Rutinen skal sikre riktig behandling av oppgjør for refusjoner og innbetalte krav. I tillegg at ukjente krav identifiseres og behandles på riktig måte i henhold til bestemmelsene om økonomistyring i staten punkt 5.4.2.
Utløsende hendelse
- Kontroll av innbetalingsbilag fra bank
- Forskuddsinnbetalinger (ukjente innbetalinger)
- Behandling av "feilinnbetalinger"
- Kontroll av mottatte bilag
- Bokføring
Ansvarlig gjennomfører
Kunde, DFØ og Bank (kontofører)
Berører andre rutiner
6.5 Oppfølging av utestående krav
| Fullservice | Delservice | Oppgave - handling | Referanser |
| Bank | Bank | Kontoutdrag for arbeidskonti og oppgjørskonti oversendes virksomheten. Kopi av oppgjørskonti sendes på e-post til DFØ. | Bestemmelsene 3.7.1 og 3.7.2 Rundskriv R-104 |
| Kunde | Bank | Mottak av kontoutdrag og utarbeidelse av bilag Melding om innbetaling mottas fortløpende fra bank.Foreta søk etter kravgrunnlag i fakturasystem eller reskontro dersom meldingen ikke inneholder tilstrekkelig opplysninger for å kunne identifisere innbetalingen. Utarbeid bilag på bakgrunn av kontoutdrag for arbeidskonti. Konter innbetalingen og påfør reskontronummer og/eller fakturanummer eller tilsvarende identifikasjon for å lette arbeidet ved bokføring av innbetalingen. Send inn til bokføring.Sjekk at avregningsreturer, OCR-innbetalinger og lønnsutbetalinger er lest inn. |
Bestemmelsene 3.7.4 |
| DFØ | Kunde | Bokføring av bevegelse på oppgjørskonto i Norges Bank - manuelle innbetalinger Posteringene gjøres med utgangspunkt i det utarbeidede bilaget.DFØ setter opp transaksjonstriggere som bokfører endringen mellom arbeids- og oppgjørskonto til hovedbok. |
Bestemmelsene 4.4.4 og 4.4.5 |
| DFØ | Kunde | Bokføring av bevegelse på oppgjørskonto i Norges Bank – transaksjonstrigger ved filinnlesning For elektroniske ut- og innbetalinger i bank setter DFØ opp transaksjonstriggere som bokfører endringen mellom arbeids- og oppgjørskonto til hovedbok. Det vil gjelde filer som genereres ut fra avregning for fakturautbetalinger, OCR-innbetalinger og lønnsutbetalinger. |
Bestemmelsene 4.3.2 |
| DFØ | Kunde | Ukjente innbetalinger Dersom innbetalingen kommer fra en ukjent betaler skal denne bokføres på en interimskonto inntil endelig avklaring. |
Bestemmelsene 4.4.6 |
| DFØ | Kunde | Behandling av ”feilinnbetalinger” Dersom innbetalinger feilaktig mottas på virksomhetens arbeidskonto, skal innbetalingen føres på interimskonto inntil beløpet tilbakebetales. Beløpet skal reskontroføres (opprett manuell faktura). |
Bestemmelsene 4.4.7 og 5.4.2.4 Rutiner avstemmingD2 |
| DFØ |
Kunde |
Interimskonto Det må foreligge rutiner for regelmessig avstemming av Interimskonto for å sikre at uidentifiserte innbetalinger blir utlignet eller tilbakebetalt. Kontoen(e) skal dekkes av rutiner for obligatoriske avstemminger i avstemmingsmappen. |
Bestemmelsene 4.4.5-4.4.6 Rutiner avstemming D2 |
| DFØ | Kunde | Avstemming Avstemming av arbeidskonti og oppgjørskonti gjennomføres i samsvar med den veiledningen for bankavstemming som finnes i avstemmingsmappen. |
Bestemmelsene kap. 4 Rutiner avstemming A1 |
| DFØ | Kunde | Oppbevaring I tillegg til de manuelle bilagene for posteringer på oppgjørskonto skal man også oppbevare GL18 - Bokføring betalingsoppdrag for inn og utbetalinger, og for lønnsfiler må det manuelt tas ut GL02 - Bilagsjournal for hver lønnsinnlesning. Bilagsjournalen skal spesifiseres slik at den bare viser triggerposteringene. |
Bestemmelsene 4.4.10 Rutine 13.1 |
Gjelder fra 10. mars 2016