Rutine for oppbevaring av regnskapsmateriale for DFØs kunder

Beskrivelse

Virksomhetens avlagte årsrapport med årsregnskap skal bevares for alltid.

Kommentar

Regnskapsmateriale skal bevares av virksomheten og avleveres til arkivverket, i følge forskrift om offentlige arkiv.

Økonomiregelverket

2.3.3
3.4
4.4.10.1 a)
4.4.10.1 b)
4.4.3 b) siste avsnitt

Virksomhetens saldoliste ved årets slutt skal bevares for alltid. En saldoliste er en oppstilling over alle kontoer i regnskapssystemet, der det for hver konto skal vises kontokode og kontonavn og utgående saldo.

Regnskapsdokumentasjon fra Unit4 ERP

• GL09 – råbalanse

Kommentar

Regnskapsmateriale skal bevares av virksomheten og avleveres til arkivverket, i følge forskrift om offentlige arkiv.

Økonomiregelverket

2.3.3
3.4
4.4.10.1 a)
4.4.10.1 b)
4.4.3 b) siste avsnitt

Pliktig regnskapsrapportering skal oppbevares i 10 år. Pliktig regnskapsrapportering omfatter rapporteringen til statsregnskapet (bevilgningsregnskapet og kapitalregnskapet) og annen rapportering fra virksomheten fastsatt i eller med hjemmel i lov (herunder a-meldingen med informasjon om ansettelses- og inntektsforhold med mer, og skattemelding mva).

Regnskapsdokumentasjon fra Unit4 ERP

• S-rapport
• P-rapport
• A-rapport
• likvidrapport
• lønns- og pensjonsoppgave - RF1022 og annen pliktig regnskapsrapportering

Kommentar

Merk at DFØ sender årsoppgaver til den enkelte selvstendig næringsdrivende uten fast forretningssted og opphavsmann til åndsverk for sine regnskapskunder. Det er likevel virksomheten som må oppbevare dette materialet i sitt arkiv.

DFØ legger kopi av årsoppgaver samt XML-fil for innrapportering til Skatteetaten på Opal_con. Virksomheten innrapporterer og håndterer eventuelle endringer/korrigeringer selv.

Økonomiregelverket

3.3.2
3.5
4.4.10.2 a) 5.2.4.4
5.4

Dokumentasjon av balansen ved årets slutt skal oppbevares i 10 år. Dokumentasjonen skal underbygge balansepostenes fullstendighet, realitet og nøyaktighet.

Regnskapsdokumentasjon fra Unit4 ERP

Avstemmingsmappe med rapporter som for eksempel

• CAN01
• CU05/ SU05 - periodisert saldospesifikasjon.

Kommentar

Husk at også kontoutskrifter fra banken (bestemmelsene pkt. 3.7.4), kassaoppgjør (bestemmelsene pkt. 3.7.3.5 og 5.4.6) og dokumentasjon fra verdipapirsentralen (bestemmelsene pkt. 5.4.7) inngår i dokumentasjon av balanseposter.

Økonomiregelverket

4.4.10.2 e)
4.4.6

Oppbevaringskravet er for avtaler som gjelder virksomheten, med unntak av avtaler med mindre betydning.

Virksomheten må også være oppmerksom på at dersom avtalene er grunnlaget for å dokumentere utøvd budsjettdisponeringsmyndighet, så skal de oppbevares i 10 år.

Økonomiregelverket

4.4.10.2 f)

Korrespondanse som gir vesentlig tilleggsinformasjon i tilknytning til en bokført opplysning skal oppbevares i 10 år.

Korrespondanse omfatter brev, kopier, elektronisk post og telefaks.

Korrespondansen i tilknytning til inngåelse av en avtale eller bestilling kan inneholde vesentlig tilleggsinformasjon som ikke fremgår av selve dokumentasjonen for den bokførte opplysning. I slike tilfeller kan korrespondansen bli oppbevaringspliktig. Virksomheten må vurdere hva som anses vesentlig i det enkelte tilfelle.

Økonomiregelverket

4.4.10.2 g)

Opprinnelig systemdokumentasjon og endringer skal oppbevares, herunder historiske versjoner, i 10 år.

Kommentar

DFØ oppbevarer dette for DFØs systemer.

Økonomiregelverket

4.4.10.2 i)
4.3.5

Loggene som omtalt i bestemmelsene pkt. 4.3.6 om blant annet oppdatering av regnskapsdata og endring lagrede data, skal oppbevares i 10 år.

Kommentar

DFØ oppbevarer dette for DFØs systemer.

