Formålet med rutinen er å beskrive hvordan import fra virksomheters forsystem kan skje.
Utløsende hendelse
Når en virksomhet tar i bruk forsystem med regelmessig overføring til ett av DFØ sine system.
Ansvarlig gjennomfører
Kunde og DFØ
| Utføres av | Oppgave - handling | Referanse |
| Kunde | Produser og oversend fil fra virksomhetens forsystem (for eksempel saksbehandlersystem) i henhold til avtale. Produser en overføringsliste som kvittering på produksjon av fil fra forsystemet. Oppbevar listen i virksomhetens arkiv. | |
| DFØ | DFØ mottar fil fra eksternt system i henhold til avtale. Filen blir deretter overført til område for filimport. |
|
| DFØ | Innlesing av fil Filen skal leses inn i henhold til avtalte tidsfrister. Kvitteringslisten for innlesing returneres til virksomheten. For eksempel: CS15 Rapport ved import av kunder/leverandører. GL07 Rapport ved import til hovedbok, leverandør- eller kundereskontro. Ved innlesing av salgsordrer kommer det en feilliste LG04 dersom det er feil på fila, for eksempel uoverensstemmelse mot kunderegisteret. Dersom alt er i orden genereres en GL07 bokføringsliste ved utfakturering. |
|
| DFØ/Kunde | Behandling av eventuell feilliste Dersom feilliste blir produsert, blir den forelagt virksomheten som retter feilen i forsystemet og produserer ny fil. |
Bestemmelser om økonomistyring i staten punkt 4.4.7 |
| Kunde | Kontroll av kvitteringsliste Kvitteringslisten skal kontrolleres mot forsystemet. Den som utfører avstemminger skal signere og datere for utført arbeid på det dokumentasjonsmateriale som oppbevares. Avstemminger kan gjøres
Eksempel på manuell avstemming: Virksomheten må selv sjekke innhold og antall ved innlesing av ordrer ved å ta ut en spørring på salgsordre.Dersom avstemmingene gjøres elektronisk og oppbevares elektronisk bør det legges til rette for at signering og datering skjer i systemet. |
Rutine 5.2 registrering av salgsordre Bestemmelser om økonomistyring i staten punkt 4.4.5 |
Gjelder fra 13. april 2016