet selskap

3. Ved bruk av makuleringskode a-f skal ”Slett ” kommando brukes (nederst i skjermbilde Husk Avanserte menyer).

Faktura vil da ble arkivert under avsluttede saker i Contempus.Invoice.

4. Ved bruk av makuleringskode G (Tilhører annet selskap) skal ”Slett/Ny” kommando brukes.
Velg selskap: X2 – Slettefirma.

Overføre slettet faktura til korrekt selskap:
DFØ identifiserer korrekt selskap og gjentar pkt. 3 ovenfor og overfører faktura til korrekt selskap.

Forfallsdato settes av fakturasystemet lik den dato som står på faktura. Det framgår av bestemmelsene at alle utbetalinger skal utbetales til rett tid, og at kredittid skal utnyttes.

Be leverandør om særskilt forfallsdato ved behov, for eksempel for å få utgift bokført i riktig budsjettår. Dette må skje før faktura utstedes.

Statsbudsjettets hovedprinsipper

Bevilgningsreglementet

Ved behov for annen forfallsdato må kunden kontakte sin leverandør for å få utstedt kreditnota og ny faktura.

Plasser ansvaret for å utfylle bruker og fullmakter i Contempus.Invoice

Ved endring av fullmaktsstruktur og brukere:

Fyll inn regnearket for brukere og fullmakter. For hjelp til utfylling, se veiledning nedenfor.

Person med budsjettdisponeringsmynidghet. Denne personen vil kunne godkjenne faktura dersom hun har fullmakt til dette i henhold til fullmaktssturkturen.

Faktura kan ankomme denne personen på tre måter:

1. Personen er den første i fullmaktsrekkefølgen som har tilstrekkelig (høyt nok beløp) med fullmakt til å godkjenne faktura på den kontering som Attestant har benyttet.

2. En annen mulighet er at Attestant har valgt godkjenner direkte. Personen kan da godkjenne faktura dersom hun har fullmakt til dette i henhold til fullmaktsstrukturen.

3. En faktura kan også komme til godkjenner dersom det er satt et 1-tall bak brukeren under kolonne R (gå alltid innom denne brukeren - uansett beløp).

Brukerens LoginID til Contempus.Invoice.

NB! Opprettelse av LoginID må gjøres i henhold til etablert struktur. Alle virksomheter får en 4-siffret kode som identifiserer virksomheten. Deretter følger initialene (2-6 bokstaver) på brukeren.

Brukergrupper:

Regnskap (R) - Brukere i denne gruppen utfører operasjoner knyttet til fakturaer i forkontroll, avvikshåndtering og etterkontroll. Medlemmer i denne gruppen har tilgang til å overstyre handlinger utført av godkjennere og ta kontrollen over fakturaer.

Godkjenner (G) - Brukere i denne gruppen vil utelukkende ha tilgang til å godkjenne/attestere fakturaer som er sendt til dem for behandling.

Controller (C) - Kun leserettigheter. Tilgang til å søke etter åpne og avsluttede fakturaer, tilgang til Oversikt og Rapporter. For å få tilgang til linker i Oversikt må brukeren ha tilgang til tilleggsbrukergruppen Master (M)

Kundeadministrator (KunAdm): Begrenset brukertilgang som blant annet gir brukeren rettighet til å administrere passord og lese inn fullmaktsfiler. Tilgang til administratorrollen gis kun manuelt av DFØ, og ikke via regnearket (Jf. Rutine B03).

Tilleggsbrukergrupper:

Master (M) - Gir brukeren tilgang til å se fakturaer i andre arbeidslister enn sin egen ved å bruke søkefunksjonen. Dette gjelder likevel ikke fakturaer merket som konfidensielle.

Konfidensiell (K) - Gir brukeren tilgang til å se fakturaer som er merket som konfidensielle selv om disse ikke ligger hos brukeren i øyeblikket.

E-postadresse

Dere kan opprette opp til tre dimensjoner i regnearket.

Hvilke dimensjoner som benyttes er valgfritt. Kombineres flere dimensjoner får dere en mer komplisert fullmaktsstruktur og vanskeligere vedlikehold.

