Kontoplan for departementsfellesskapet

Anskaffelse av programvare, samt programvarelisenser som ikke faktureres årlig (engangsavgift) skal konteres på konto 4740 eller 6520. Dersom begge betingelsene er oppfylt: anskaffelsesverdi over 50 000 og utnyttbar levetid 3 år eller mer, benyttes konto 4740. Dersom ingen eller bare en av betingelsene er oppfylt benyttes konto 6520.

Defineres som inventar, og konteres på konto 4950. I utgangspunktet konteres inventar på konto 4950 eller 6540 avhengig av levetid (3 år), men uavhengig av anskaffelsesverdi. Det er tatt en forutsetning om at kontorstoler og bord normalt sett har utnyttbar levetid på 3 år eller mer.

Ergonomiske stoler og lignende defineres som inventar, og konteres på konto 4950. I utgangspunktet konteres inventar på konto 4950 eller 6540 avhengig av levetid (3 år), men uavhengig av anskaffelsesverdi. Det er tatt en forutsetning om at ergonomisk utstyr normalt sett har utnyttbar levetid på 3 år eller mer.

Ergonomiske datarekvisita slik som tastatur og mus konteres på konto 6800.

Konto 4960 benyttes for ombygging og oppgradering av lokaler, dette uavhengig av om bygget eies eller leies. Dersom begge betingelsene er oppfylt: anskaffelsesverdi over 50 000 og utnyttbar levetid 3 år eller mer, benyttes konto 4960. Dersom ingen eller bare en av betingelsene er oppfylt benyttes konto 6390.

Mindre maskiner som kaffemaskiner, vaskemaskiner, oppvaskmaskiner, kjøleskap defineres som andre driftsmidler. Dersom begge betingelsene er oppfylt: anskaffelsesverdi over 50 000 og utnyttbar levetid 3 år eller mer, benyttes konto 4990. Dersom ingen eller bare en av betingelsene er oppfylt benyttes konto 6590.

Går under definisjonen andre driftsmidler. Dersom begge betingelsene er oppfylt: anskaffelsesverdi over 50 000 og utnyttbar levetid 3 år eller mer, benyttes konto 4990. Dersom ingen eller bare en av betingelsene er oppfylt benyttes konto 6590.

Refusjon av lønn knyttet til ansatte som hospiterer i andre statlige virksomheter føres på konto 5500 og 5890 avhengig av hvem som utbetaler refusjonen og hvem som mottar refusjonen.

Dersom en ansatt i Virksomhet A hospiterer i Virksomhet B for en periode, kan d to virksomhetene inngå en avtale om at Virksomhet B skal dekke lønnsutgiftene for hospitanten i hospiteringsperioden. Virksomhet B fører utbetalingen til Virksomhet A på konto 5500. Når virksomhet A mottar betalingen fra virksomhet B, føres dette på konto 5890.

Dersom Virksomhet B selv velger å utbetale lønn til hospitanten (for eksempel ved at hopistanten har permisjon uten lønn fra sin ordinære stilling) skal lønnsutbetalingene føres på samme måte som lønn til midlertidige ansatte.

Utgifter til kaffe (kjøp av kaffe, samt påfyll av kaffemaskiner og kaffeautomater), te, gass til kullsyrevann o.l. som stilles ubegrenset tilgjengelig for virksomhetens ansatte gjennom arbeidsdagen konteres på konto 5910.

Konto 5960 benyttes for interne arrangementer med bare sosialt innhold (rene sosiale arrangementer som julebord, jubileer, avslutning og lignende).

Konto 6860 benyttes for møter og andre arrangementer med både interne og eksterne deltagere med faglig innhold/påfyll. Dersom arrangementet har både sosialt og faglig innhold kan utgiftene i sin helhet føres på konto 6860, men da med forutsetning om at den faglige delen utgjør størsteparten av arrangementet. Eksempler på utgifter som kan føres samlet på konto 6860: leie av lokaler, møtemat, utgifter til foredragsholdere, omvisning, underholdningsinnslag etc. Reiseutgifter for egne ansatte føres på 7130 (både faktura for transport og reiseregning for egne ansatte).