Økonomiregelverket

4.4.10.2 h)
4.3.6

Spesifikasjon av pliktig regnskapsrapportering skal oppbevares i 10 år.

Regnskapsdokumentasjon fra Unit4 ERP

• CU03 –reskontrospesifikasjon

Økonomiregelverket

4.4.10.2 c)
4.4.3
4.3.4
4.3.1
5.4

Spesifikasjon av pliktig regnskapsrapportering skal oppbevares i 10 år.

Regnskapsdokumentasjon fra Unit4 ERP

• SU03 –reskontrospesifikasjon

Økonomiregelverket

4.4.10.2 c)
4.4.3
4.3.4
4.3.1
5.3

Spesifikasjon av pliktig regnskapsrapportering skal oppbevares i 10 år.

Regnskapsdokumentasjon fra Unit4 ERP

• GL01 – hovedbok pr. dimensjon/kontospesifikasjon
• GL02 – bilagsjournal/ bilagsspesifikasjon
• CA05 – hovedbok etter kontantprinsippet

Økonomiregelverket

4.4.10.2 c)
4.4.3
4.3.4
4.3.1
5.3

Spesifikasjon av pliktig regnskapsrapportering skal oppbevares i 10 år.

Regnskapsdokumentasjon fra Unit4 ERP

• GL02 - bilagsjournal

Alternativt:

• GL07 – bokføringsspesifikasjon
• GL18b – bokføringsspesifikasjon
• GL35 – bekreftelse reversering

Kommentar

Månedlige uttak av GL02 - bilagsjournal kan erstatte oppbevaring av de løpende spesifikasjonene GL07, GL18b og GL35.

Økonomiregelverket

4.4.10.2 c)
4.4.3
4.3.4
4.3.1

Spesifikasjon av pliktig regnskapsrapportering skal oppbevares i 10 år.

Regnskapsdokumentasjon fra Unit4 ERP

• S-rapport
• P-rapport
• A-rapport
• Likvidrapport

Økonomiregelverket

4.4.10.2 c)
4.4.3
4.3.4
4.3.1
3.5

Spesifikasjon av pliktig regnskapsrapportering skal oppbevares i 10 år.

Regnskapsdokumentasjon fra Unit4 ERP

• GL04 – avgiftsoppgave

Økonomiregelverket

4.4.10.2 c)
4.4.3
4.3.4
4.3.1
5.3

Spesifikasjon av pliktig regnskapsrapportering skal oppbevares i 10 år.

Regnskapsdokumentasjon fra Unit4 ERP

• PCP0 - lønnsjournal og terminrapport

Økonomiregelverket

4.4.10.2 c)
4.4.3
4.3.4
4.3.1
5.2

Dokumentasjon som viser hvem som har benyttet sin budsjettdisponeringsmyndighet skal oppbevares i 10 år.

Dokumentasjonen kan fremgå av ansettelsesbrev, protokoll for lønnsforhandlinger, bestilling, ordrebekreftelse, faktura, ordre, tilskuddsbrev, en avtale, med mer.

Kommentar

Dokumentasjon som viser hvem som elektronisk har benyttet budsjettdisponeringsmyndigheten i DFØs systemer, oppbevares av DFØ.

Virksomheten oppbevarer selv dokumentasjon av hvem som til enhver tid har budsjettdisponeringsmyndighet, samt dokumentasjon når budsjettdisponeringsmyndigheten er benyttet utenfor DFØs systemer (for eksempel avtaler med mer).

Økonomiregelverket

2.5.2.1
4.3.6
4.4.10.2 d)
5.2.3.1
5.2.3.2
5.3.3
6.3.3
7.3.3

Dokumentasjon av bokførte opplysninger gjør det mulig å kontrollere realiteten og nøyaktigheten i regnskapsrapporteringen. Disse skal oppbevares i 10 år.

Dersom dokumentasjonen består av flere dokumenter, for eksempel dersom fakturaen ikke inneholder tilstrekkelige opplysninger om utøvd budsjettdisponeringsmyndighet, vil oppbevaring av tilhørende avtale, bestilling, ordrebekreftelse eller pakkseddel være nødvendig for å kunne kontrollere dette i ettertid.