D0 = Konto

D1 = Dimensjon 1 i Unit4 ERP
D2 = Dimensjon 2 i Unit4 ERP
Osv…

Dimensjonsnavn

Fra Til

Bruker 3

NT Login Beløp

Bruker 3 – Er alltid kostnadseier (først i fullmaktsrekkefølgen). Det innebærer at faktura går til godkjenning til denne personen først, dersom vedkommende har tilstrekkelig fullmakt på kostnadsstedet. Fullmaktsrekkefølgen kan omgås dersom man aktivt velger mottaker når man attesterer eller at man setter 1 (gå alltid innom) etter for eksempel bruker 4.

NTLogin – angi LoginID her (dvs. Brukernavn).

Beløp – Her må det angis hvilken beløpsgrense som gjelder for brukeren (angitt LoginID). U = ubegrenset beløp.

R – Alternativene er 0, 1 og F.

0 – Gå ikke innom denne bruker dersom fakturabeløpet er for  stort i forhold til beløpsgrensen til brukeren (default).

1 – Gå alltid innom brukeren selv om maks beløpsgrense er oversteget.

F – Utenfor orden – Denne bruker kan godkjenne, men vil kun motta fakturaer hvor attestant aktivt har satt inn mottaker.

Bruker 4-20 R

NT Login Beløp

Bruker 4 – Er neste i fullmaktsrekkefølgen for gjeldende kontering.

For forklaring av kolonner, se feltforklaring over.

Bruker 5 – 20 er de neste i fullmaktsrekkefølgen. For forklaring av kolonner, se feltforklaring over.

Ved endring av fullmaktsstruktur og brukere:

Ved endringer av fullmakter og brukere skal ny versjon av regnearket lagres. Trykk på lagre knappen. Svar ja på følgende spørsmål.

For hvordan utfylle regneark, se rutine B01 – Vedlikeholde/opprette fullmakter og brukere i regneark

Forutsetning: Katalog FullmaktTemp må være opprettet som en mappe på C-området på den lokale PC’en. Kontroller om denne er opprettet, hvis ikke opprett den først. C:\FullmaktTemp. Har dere ikke et slikt C: område, opprett katalogen på et annet egnet område, (f.eks. X).
En fil for brukere (T110-fil) og en fil for fullmaktsstruktur (T105-fil) lagres nå på området C:\FullmaktTemp.
Eksempel på filnavn kan være: NN_080603_105230_T110

Innlesing av endring av brukere og fullmakter:

Innlesning fortas av kundeadministrator hos virksomheten.

Først lastes T110 - Import av bruker opp og leses inn. Når dette er gjort laster man opp T105 - Import av fullmaktsdata. Det er svært viktig at det blir utført i denne rekkefølge, grunnet at fullmakter tilknyttes brukerne.

Dersom det i regnearket ikke er gjennomført endringer i brukere (T110) kan endringer av fullmakter (T105) lese inn med en gang.

Hvordan laste opp regneark i Contempus.Invoice:
1) Logg inn i Contempus.Invoice

2) Gå til innstillinger, velg meny ”last fullmaktsfil”

3) Bruk funksjonen ”Bla gjennom” og hent korrekt versjon av filen. T110 – Import av bruker (skal ligge f.eks. på C:\FullmaktTemp)

4) Trykk ”Start”. Filen er nå lastet ned og dataoverføring kan starte. 

5) En bekreftelse om å legge til fullmaktsfil vil komme frem på skjermen.

6) Vent med å laste ned fil T105 til rapporten ”Endrede brukere” er oppdatert. Da er overføringen av T110 gjennomført. Overføringsjobben er satt opp til å starte hvert 15 minutt.

7) Gjenta punkt 2 til 4 med den forskjell at T105 – Import fullmaktsdata fil velges.

NB! Husk å importer brukere (T110) før dere importerer fullmaktsdata (T105).

Månedlig eller etter endringer: Rapport / dokumentasjon

”Endrede brukere” og ”Endrede fullmakter” kontrolleres nøye, for å se om alle ønskede endringer er gjennomført.