Konto 6870 benyttes for arrangementer med kompetanseheving som formål. Dersom arrangementet har både sosialt og faglig innhold kan utgiftene i sin helhet føres på konto 6870, men da med forutsetning om at den faglige delen (herunder kompetanseheving) utgjør størsteparten av arrangementet. Eksempler på utgifter som kan føres samlet på konto 6870: leie av lokaler, møtemat, utgifter til foredragsholdere, omvisning, underholdningsinnslag etc. Reiseutgifter for egne ansatte føres på 7130 (både faktura for transport og reiseregning for egne ansatte).

Konto 7350 benyttes for arrangementer som har et visst formelt preg, og det skal være en særskilt anledning. Arrangementene kan inkludere interne deltagere, men hovedhensikten med arrangementet er at det er for eksterne. Utgifter som føres på denne kontoen må oppfylle krav til representasjon definert i Statens personalhåndbok 10.11.1 Retningslinjer ved representasjon. Eksempler på utgifter som kan føres samlet på konto 7350: bevertning i form av lunsj, middag, bankett eller annet festmåltid, utgifter til mottakelser, ekskursjoner mv.

Om en ansatt i et departement har permisjon for å jobbe midlertidig i en annen statlig virksomhet og lønnes fullt ut av denne statlige virksomheten, kan det oppstå et mellomlegg. Dersom denne statlige virksomheten etter avtale skal ha refundert for beløp som overstiger et visst lønnstrinn utgiftsføres dette refusjonskravet på konto 5990 hos det avgivende departementet. Siden departementet må betale et mellomlegg til en annen statlig virksomhet forutsettes det at den ansatte/departementet får noe igjen for dette samarbeidet i form av kompetanseheving eller lignende.

 Fruktordning for virksomhetens ansatte konteres på konto 5960.

Overtidsmat konteres på konto 5990.

Embets- og tjenestemenn som ikke har krav på betalt overtid eller ved særskilt vedtak er eller blir gitt godtgjørelse, kan få dekket legitimerte utgifter til mat med inntil kr 170,- med virkning fra 1. januar 2016. Dette gjelder også arbeidstakere som har oppfylt overtidsrammene i HTA § 13 nr. 4 c.

1. Ved utførelse av pålagt overtidsarbeid på minst 3 timer utover ordinær arbeidstid.

2. Ved pålagt deltakelse i møter eller forhandlinger som varer minst 3 timer utover ordinær arbeidstid.

Pålegget må i sentraladministrasjonen være gitt og kontrollert av ekspedisjonssjef/tilsvarende eller høyere embetsmann/tjenestemann.

Utenfor sentraladministrasjonen må pålegget være gitt og kontrollert av den ansvarlige leder av virksomheten/etaten/institusjonen.

Utgifter til synsundersøkelse, glass, innfatning og tilpasning av briller konteres på konto 5993.

I noen tilfeller kan arbeidsgiver oppfordre eller pålegge den ansatte å kansellere private reiser, for eksempel som et smittebegrensende tiltak. 

I de tilfellene hvor arbeidsgiver refunderer den ansattes utgifter til private reiser føres disse på konto 5990 Andre personalkostnader.

Selve husleie for bygg/lokaler fra andre utleiere enn Statsbygg skal konteres på konto 6300. Begrunnelsen for å skille mellom husleie for bygg/lokaler fra Statsbygg (6310) og andre utleiere (6300) er å kunne vise husleieordningene i staten.

Leie av lokaler til lagerbruk fra andre utleiere enn Statsbygg skal konteres på 6300. Leie av lagerlokaler fra Statsbygg skal konteres på konto 6310.

Utgifter til planter som for eksempel anskaffelse av planter og planteservice konteres på konto 6390.

Utgifter til makulering konteres på konto 6390.

Kostnader til avhenting av papircontainere, brenning av avfall og annen avfallshåndtering skal konteres på konto 6390.

Utgifter til flytting av møbler innad i lokalet konteres på konto 6390.

