Utestående fordringer skal gjennomgås regelmessig i virksomheten for å sikre at “åpne poster” blir fanget opp og purret. Det gjelder for alle typer krav og refusjoner.
Rutinen skal sikre at utestående fordringer og eventuelle renter ikke blir foreldet, gjennom
- purring på kravene
- sikring av krav gjennom utlegg
- realisering av pant
Se bestemmelsene om økonomistyring i staten punkt 5.4.2.5
Det må undersøkes om det finnes lovhjemmel for innfordringstiltak for kravet. Innkreving må fortsette så lenge det er mulighet for at kravet kan dekkes, helt eller delvis. F.eks. ved at det tas utlegg i formuesgoder eller utleggstrekk i lønn m.m.
Utløsende hendelse
Krav er ikke betalt innen forfall og det må gjøres en vurdering om det skal purres.
Berører andre rutiner
- Prosess for oppfølging av ikke innbetalte krav
- Registrering av ordre og utskrift av faktura
- Innlesing av innbetalingsfiler
- Mottak og bokføring av manuelle innbetalinger
| Utføres av | Oppgave - handling |
| Kunde |
Utarbeide interne rutiner for oppfølging av restanser Purrefakturaen skal varsle om eventuelle renter, gebyr og mulig innfordringstiltak ved manglende oppgjør. Det må på forhånd være avklart om det finnes lovhjemmel for innfordringstiltak eller inkasso for aktuell type fordring. |
| DFØ |
Produser purrefaktura i økonomisystemet DFØ produserer purrefaktura i økonomisystemet etter fastsatt dag. (onsdag eller fredag). |
| Kunde | Dersom kravet ikke er gjort opp etter purring må det vurderes om det kan iverksettes ytterligere tiltak mot debitor for å få innfridd kravet. Kravet oversendes til innkreving eller inkasso ut fra inngått avtale. |
| Kunde | Dersom kravet gjøres opp i forbindelse med igangsatt innfordring utlignes den “åpne posten” i økonomisystemet ved oppgjør. |
| Kunde |
Dersom innfordringstiltaket ikke medfører dekning for det utestående beløp, og det etter en grundig vurdering anses som ikke mulig å inndrive kravet, kan innkreving stilles i bero. Se bestemmelsene 5.4.3. Det tas eventuelt også hensyn til kostnaden ved ytterligere innkreving. For krav der det ikke er adgang til å gjennomføre innfordringstiltak må fullmakter til ettergivelse av krav innhentes fra departementet. |
| Kunde | Et skriftlig vedtak hvor kravet er ettergitt eller opphørt (foreldet) følges opp ved å postere kravet ut av reskontro. Beslutning om ettergivelse eller avskrivning skal være tatt av overordnet departement på bakgrunn av samtykke fra Finansdepartementet, se bestemmelsene 5.4.4 og 5.4.5. |
| Kunde | For fordringer som er gjort opp etter forfall bør det vurderes om det er hjemmel for renteberegning. Varsel om renteberegning må være gitt i forbindelse med utfakturering. |
Tips til denne rutinen
Det er viktig at rutinen følges for å unngå at krav foreldes. Husk det skal foreligge kommentarer til eldre poster i reskontro. God dokumentasjon av tiltak vil være viktig ved vurdering av grunnlag for ytterligere innkrevingstiltak eller ettergivelse av krav.
Gyldig fra 10. mars 2016