I tillegg bør virksomheten lagre alle innleste regneark som egne versjoner (oppbevares som regnskapsmateriell)

Ved endringer i innstillinger

Denne rutinen gjelder for lokal administratorrolle med navn KunAdm

Ved endringer i tilganger

Tilgang til brukergruppen KunAdm

Ta kontakt med vårt kundesenter for regnskap. Brukergruppen KunAdm vil deretter bli lagt til aktuell bruker(e).

Ved endringer i innstillinger

Virksomheten har ansvaret for de innstillingene som de har tilgang til.

Hvilke innstillinger Kundeadministrator har tilgang til

Virksomheten har for den gjeldende administratorrolle (se punkt 1) tilgang til følgende innstillinger:

Forhåndsgodkjente fakturaer
Brukere
Vikarer
Valutasett
Valutaer
Selskapsegenskaper
Forkontrollskriterier
Etterkontrollskriterier
Betalingsbetingelser
Bilagsnummertellere
Selskap
Fakturatyper
Dimensjonstyper
Makuleringskoder
Systemegenskaper
Kostnadssteder
Fullmaktsinnstillinger
Innkjøpsintegrasjon
Systemspråk
Kategorier å logge
Brukergrupper
Last fullmaktsfil
Fakturamaler
Snarveistaster
Valutadokumentasjonskoder
Dataoverføring
Systemlogg
Transaksjonskostnader
Contempus.Purchase
Adresseregister
Ekstern avvikshåndtering
Nyheter
Begrenset brukertilgang 

For nærmere spesifikasjon av innstillingene, bruk hjelpfunksjonen.

Ved endringer i innstillinger

Innstillinger som virksomheten ikke har tilgang til
Virksomhet tar kontakt med brukerstøtten i DFØ. Vi vil vurdere om endringen kan foretas, og vil eventuelt foreta endringen.

Opphev sperret bruker / Gi passord

1. Velg Begrenset brukertilgang under innstillinger
2. Velg aktuell bruker
3. Gå til Endre passord og kryss av for Autogenerer passord
4. Trykk på Lagre knappen på nederste menylinje.

Brukeren vil nå få tilsendt en e-post som inneholder det nye passordet.

Lag Egne favoritter for brukere i virksomheten

Med denne funksjonen kan regnskapsbruker hjelpe brukerne å opprette favoritter som de kan bruke som hjelp når de fyller inn konteringsraden(e).

1. Velg Begrenset brukertilgang under innstillinger
2. Velg aktuell bruker
3. Gå til Egne

Trykk på boks bak brukere, konti eller dimensjon og velg hvilke favoritter som skal vises hos brukeren når vedkommende konterer.

Lag Avgrensning for brukere i virksomheten

Med denne funksjonen kan regnskapsbruker avgrense hvilke verdier som bruker får lov til å bruke ved utfylling av konteringsraden(e).

1. Velg Begrenset brukertilgang under innstillinger
2. Velg aktuell bruker
3. Gå til Avgrensning
4. Trykk på boks bak brukere, konti eller dimensjon og velg hvilke verdier brukeren kan bruke når vedkommende konterer.

Legg til brukerdata

Ved hjelp av denne funksjonen kan regnskapsbrukeren kopiere innstillinger eller flytte fakturaer mellom brukere.

1. Velg Begrenset brukertilgang under innstillinger
2. Velg Legg til brukerdata nederst på menylinjen
3. Velg oppgaver (faktura) eller innstillinger du ønsker å flytte/kopiere fra en bruker til en annen. Dersom du flytter ”åpne fakturaoppgaver” må du også huske å flytte ”fakturarettighetene” over til brukeren.
4. Trykk på Kopier/Flytt

Innlesning av GL07

Det er satt opp faste nattlige kjøring av jobbene T200, T201 og T202 som overfører fakturer fra Contempus.Invoice til Unit4 ERP.

Hver dag skal det i Ajourhold rapportbestilling i Unit4 ERP kontrolleres for å se om GL07 rapporten(e) genererer en feilliste eller en avregningsliste.
Det er mulig å få GL07 rapportene automatisk pr e-post.
De sendes til alle e-postadresser som ligger under E-post under Firmaopplysninger/Adresser.