Brukeravhengige driftskostnader bygg som ikke passer inn under de øvrige kontoene i Kontogruppe 63 konteres på konto 6390.

Faste årlige lisensavgifter for bruken av programvare konteres på konto 6420. Leieutgifter knyttet til elektroniske oppslagsverk, nyhetstjenester på nett og lignende, slik som Retriever, Sticos, NTB, abonnement på Lovdata, tilgang til diverse databaser og publikasjoner konteres derimot på konto 6840.

Utgifter til løpende driftsoppgaver for IKT-tjenester skal konteres på konto 6750.

Leie av PCer, servere, rutere, switcher og lignende konteres på konto 6430. Skrivere, kopimaskiner, multimaskiner defineres som tilhørende utstyr, og dermed inngår i konto 6430. Smarttelefoner og nettbrett betraktes som andre kontormaskiner, og dermed inngår i konto 6440.

Leie av andre kontormaskiner slik som kontortelefoner, smarttelefoner, nettbrett, kamera, TV, video, projektor, høyttalere og audiovisuelt utstyr konteres på 6440.

Konto 6450 skal benyttes til leie- og leasing av person-, vare- og lastebiler. Årsavgiften ved leasing skal også konteres på 6450. Drivstoff konteres på konto 6450 ved korttidsleie når det er spesifisert på faktura. Dersom bilen leies over en lengre periode og utgiften til drivstoff er vesentlig skal konto 7000 benyttes. Kontogruppe 71 skal benyttes til utgifter og utlegg til leie av bil som virksomhetens ansatte får refundert på reiseregningen.

Selve leieutgifter av kaffemaskiner, vannbeholdere, Pure Water o.l. konteres på konto 6490.

Leie av kunst konteres på 6490.

Defineres som inventar, og konteres på konto 6540. I utgangspunktet konteres inventar på konto 4950 eller 6540 avhengig av levetid (3 år), men uavhengig av anskaffelsesverdi. Det er tatt en forutsetning om at kopper, boller, tallerkener, bestikk o.l. normalt sett har utnyttbar levetid på mindre enn 3 år.

Anskaffelse av PCer, skjermer, servere, skrivere, kopimaskiner, komponenter i trådløst nettverk når disse ikke er integrert i bygningen (rutere, switcher, etc.) konteres på 4980 eller 6550. Dersom eiendelen med stor sannsynlighet vil benyttes i virksomhetens drift i 3 år eller mer skal konto 4980 benyttes, uavhengig av fakturaens beløp. Dersom eiendelen har en utnyttbar levetid på mindre enn 3 år uavhengig av anskaffelsesverdi skal konto 6550 benyttes.

Utgifter til kjøp av eksempelvis kontortelefoner, smarttelefoner og nettbrett konteres på 6550.

Anskaffelse av mindre kjøkkenutstyr slik som vannkokere, kaffetraktere og mikrobølgeovner konteres på konto 6590. Det er tatt en forutsetning om at anskaffelsesverdi normalt sett er mindre enn 50 000.

Anskaffelse av støvsuger konteres på 6590. Det er tatt en forutsetning om at anskaffelsesverdi normalt sett er mindre enn 50 000.

Utgifter til montering og installasjon av eiendeler som inngår som en del av anskaffelsen av eiendelene, føres på samme konto som eiendelen, for eksempel konto 4950 eller 1250 for montering og anskaffelse av større inventar med levetid over 3 år.

Konto 6660 benyttes for vedlikehold og reparasjon av kopimaskiner, multimaskiner, printere o.l. Gjelder ikke utgifter knyttet til telleverksavlesning, som konteres på konto 6890.

Konto 6660 benyttes for reparasjon av kaffemaskiner og vanndispensere. Både arbeid og kostnader til materialer ansees som vedlikehold.

Konto 6690 benyttes for reparasjon av mobiler, nettbrett og møbler. Både arbeid og kostnader til materialer ansees som vedlikehold.

Kontogruppe 67 benyttes til kjøp av eksterne tjenester som ikke faller inn under noen av de andre kontoene i kontoklasse 6 og 7. Utgifter til kjøp av kompetanse og/eller kapasitet fra andre virksomheter, det gjelder også dersom man kjøper tjenester innenfor staten som juridisk enhet. For eksempel kjøp av tjenester fra DSS.

