Som hovedregel bør tilskuddsutbetalinger håndteres via fakturasystemet. Det utarbeides mal og gjennomføres test for å utforme et tilskuddsbrev som ivaretar krav for elektronisk løsning i samråd med DFØ.
Denne rutinen gjelder tilskudd som registreres manuelt i Unit4 ERP og følger bestemmelsene om økonomistyring i staten kapittel 6.
Leverandørregisteret vedlikeholdes av virksomheten. Husk derfor at den som kontrollerer betalinger ikke skal være samme person som vedlikeholder leverandørregister.
Utløsende hendelse
- Registrering av tilskuddsbrev
- Utbetaling av tilskudd
- Veiledningsnotat til rundskriv R-102
Berører andre rutiner
- Avtaleregnskap
- Bokføring av manuelle utbetalinger
- Remitteringsprosessen
| Fullservice | Delservice | Oppgave - handling |
| Kunde | Kunde | Registrering av tilskuddsbrev Tilskudd kan registreres i avtaleregnskapet, eller i en egen leverandørreskontrogruppe. Det bør være definert en egen reskontrogruppe for tilsagnsmottakere. Registrering følger for øvrig samme rutine som for leverandører.Det anbefales å benytte en egen bilagsart for tilskudd. Det gjør det enkelt å gjennomføre oppslag på tilskuddsposter adskilt fra øvrige transaksjoner. Oppsett avtales med DFØ. |
| Kunde | Kunde | Registrering av tilskudd Tilskuddsbrevet attesteres og godkjennes av budsjettansvarlige før det sendes til registrering. Dersom avtalemodulen ikke benyttes må virksomheten ha egne rutiner for oppfølging ved delutbetalinger. Merk at totalsum også kan deles opp og attesteres samt godkjennes (BDM), med forfallsdato frem i tid. Det foretas da ikke ytterligere saksbehandling. |
| Kunde | Kunde | Registrering av utbetaling Oversendelse og registrering av godkjente tilskuddsbrev følger de samme rutinene som for registrering av andre manuelle utbetalingsbilag. Se rutine 3.1 og 3.2. |
| DFØ/Kunde | Kunde | Kontroll av utbetaling Generering av betalingsfil følger vanlige rutiner med remitteringsforslag, -bekreftelse, kontroll av mottaksretur og gjennomføring av autorisasjon m.m. |
| Kunde | Kunde | Arkivering Tilskuddsbrevene anbefales arkivert på nummer/dato/navn i virksomhetens arkiv. |
| Kunde | Kunde | Oppslag og kontroll Utbetalte tilskudd følges opp via konti i hovedboken eller reskontro.Tilskuddsmottaker følges opp ved spørring på reskontro. |
Gyldig fra 1. februar 2016