Sikre at alle endringer i fullmaktsstruktur for attestanter og godkjennere skjer i henhold til fastsatte rutiner.
Hvilke roller som deltar og har ansvar for å utføre rutinen: Rolle 1: Virksomhet, kundeadministrator.
| Utføres av | Oppgave – handling |
| Rolle 1 |
Ved endring av fullmaktsstruktur og brukere: Ved endringer av fullmakter og brukere skal ny versjon av regnearket lagres. Trykk på lagre knappen. Svar ja på følgende spørsmål. "Do you want to create new warrant and user files for Invoice?"For hvordan utfylle regneark, se rutine B01 – Vedlikeholde/opprette fullmakter og brukere i regneark Forutsetning: Katalog FullmaktTemp må være opprettet som en
mappe på C-området på den lokale PC’en. Kontroller om denne er
opprettet, hvis ikke opprett den først. C:\FullmaktTemp. Har dere
ikke et slikt C: område, opprett katalogen på et annet egnet
område, (f.eks. X). |
| Rolle 1 |
Innlesing av endring av brukere og fullmakter: Innlesning fortas av kundeadministrator hos virksomheten. Først lastes T110 - Import av bruker opp og leses inn. Når dette er gjort laster man opp T105 - Import av fullmaktsdata. Det er svært viktig at det blir utført i denne rekkefølge, grunnet at fullmakter tilknyttes brukerne. Dersom det i regnearket ikke er gjennomført endringer i brukere (T110) kan endringer av fullmakter (T105) lese inn med en gang. Hvordan laste opp regneark i Contempus.Invoice: 2) Gå til innstillinger, velg meny ”last fullmaktsfil” 3) Bruk funksjonen ”Bla gjennom” og hent korrekt versjon av filen. T110 – Import av bruker (skal ligge f.eks. på C:\FullmaktTemp) 4) Trykk ”Start”. Filen er nå lastet ned og dataoverføring kan starte. 5) En bekreftelse om å legge til fullmaktsfil vil komme frem på skjermen. 6) Vent med å laste ned fil T105 til rapporten ”Endrede brukere” er oppdatert. Da er overføringen av T110 gjennomført. Overføringsjobben er satt opp til å starte hvert 15 minutt. 7) Gjenta punkt 2 til 4 med den forskjell at T105 – Import fullmaktsdata fil velges. NB! Husk å importer brukere (T110) før dere importerer fullmaktsdata (T105). |
| Rolle 1 |
Månedlig eller etter endringer: Rapport / dokumentasjon Følgende gjøres:”Endrede brukere” og ”Endrede fullmakter” kontrolleres nøye, for å se om alle ønskede endringer er gjennomført. I tillegg bør virksomheten lagre alle innleste regneark som egne versjoner (oppbevares som regnskapsmateriell) |
Tegnforklaring til brukerrapport Endrede brukere og Endrede fullmakter
Alle endringer av verdier vil være merket med blå på linjen dette gjelder, mens verdier som er slettet vil være merket med rødt.
| Tegn | Tegnforklaring |
| Brukerinnstilling før endring | |
| > | Endringer foretatt i brukerinnstillingene |
| Ny | Ny bruker |
| X | Slettet bruker |
Tegnforklaring til fullmaktsrapport Endrede brukere og Endrede fullmakter
Alle endringer av verdier vil være merket med blå på linjen dette gjelder, mens verdier som er slettet vil være merket med rødt.
| Tegn | Tegnforklaring |
| Fullmakter på kostnadssted før endringer | |
| > | Det er gjort endringer i beløpsgrense eller orden |
| CC> | Det er gjort endring i kostnadssted |
| CC X |
Kostnadssted slettet |
| X | Brukerfullmakter som er slettet |
| CC Ny |
Nytt koststed |