Veiledning DFØ Tredjepartsopplysninger OtÅ

DFØ har tidligere sendt ut alle årsoppgaver som har blitt produsert fra Unit4 ERP i slutten av januar samtidig som kopi har blitt lagt på opal_con til dere. Vi har fått beskjed om at noen av våre kunder også har sendt ut dette selv, slik at oppdragstakere har mottatt flere årsoppgaver i tillegg til korrigerte oppgaver som har ført til noe forvirring hos oppdragstakere.

Dersom det må lages en manuell årsoppgave, må dere selv lage og sende ut denne. Vi sender kun ut oppgaver som produseres fra regnskapssystemet (Unit4 ERP).

For å unngå at oppdragstakere mottar duplikate årsoppgaver, ber vi om at dere på forhånd kontrollerer det som vil komme på årsoppgavene, og gir oss beskjed dersom en oppgave ikke skal sendes ut. Dette vil også spare miljøet for unødvendig bruk av papir.

Vi har opprettet spørringen DFØ Tredjepartsopplysninger OtÅ slik at dere kan utføre kontroll av årsoppgavene før de blir produsert.

Omposteringer

Systemet tar ikke hensyn til omposteringer som ikke er reskontroposteringer. Dette kan føre til feil på årsoppgave/xml-fil. Dersom det er ompostert med hovedbokbilag uten reskontroføring, må xml-fil korrigeres manuelt, og det må lages en manuell årsoppgave.

Hvordan foreta kontroll

Dere trenger følgende:

• Spørringen DFØ Tredjepartsopplysninger (leverandør)
  • En listefunksjon for Excel hvis behov
• Spørringen DFØ Tredjepartsopplysninger OtÅ (hovedbok)

Spørringen DFØ Tredjepartsopplysninger

Spørringen finner dere under Økonomi – Leverandørreskontro - Leverandørregister – Leverandører. Åpne denne for å hente ut de leverandørene som er merket med bekreftet oppgaveplikt.

Se egen veiledning for spørringen DFØ Tredjepartsopplysninger for hvordan dere henter ut rapporten i Excel.

Dersom det er mange leverandører kan dere åpne listen som en rapport i Excel.

Legg på en filtrering og ta bort de som har status C. Det er kun leverandører med status N og P som blir ved produksjon av årsoppgaver og xml-fil.

Åpne så et nytt ark i Excelboken og benytt denne formelen (dersom dere ikke har en egen listefunksjon):

=KJED.SAMMEN(A1;",";A2;",";A3;",";A4;",";A5;",";A6;",";A7;",";A8;",";A9;",";A10;",";A11;",";A12;",";A13;",";A14;",";A15;",";A16;",";A17;",";A18;",";A19;",";A20;",";A21;"

,";A22;",";A23;",";A24;",";A25;",";A26;",";A27;",";A28;",";A29;",";A30;",";A31;",";A32;",";A33;",";A34;",";A35;",";A36;",";A37;",";A38;",";A39;",";A40;",";A41;",";A42;",";;",

";A43;",";A44;",";A45;",";A46;",";A47;",";A48;",";A49;",";A50)

Formelen er laget for maksimum 50 linjer (leverandører), dersom det er flere leverandører må formelen utvides (eksempelvis A50;",";A51;",";A52 og så videre)

Listen med leverandører kopierer dere fra første ark inn i kolonne A (start i A1). Formelen limes inn i celle B1. Dere vil nå få leverandørnumrene listet opp i riktig format for å kunne lime de direkte inn i spørringen. Trykk Ctrl + C for å kopiere numrene.

Spørringen DFØ Tredjepartsopplysninger OtÅ

Åpne spørringen under Økonomi – Hovedbok – Spørring

Trykk F7 for å foreta søk

Lim inn leverandørnumrene du kopierte fra celle B1 i Excel i parameter Resk.nr ved å trykke Ctrl + V.

Dersom kolonnene i fane for Resultat er ujevne, kan dere dobbeltklikke på ruten i venstre hjørne for å tilpasse alle kolonnene på en gang.

Forklaring på resultatet.

Betalt dato: Det skal rapporteres for beløp som er utbetalt til hver enkelt mottaker i løpet av inntekståret. Det vil si fra og med 1. januar til og med 31. desember i inntektsåret. Vi benytter da betalt dato som viser når faktura er betalt.

Konto: Kun føringer på kontoer som er bestilt av dere for brukt til betalinger til opphaver til åndsverk blir med i beløpet til innrapporteringen gjennom løsningen. Vi har benyttet samme oppsett i spørringen som benyttes for oppsettet til årsoppgavene for kontoer.

AV: Viser hvilken avgiftskode som er benyttet på bilaget. Dersom flere avgiftskoder er benyttet på samme bilag vil det komme opp som flere linjer.
Dersom dere ser at det er benyttet feil avgiftskode må dere foreta en ompostering. Blir omposteringen ikke gjort med reskontropostering, vil den ikke vises i denne spørringen og den vil ikke bli hensyntatt på årsoppgavene. Dere må da gi oss beskjed slik at vi kan foreta en korrigering i xml-fil. Dere må selv lage en manuell årsoppgave som viser korrekt beløp.
Systemet korrigerer ikke for beløp kontert med avgiftskode 0 eller 00 da avgiftsbeløpet ikke bokføres på egen linje. Avgiftskode 00 ble opprettet for å merke faktura/linje som har merverdiavgift, som ikke er fradragsberettiget. DFØ kontrollerer kun linjer merket med avgiftskode 00 og korrigerer beløpet i xml-fil. Dersom det ved en feil er kontert med avgiftskode 0 vil ikke dette bli kontrollert.

Beløp: Beløpet som kommer i linje for sum under hver leverandør viser beløpet som vil komme på årsoppgavene som produseres fra Unit4 ERP. På årsoppgaven vil beløpet være i hele kroner.

Etter utført kontroll

Dersom det er behov for korrigering i årsoppgave, må det lages en manuell årsoppgave. Årsoppgavene vi produserer lages i systemet og kommer ut som pdf, vi kan derfor ikke korrigere disse. Dere kan benytte malen som legges på opal_con til å lage en korrigert årsoppgave. Den manuelle årsoppgaven må dere sende ut selv.
For at det ikke skal sendes ut oppgaver både fra DFØ og fra dere, må dere gi oss beskjed om hvilke leverandører DFØ ikke skal sende årsoppgaver til.
Gi oss beskjed ved å sende en liste over hvilke leverandører det gjelder til regnskap@dfo.no og merk eposten/saken med «Årsoppgaver som ikke skal sendes ut». Dersom dere mener det er hensiktsmessig at dere sender ut alle årsoppgavene selv, gi oss beskjed om det på samme måte.
Dersom det er korrigeringer som må foretas i xml-fil pga omposteringer som ikke er foretatt via reskontropostering, eller duplikate oppdragstakere (org.nr/f.nr) må vi også ha beskjed om dette.

Får vi ikke beskjed om at det ikke skal sendes ut oppgaver vil vi sende ut alle oppgaver som produseres fra systemet.

Frist for kontroll og tilbakemelding til DFØ: se Godtgjøring til opphaver til åndsverk