9.2 Halvårskontroll – hjelp til interne kontroller

Kontroll av kontoplanen
Virksomheten kontrollerer kontonavn og om kontoen fremdeles skal ha status N. Vurder å stenge kontoen:

• når kontoen ikke har vært i bruk siste år
• hvis kontoen har få føringer i inneværende år
• hvis beløpet på kontoen er uvesentlig

Hvis det er saldoer på kontoer som stenges, bør virksomheten vurdere å ompostere dette.

Avvik / endringer meldes til DFØ via Skjema 5 Vedlikehold konto, dimensjoner og faste registre, som ligger tilgjengelig på DFØs kundesider.

Kontroll av oppsett kontantregnskap
Virksomheten kontrollerer at oppsett kontant har riktige kombinasjoner av dimensjonsverdier og statskonti. Statskonti som ikke er i bruk skal ha status C.

Avvik / endringer meldes til DFØ via Skjema 5 Vedlikehold konto, dimensjoner og faste registre, som ligger tilgjengelig på DFØs kundesider.

Kontroll av S-rapport mot kontantregnskapet

Kontroll av begrepsverdier

Kontrollen dokumenteres i skjema kun første halvår, da større endringer vanligvis gjennomføres fra årsskiftet.

Virksomheten gjennomgår begrepene som virksomheten benytter i Unit4 ERP (for eksempel koststed, formål, prosjekt) og setter begrepsverdiene i status C om de ikke skal benyttes lenger.

Avvik / endringer meldes til DFØ via Skjema 5 Vedlikehold konto, dimensjoner og faste registre, som ligger tilgjengelig på DFØs kundesider.

Kontroll av tilganger/roller i Unit4 ERP
For hver bruker kontrollerer virksomheten
• at vedkommende fortsatt skal ha adgang til Unit4 ERP, i henhold til virksomhetens interne fullmakter
• at vedkommende er tilknyttet riktig autorisasjonsgruppe / roller. Tildelte brukerrettigheter skal være i henhold til tjenstlige behov, det vil si at en ansatt bare skal ha rettigheter i systemet som er forenelig med arbeidsoppgavene vedkommende er ment å utføre.

Dersom enkelte i virksomheten har rollene BKUNREG eller BLEVREG i kombinasjon med rollene BBOKFOR eller BINNBET bør virksomheten vurdere om det fortsatt er behov for at samme person har disse tilgangene. For de som bruker Tilgangsportalen og funksjonsroller, gjelder dette kombinasjon av rollene RD Kundeoppretter eller RD Leverandøroppretter i kombinasjon med RD Bokføring / RD Betalingsoppfølger.

Avvik / endringer meldes til DFØ via bestillingsskjema på kundesidene.

UBW-browser XKR01 og XKR02 

Alternativt oversikten over prosessroller for dere som bruker Tilgangsportalen.

Kontroll av hvem som kan bestille tilganger i Unit4 ERP
Rapporten «Autorisert bestiller RA» viser hvem som kan bestille tilganger i Unit4 ERP. Virksomheten kontrollerer at riktige personer kan bestille tilganger.

Virksomheten må vurdere og dokumentere at retten til å bestille tilgang er hensiktsmessig begrenset.

Avvik / endringer meldes til DFØ via Kundesenter på nett av en autorisert bestiller.

Kontroll av tilganger til autorisering i bank

Virksomheten kontrollerer at rett person har tilgang til autorisering i bank

Virksomheter som har delegert autorisering i bank til DFØ, sender oversikten over tilganger til DFØ og ber om en bekreftelse på at dette er riktig (oversikten skal kun inneholde DFØ-ansatte som har tilgang).

Kontroll av godkjenner og attestant for hovedbokbilag i Unit4 ERP

Dette punktet gjelder for virksomheter som bruker digitale bilag, det vil si arbeidsflyt på hovedbokbilag i Unit4 ERP, og som ikke har gått over til Unit4 ERP på innkjøp og faktura.

Virksomheten kontrollerer at:
• riktige attestanter og godkjennere er registrert og har aktiv bruker i Unit4 ERP.
 

Hvis virksomheten bruker roller (WHBATT og/eller WHBGOD / funksjonsroller Attestant regnskap og/eller Godkjenner regnskap) i arbeidsflyten, kan dere sjekke at riktige personer har rollene under punktet Kontroll av tilganger i Unit4 ERP.