Eksempler på hva som inngår i dokumentasjonen:

Eksterne parter:

• inngående faktura
• kontoutskrift fra banken (grunnlag for å bekrefte avregningsretur og konteringsdata)
• avregningsretur fra bank (utbetalinger)
• konteringsdata fra bank (innbetalinger)

Internt:

• utgående faktura
• kravgrunnlag for utgående faktura

Regnskapsdokumentasjon fra Unit4 ERP

• Bilag/grunnlag/fil
• konteringslister
• SU08/XVO02 - remitteringsbekreftelse
• SU12/ FN2701 - mottaks-, avvisnings- og avregningsreturer
• CU08 - kvitteringsliste
• evt. annen konteringsdata fra bank, PCP0 - lønnsjournal og eventuelle egendeklarasjoner

Konteringsdata fra bank:

Innbetalinger som for eksempelCU08 - innlesing OCR og SU12a - avregningsretur som oppbevares sammen med GL18b - bilagsspesifikasjon. Alternativ til GL18b er månedlige uttak av GL02 - bilagsjournal.

Kommentar

DFØ oppbevarer elektronisk dokumentasjon som er lagt inn som vedlegg i våre systemer (for eksempel digitale bilag, e-skjema lønn, vedlegg til reiseregninger).

Økonomiregelverket

4.4.10.2 d)
4.4.5
4.4.7
3.7.3.3
3.7.3.4
3.7.4
3.7.2
3.7.3

Bestilling, ordre, kontraktsfaktura eller pakkseddel (dersom fakturaen mangler noen opplysninger, som er spesifisert på pakkseddelen). Inngående fakura skal oppbevares i 10 år.

Se nærmere beskrivelse og regelverkshenvisninger under Dokumentasjon av bokførte og slettede opplysninger.

Regnskapsdokumentasjon fra Unit4 ERP

• SU08/XVO02 - remitteringsbekreftelse
• SU12/ FN2701 - mottaks-, avvisnings- og avregningsreturer

Kommentar

DFØ oppbevarer inngående faktura med elektronisk underbilag i DFØs systemer. Virksomheten oppbevarer andre underbilag og annen dokumentasjon.

Utgående faktura skal oppbevares i 10 år.

Grunnlag for fakturering eller korrespondanse som gir vesentlig tilleggsinformasjon i tilknytning til en bokført opplysning, er her omtalt som underbilag.

Se nærmere beskrivelse og regelverkshenvisninger under Dokumentasjon av bokførte og slettede opplysninger.

Regnskapsdokumentasjon fra Unit4 ERP

• S013 - faktura, eller SO07 -fakturakopi
• CU08 - kvitteringsliste
• GL18b - bilagsspesifikasjon alternativt GL02 - bilagsjournal

Kommentar

DFØ oppbevarer utgående faktura i DFØs systemer, det vil si: Fakturakopi (SO07) kan tas ut i hele oppbevaringsperioden. Virksomheten oppbevarer underbilag og annen dokumentasjon.

Instrukser skal oppbevares i 10 år.

Virksomheten må oppbevare alle instrukser som utarbeides for egen virksomhet. Departementet skal også utarbeide en instruks til virksomheten, men denne skal oppbevares av departementet.

Økonomiregelverket

4.4.10.2 b)

Virksomheten må oppbevare en fortegnelse over regnskapsmateriale som er sikkerhetskopiert, hvor ofte sikkerhetskopiering gjennomføres og hvor originalen og sikkerhetskopien oppbevares. Dette skal oppbevares i 10 år.

Kommentar

DFØ oppbevarer fortegnelse over det som er sikkerhetskopiert i DFØs systemer.

Virksomheten oppbevarer fortegnelse over det som er sikkerhetskopiert i virksomhetens arkiv/systemer.

Økonomiregelverk

4.4.9.3

Gjelder fullmakter som er gitt personer eller etter stilling. Det kan være fullmakt til å utøve budsjettdisponeringsmyndighet eller til å autorisere betalinger i bank. Fullmakter skal oppbevares i 3,5 år.

Dersom virksomheten har inntekter og det for eksempel er gitt fullmakt for å avbryte en foreldelsesfrist, skal denne oppbevares.

Regnskapsdokumentasjon fra Unit4 ERP

4.4.10.3 a)
2.5
3.7.3.3
5.3
5.4.4

Utgående pakksedler eller tilsvarende dokumentasjon som følger varen eller sendes til kjøper på annen måte. Prisoversikter som kreves utarbeidet ifølge lov eller forskrift. Dette skal oppbevares i 3,5 år.

Gjelder i all hovedsak virksomheter som yter tjenester eller som selger varer mot vederlag. Forsendelse av varer vil ofte ha en pakkseddel vedlagt.

Virksomheter som krever inn gebyr der gebyret er en del av myndighetsøvelsen, trenger ikke utarbeide pakkseddel eller tilsvarende dokumentasjon. Eksempler på dette er gebyr for førerkort, passgebyr, dokumentavgift med mer.

Regnskapsdokumentasjon fra Unit4 ERP

4.4.10.3 b)
4.4.10.3 c)