Anmodning fra eksterne kataloger (punch-out)

1 Søke etter produkter fra ekstern katalog

Vi vil da få opp listen over alle tilgjengelige leverandører som har levert ekstern katalog til systemet. I vårt eksempel konsentrerer vi oss om Atea som er et IT-selskap.

Steg 1a

For å komme inn på den eksterne katalogen klikker vi på linken med ”Navn på ekstern katalog”. Et eksternt nettleservindu vil da åpne seg og vi logges automatisk inn som ”ekstern katalog kunde” hos leverandøren. Her vil vi få tilgang til våre produkter, og vi kan søke frem og plukke de produkter vi ønsker å kjøpe.

Steg 1b
Etter å ha plukket de ønskede varene klikker vi på ”Flytt varer til innkjøpssystem”, ”Til kassen”, ”Overfør” eller lignende knapp. Navn på denne knappen, og hvor den er plassert, varierer. Varene ligger nå i handlekurven i Basware PM.

Klikk her for å se et større bilde.

2 Produktsammenligning

Produktsammenligning benyttes i løsningen for å sammenligne flere produkter basert på gitte sammenstillingskriterier. Disse kriteriene er: Bilde, leverandør, produktkode, beskrivelse, produsent, partistørrelse, bruttopris, mva, nettopris og ledetid.

Steg 2a

Klikk her for å se et større bilde.

1. Klikk på ikonet med to ark og en stjerne (se bilde over) for å legge produkter til sammenligning. Maks tre ulike produkter kan sammenliknes på en gang.
2. Klikk på ikonet med to ark og en pil (se bilde over), eller direkte på linken i menyen på venstre side for å komme videre til produktsammenligning.

Grensesnittet for produktsammenligningen er som skjermbildet nedenfor illustrerer. Her har vi mulighet til å legge til eller slette produkter fra sammenligningen.

Klikk her for å se et større bilde.

Velg "Gå til handlekurv" for å komme tilbake til handlekurven, eller klikk på menyen for handlekurv på venstre side i Basware PM.

3 Opprette og endre handlekurv

I handlekurven har vi mulighet for å gjøre følgende oppgaver:

• Oppdatere mengde
• Forkaste linje
• Hente inn flere produkter
• Lage mal basert på hva man har plukket

Klikk her for å se et større bilde.

4 Opprette anmodning

Steg 4a
Opprett anmodning fra handlekurven i steg 3 ved å trykke på knappen "Lag anmodning".

Vi kommer da inn på hodedataene på anmodningen. Hodedataene har obligatoriske felter som må fylles ut. Disse er merket med *.

Feltet som benevnes ”Beskrivelse av produkt/tjeneste”, er navnet på anmodningen. Beskrivelsen gjør det enklere å finne igjen anmodningen på et senere tidspunkt. Navnet vises i emne-feltet i e-post til godkjenner.

Det andre som er vesentlig er leveringsadressen. Denne må angis. Dersom vi som bruker har tilstrekkelig rettigheter vil vi også kunne velge, eller velge og redigere, tilgjengelige adresser.

Tilgjengelige adresser får vi tilgang til ved å trykke på ikonet ved siden av adressefeltet. Vi får da opp en dialogboks hvor tilgjengelige adresser kan velges.

På anmodningens opprettelsestidspunkt kan vi som eier av anmodningen også angi elektronisk varemottaker (se rutine 4.1 Utføre varemottak). Som standard settes den som oppretter anmodningen, men dette kan overstyres. Ved å trykke på ikonet ved siden av feltet for angivelse av elektronisk varemottaker, får vi opp en valgliste som vist i skjermbildet nedenfor. Her vil alle med rettigheter til å gjøre elektronisk varemottak for den organisasjonsenhet vi gjør innkjøp for, være tilgjengelige.

Når alle obligatoriske felt i skjermbildet er fylt ut, klikker vi eventuelt på knappen "Lagre" og velger "Neste" for å fullføre opprettingen av anmodningen.

Steg 4b
Vi får nå opp en varelinje per produkt vi har plukket fra den eksterne katalogen. Linjedataene på anmodningen består av tre arkfaner – Produktinformasjon, Kontering og Kostnadsfordeling.

Produktinformasjon: Inneholder alle data fra produktet, lagt til av leverandør i den eksterne katalogen.

Klikk her for å se et større bilde.

Kontering: Kontering inneholder de dimensjoner som selskapet har tilgjengelig for kontering. Dette gjenspeiler de verdier man også har i Basware IP og UBW (Agresso). Felt som må fylles ut, er merket med *

Klikk her for å se et større bilde.

Når vi påfører kontering og har flere linjer som alle skal føres på for eksempel samme konto, er det, ved valg fra liste, som standard huket av for ” Bruk på alle bestillingsrader”. Vi slipper da å gå inn på hver enkelt linje for å påføre kontering. Fjern avhukingen dersom konteringen ikke skal gjelde for alle linjer.

Det er mulig å merke alternative valg som Favoritt.

Kostnadsfordeling: I Basware PM har vi mulighet til å splitte kostnadene på de ulike feltene på konteringslinja. Dette gjøres under arkfanen kostnadsfordeling som vist i skjermbildene nedenfor.

Klikk her for å se et større bilde.

Hak av for «Bruk kostnadsfordeling» og velg "Legg til ny linje".

Klikk her for å se et større bilde.

Steg 4c
Når vi er ferdig med å behandle alle varelinjene klikker vi på "Neste".

Klikk her for å se et større bilde.

Vi kan nå legge inn kommentar til leverandør, samt knytte vedlegg til anmodningen. Vedlegg kan enten være internt eller vi kan velge å sende med dette til leverandør.

Steg 4d
Basware PM har støtte for to ulike metoder å videresende en anmodning på.

Automatisk sirkulasjon: Neste mottaker i flyten plukkes automatisk basert på hvem som har rettigheter for å godkjenne anmodningen. Ved å la musen peke over knappen vil man se hvem anmodningen sendes til.

Manuell flyt: Trykk deretter på knappen "Velg handling". Man får opp en valgliste som inkluderer alle brukere med rollen godkjenner innenfor den organisasjonsenhet man oppretter anmodningen på.

Denne listen filtrerer ikke basert på rettigheter knyttet til beløp og dimensjoner, og man kan derfor, med denne forsendelseslogikken risikere å sende til brukere som ikke får godkjent anmodningen pga. manglende rettigheter. Disse må da videresende til noen som har tilstrekkelige rettigheter.