9.1 Periodeavslutning for bruttobudsjetterte, kontantregnskap - Fullservice

Månedsskifte: Sette aktuell periode
Sette aktuell periode i Unit4 ERP første virkedag i måneden.

Klargjøre avstemming: Sende inn bilag
Sende bilag til bokføring til DFØ løpende gjennom måneden. Periodens siste bilag sendes senest 5. virkedag i avstemmingsperioden.

Gi samtidig beskjed om at perioden er klar for avstemming.   

Klargjøre avstemming: Kontrollere bokføring og innlesing
Kontrollere at:

• alle manuelle bilag er bokført
• alle oversendte bilag er registrert
• alle avregningsreturer og ocr-innbetalinger er lest inn
• alle lønnskjøringer er lest inn
• alle øvrige transaksjoner fra forsystemer er lest inn

Klargjøre avstemming: Kontrollere kontantregnskap
Kontrollere at kontantregnskapet balanserer og at det ikke er feil på genereringen av kontantregnskapet i Unit4 ERP. Feil følges opp og korrigeres i samråd med kunde.  

Klargjøre avstemming: Lukke periode
Lukke rapporteringsperioden i Unit4 ERP ved oppstart av avstemmingen.

Avstemming før rapportering: Avstem del A
Avstemme del A i avstemmingsmappen.

Avstemmingene utføres i henhold til avstemmingsmappen, dens arbeidsdeling og gjeldende avstemmingsveiledninger.

Gi beskjed til kunde når avstemmingene er utført og s-rapporten er klar for gjennomgang og signering.

Rapportering: Legge ut S-rapport
Lagre s-rapporten på opal_con* for gjennomgang og signering av kunde.   

Rapportering: Kontroll og signering av S-rapport
Kontrollere s-rapporten før signering. Dette bør minimum omfatte følgende kontroller:

• Det rapporteres kun på statskonti som virksomheten har fullmakt til å rapportere på, jf. tildelingsbrev, belastningsfullmakter, rundskriv etc.
• Kombinasjoner av statskonto og artskonto som det rapporteres på er logiske jf. standard kontoplan (f.eks. kostnadskonti rapporteres på utgiftskapitler, balansekonti rapporteres på mellomværende etc.
• Konti som etter standard kontoplan ikke skal kobles mot statens kontoplan fremkommer ikke på s-rapporten (f.eks. kontogruppe 52*, NAV-konti på 157*-serien og konti brukt for SRS-posteringer).<7li>
• Beløp rapportert som utgifter, inntekter og mellomværende på s-rapporten er rimelige basert på virksomhetens regnskap.

Bekreftelse på godkjent s-rapport sendes til DFØ så snart som mulig og senest innen kl. 16.00 dagen før statsregnskapets rapporteringsfrist. Godkjenning av s-rapport kan gjøres på én av følgende måter:

• Oversende signert s-rapport per e-post, eller
• bekrefte godkjent s-rapport per e-post. Da må rapportens bestillingsnummer oppgis for å verifisere hvilken rapport som er godkjent.

Godkjenningen er en bekreftelse på at s-rapporten er kontrollert og kan sendes til statsregnskapet.

Se statsregnskapets tidsfrister.

Rapportering skal gjennomføres hver måned

Rapportering: Innrapportering S-rapport
Laste opp s-rapporten i statsregnskapets mottakssystem.

Dersom s-rapporten blir avvist av statsregnskapet, må feil korrigeres og ny rapport sendes inn. Dersom feilen må rettes ved endringer i s-rapporten, må den korrigerte s-rapporten godkjennes av kunde før den oversendes på nytt. 

Rapportering: A-rapport
Hente a-rapporten i statsregnskapets mottakssystem og lagre denne på opal_con*.

Rapporten er tilgjengelig i statsregnskapets mottakssystem dagen etter rapporteringsfristen.

Avstemming etter rapportering: Avstem del B-E

Avstemme del B-E i avstemmingsmappen innen utgangen av avstemmingsperioden. Avstemmingene utføres i henhold til avstemmingsmappen, dens arbeidsdeling og gjeldende avstemmingsveiledninger.

DFØ gir beskjed til kunde når avstemmingene er ferdig og avstemmingsmappen med aktuelle rapporter er lagret på opal_con*.       

Avstemming etter rapportering: Avvikende frister

Fristen for avstemming av del C-E i avstemmingsmappen for rapporteringsperiode juni er utvidet med en måned til 31. august grunnet ferieavvikling.

Avslutte regnskapsperioder: Terminere periode
Terminere rapporteringsperioden i Unit4 ERP innen utløpet av avstemmingsperioden.   

Gjennomgang av avstemminger: Rimelighetsvurdering
Rimelighetsvurdere avstemminger utført av DFØ. En rimelighetsvurdering vil blant annet innebære:kontroll av at alle avstemminger er utført og kvittert ut

• kontroll av at ev. differanser er kommentert og forklart
• oppfølging av avvik som skal følges opp (faner i avstemmingsmappen med gul eller rød avstemmingskode)

Ta kontakt med DFØ dersom det er spørsmål om utfyllingen av avstemmingsmappen. 

Gjennomgang av avstemminger: Avstemmingsoversikt
Bekreftelse på gjennomgang av avstemmingsmappen skal sendes til DFØ innen den 15. i måneden etter avstemmingsperioden.

Denne bekreftelsen kan gjøres på en av følgende måter:

• Oversendelse av signert avstemmingsoversikt per e-post, eller
• Bekrefte godkjent avstemmingsoversikt per e-post

Virksomheten bekrefter med dette at den har mottatt og gjennomført en rimelighetsvurdering av avstemmingene.

Gjennomgang av avstemminger: Avvikende frister

Fristen for oversendelse av avstemmingsoversikten for rapporteringsperiode juni er satt til 15. september, som følge av utvidet frist for avstemming av del C-E i avstemmingsmappen.