Kontoer 670*-673* omfatter det som etter definisjonen anses som kjøp av konsulenttjenester, mens kontoer 674*-679* gjelder kjøp av andre fremmede tjenester. En konsulent defineres på følgende måte:

Ekstern (fysisk eller juridisk) person med spesialkompetanse som for en tidsavgrenset periode engasjeres av virksomheten for å utføre en konkret definert oppgave.

Kjøp av tilleggskapasitet for en tidsavgrenset periode som krever spesialkompetanse for å utføre en konkret definert oppgave, skal føres på konto 670*-673* (som konsulenttjenester). Kjøp av tilleggskapasitet som ikke krever spesialkompetanse skal føres på konto 6740 Innleie av vikarer (ikke konsulenttjenester).

Kjøp av eksterne tjenester for utvikling av IKT tjenester og programvare skal konteres på konto 6710.

Utgifter til digital postkasse konteres på konto 6750.

Teknisk bistand i forbindelse med streaming/videoproduksjon konteres på konto 6790.

Utgifter i forbindelse med flytting (flyttetjenester) konteres på konto 6790.

Utgifter til coaching av ansatte føres på den kontoen som best beskriver hva coachingen gjelder.

Noen eksempler:

Konto 5990: Personlig utvikling, Karriereutvikling

Konto 6720: Leder- og medarbeiderutvikling, Teamutvikling (som organisasjonsutvikling)

Utgifter til design, illustrasjoner, layout til nettsider og visuell profil mv. konteres på 6720.

Utgifter til kjøp av rett til bruk av figurer og illustrasjoner i digitale og opptrykkede publikasjoner konteres på konto 7600.

Tilbehør til mobiltelefoner slik som for eksempel deksel, ørepropper, ladekabler konteres på konto 6800.

Utgifter for tilgang til diverse databaser slik som for eksempel Thomson Reuters konteres på konto 6840.

Utgifter til abonnement på Lovdata, Retriever, NTB konteres på konto 6840.

Videreutdanningskurs / etterutdanningskurs der målet er kompetanseheving (studiepoengsgivende / sertifisering) konteres på konto 6870.

Konto 6890 skal benyttes for innkjøp til medisinskap.

Konto 6890 benyttes for forsyning av toner og lignende som registreres gjennom telleverksavlesning.

Utgifter til pynt av kontoret som for eksempel julepynt konteres på konto 6890.

Konto 7020 benyttes for reparasjon og service på biler og andre egne transportmidler.

Kostnader i forbindelse med bompasseringer konteres på konto 7090.

Dersom gebyret er knyttet til selve reisen kan dette føres på konto 7130 sammen med reiseutgiftene.

Festivalpass konteres på konto 7321.

EU-kontingenter er bevilget på 70-post, og da skal det som hovedregel føres i kontogruppe 87 Tilskudd og stønader fra staten til andre. Det er likevel slik at det er transaksjonens art som er avgjørende for valg av konto. Det vil si at midler som er bevilget på andre poster enn 60 til 85 i enkelte tilfeller kan utgiftsføres i kontogruppe 87 og rapporteres til statsregnskapet på driftsposter (01-29).

Kontingenter som skal føres i kontogruppe 87 har som regel en særegenhet ved at de har preg av at Norge som nasjon støtter opp under og bidrar til å finansiere et internasjonalt samarbeid, og medlemskapet er ikke begrunnet av at Norge eller vedkommende departement/virksomhet skal få noe konkret tilbake. Hvis kontingenten derimot har en verdi for den som betaler i form av f. eks. bistand i gitte situasjoner bør den bokføres på konto 7400.

Utgifter til kjøp av bruksretten til figurer og illustrasjoner i digitale og opptrykkede publikasjoner skal konteres på konto 7600.

Kjøp av tjenester for å få utarbeidet figurer og illustrasjoner til bruk i digitale og opptrykkede publikasjoner skal konteres på konto 6720.