4.2 Korrigeringer i ulike faser av remitteringsprosessen

Se bestemmelsene om økonomistyring i staten punkt 3.7.

Rapporter og feillister fra Unit4 ERP gir i enkelte tilfeller liten informasjon om hva som er årsaken til eventuelle feil. Nærmere forklaringer må dere hente i nettbanken.

Utløsende hendelse

• Det oppstår ulike typer feil underveis i remitteringsprosessen
• Feil som oppdages etter at remitteringsbekreftelse er produsert (SU08)
• Feil som oppdages etter at betalingsfil er produsert (SU11/FN27I)
• Transaksjoner som er avvist av banken (SU12/FN2701)
• Hele betalingsoppdraget avvises av banken (SU12/FN2701)

Andre rutiner som berøres

• Rutine 4.1 Remitteringsprosedyre

• Rutine 4.4 Stopp av betalingsoppdrag

• Prosesskart for utføre remittering

Definisjoner

• Sigill-nøkkel – krypterer betalingsfilen

Rapporter i prosessen

• Remitteringsforslag (SU07)

• Remitteringsbekreftelse (SU08/XVO02) *

• Betalingsfil innland/utland (SU11/FN27I)

• Mottaksretur/Bankretur (SU12/FN2701) *

• Avvisningsretur/Bankretur (SU12/FN2701) *

• Avregningsretur/Bankretur (SU12/FN2701) *

• Bokføring betalingsoppdrag (SU09)

• Bilagsspesifikasjon (GL18B) *

• Bilagsjournal (Obl. rapp. GL02)

* Oppbevaringspliktig rapport

Korrigering av feil i kontrollperioden

Utføres av: Kunde

Dersom dere oppdager feil under kontroll av remitteringsbekreftelsen kontakter dere DFØ (e-post/telefon). Vi sletter betalingen fra betalingsoppdraget . Dere korrigerer feilen og betalingen blir med på neste ordinære remittering.

Korrigering av feil som oppdages etter at betalingsfil er produsert

Utføres av: Kunde

Referanse: Rutine 4.4

Dersom dere oppdager feil etter at betalingsfilen er produsert må det sendes stoppeoppdrag (SU11). DFØ gjør dette etter henvendelse (e-post) fra dere.

Dere har også mulighet til å slette betalingen i nettbanken. Gi beskjed til DFØ når dere utfører dette.

Utføres av: DFØ

Vi følger opp mottak av sletteoppdrag fra bank.

Status tilbakestilles (settes tilbake til N) og dere kan utføre nødvendige korrigeringer.

Korrigering av transaksjoner som er avvist av banken

Utføres av: DFØ

Vi sletter avviste transaksjoner fra betalingsoppdraget og tilbakestiller status.

Utføres av: Kunde

Når dere mottar mottaksretur med avvisning må dere utføre nødvendige korrigeringer. Bilag kan eventuelt parkeres inntil feil er identifisert.

Avvisninger skyldes ofte ugyldig KID, manglende KID eller feil kontonummer.

Korrigering av feil når hele betalingsoppdraget avvises av banken

Utføres av: DFØ

Vi tar kontakt med banken for å avklare årsaken til avvisning av betalingsfil.

Dersom det viser seg at hele betalingsoppdraget er avvist kontakter vi dere ved behov.

Dette skyldes ofte feil i sigill-nøkkel eller feil sekvensnummer i betalingsfilen. Vi legger inn reservenøkkel i Unit4 ERP og kontrollerer sekvensnummer mot bank.

DFØ skal oppbevare kopi av sigill-nøkkel på et sikkert sted. 

Utføres av: Kunde

Dere må aktivere* reservenøkkel i nettbanken før vi kan utføre ny remittering.

Ved behov bestiller dere ny sigill-/reservenøkkel i bank.

* For de av våre kunder som benytter Nordea skal ikke nøkkel aktiveres på nytt i nettbank ved sigillfeil.