Dokumentasjon

Ved innlesning av T200, T201 og T202 filer produseres en GL07 rapport med oversikt over innleste bilag (faktura). GL02 Bilagsjournal produseres månedlig og erstatter GL07 som oppbevaringspliktig regnsapsmateriell

Dersom Unit4 ERP produserer Feilliste
Følgende trinn skal følges:

1. Se i feillisten etter årsak. Let etter faktura som går til konto 2809 (2809) eller tegnene *****. Ved curr_lisence (valutadokmentasjonskode) feil, må feilen rettes opp i Ajourhold forsystemtransaksjoner. Dersom feilen ikke kan oppdages i feillisten les i rapportloggen. Dersom feilen fortsatt ikke kan oppdages, meld saken til brukerstøtte.
2. Foreta evt. feilretting i faste registre i Unit4 ERP dersom det er årsaken og det er ønskelig å korrigere på denne måten (for eksempel gyldig periode på konto eller dimensjoner). Dersom feilen skal rettes i ajourhold forsystemtransaksjoner, se punkt 4 nedenfor. Kan ikke feilen rettes verken i faste registre eller ajourhold forsystemtransaksjoner, meld saken til kundesenter regnskap.
3. Etter å ha foretatt feilretting i faste registre, les filen inn på nytt.
4. Dersom filen må korrigeres i Ajourhold forsystemtransaksjoner:
   1. Korriger feilen(e) i Ajourhold forsystemtransaksjoner.
   2. Les inn filen på nytt, men uten filnavn.
5. Kontroller at det produseres en avregningsliste.

Dersom Unit4 ERP verken produserer avregningsliste eller feilliste

1. Sjekk i loggen for den aktuelle innlesningen. Loggen vil vise at Aktuell periode mangler i Oppsett under Firmaopplysninger i Unit4 ERP.
2. Legg inn Aktuell periode og les inn filen på nytt.

Automatisk nattkjøring

Sørge for at det blir satt opp nattlig kjøring av jobb T200 som mottaksregistrerer i Unit4 ERP.

Kontroll og dokumentasjon av GL07 - T200

Hver dag skal det i Ajourhold rapportbestilling i Unit4 ERP kontrolleres for å se om GL07 rapporten(e) genererer en feilliste eller en avregningsliste.
Det er mulig å få GL07 rapportene automatisk pr e-post.  Se rutine Rutine GL07 – innlesing.
Ved innlesning av T200, T201 og T202 filer produseres en GL07 rapport med oversikt over innleste bilag (faktura). GL02 Bilagsjournal produseres månedlig, og erstatter GL07 som oppbevaringspliktig regnsapsmateriell.

Opprett ny leverandør med betalingsmottaker i Unit4 ERP

Ved opprettelse av leverandører med betalingsmottaker må du huske på 2 ting

1. Leverandører med betalingsmottaker skal ha konto 00000000019 og de skal ha organisasjonsnummer.
2. Alle leverandører med konto 00000000019 skal ha organisasjonsnummer.

Generelt om leverandører i Unit4 ERP

Hvert kontonummer skal kun eksistere 1 gang.

Dersom vi i en virksomhet har flere leverandører med samme kontonummer (se bort fra de med konto 00000000019) så vil fakturaen stoppe i forkontroll i Contempus.Invoice og rett leverandør må velges.

Det er derfor ønskelig at leverandørregisteret vaskes slik at det kun er en åpen leverandør igjen pr kontonummer. Det vil resultere i at færre fakturaer stopper i forkontroll.

Automatisk overføring av leverandør opplysninger

Sørge for at det blir satt opp nattlig kjøring av jobb T100 som overfører, fra Unit4 ERP til Contempus.Invoice, alle leverandører det har vært endringer på dagen før.

Manuell overføring av leverandør opplysninger

Det er også mulig å starte denne jobben manuelt om dagen. Det gjøres ved å starte følgende rapport i Unit4 ERP: Egne menyer/ DFØs System spesialrapporter/ Contempus Felles/ T100 – eksport av leverandører.

1. Trykk F12 for å starte rapporten.
2. Deretter må man i Contempus.Invoice gå til Innstillinger/ Dataoverføringer/ T100 – Import leverandører FIL.
3. Trykk på ”Kjør nå” knappen.