Avvik / endringer meldes til DFØ i excelskjema: arbeidsflyt kontrollrapport. Dette fungerer som et fullmaktsark. Ved endring på eksisterende regler skriver dere inn endringen på riktig sted og merker det gult. Dersom det er sletting av bruker skal dette merkes rødt.
Har dere behov for nye regler grunnet endringer på koststed, kommenteres det nederst i arket.
Endringer i arbeidsflyten må meldes inn av autorisert bestiller på regnskap i virksomheten.

Når endringene er foretatt av DFØ vil dere få ett nytt oppdatert ark i retur. Det oppdaterte arket må lagres hos dere og skal benyttes neste gang dere melder inn endringer.

Kontroll av fullmaktsark og fullmakter i fakturasystem

Virksomheter som bruker Contempus:

For hver bruker som står oppført på fullmaktsarket kontrollerer virksomheten:
• at vedkommende fortsatt skal ha adgang til Contempus, i henhold til virksomhetens interne fullmakter
• at tildelte brukerrettigheter er i henhold til tjenstlige behov, det vil si at en ansatt bare skal ha rettigheter i systemet som er forenelig med arbeidsoppgavene vedkommende er ment å utføre

Ved endringer leser virksomheten inn korrigert fullmaktsark i Contempus.

Virksomheter som bruker Basware:

Virksomheten kontrollerer både fullmaktsark og rapport IP08 i Basware. Rapport IP08 viser alle brukere med tilgang til virksomheten (inkludert DFØ-brukere og riksrevisjonsbrukere). Det er kun interne brukere i rapport IP08 som skal kontrolleres mot fullmaktsark.

For hver bruker kontrollerer virksomheten:
• at vedkommende fortsatt skal ha adgang til Basware, i henhold til virksomhetens interne fullmakter
• at tildelte brukerrettigheter er i henhold til tjenstlige behov, det vil si at en ansatt bare skal ha rettigheter i systemet som er forenelig med arbeidsoppgavene vedkommende er ment å utføre.

Endringer i Basware meldes til DFØ via skjema på DFØs kundesider.

Virksomheter som bruker Unit4 ERP:

Virksomheten tar ut rapporten Fullmakter (PDF) og kontrollerer at:

• alle personer som skal ha fullmakter, og kun disse, står oppført i rapporten
• personene har riktige fullmakter

Endringer i fullmaktsmatrisen gjøres av virksomheten selv.

Contempus: Virksomhetens eget fullmaktsark

Basware: Virksomhetens eget fullmaktsark og
rapport IP08 i Basware. (Under «Rapporter», velg
spørring IP08 og virksomhet og trykk «søk». Virksomheter som ønsker detaljer som beløpsgrenser og prosjekttilknytning kan også ta ut rapport IP10.)

Unit4 ERP: Rapporten Fullmakter (PDF) under menypunktet Fullmaktsmatrise i Unit4 ERP web. Rapporten kjøres med tegnet * i feltene for Begrep og Begrepsverdi.

Kontroll av budsjettdisponeringsmyndighet
Virksomheten kontrollerer at rett person har budsjettdisponeringsmyndighet.

DFØ har ikke lagt opp til en detaljkontroll for å stenge enkeltkunder og enkeltleverandører, men anbefaler på generelt grunnlag at kunder og leverandører som ikke har vært i bruk de siste 720 dager settes i status C (stenges).

Virksomheten sender e-post til regnskap@dfo.no med bekreftelse om at leverandører / kunder uten aktivitet kan stenges. Rapporten kjøres med det antall dager dere ønsker (720 er et forslag for å unngå å stenge kunder / leverandører på årlig basis).

Dersom dere ønsker at vi benytter færre dager enn 720, er det fullt mulig.

Oppbevaring
Virksomheten oppbevarer skjema for halvårskontroller sammen med relevant underdokumentasjon. Riksrevisjonen kan etterspørre den dokumenterte kontrollen (skjemaet og underdokumentasjonen) ved sin revisjon.

DFØ Fildel er ikke et lagringsområde, så virksomhetene må laste ned og lagre oversiktene hos seg.