Anmodning fra interne katalogprodukter

1 Søke etter interne katalogprodukter

For å starte søk blant interne katalogprodukter velger vi Ny anmodning og deretter Katalogprodukter i Basware PM.

Steg 1a: Enkelt søk

For å gjøre et enkelt søk i katalogen kan vi benytte søk-feltet eller lete opp i produktgruppetreet manuelt.

Enkelt søk kan gjøres innenfor følgende produktfelter:

• produktnavn
• produktbeskrivelse
• produsent
• leverandør
• artikkelnummer

Steg 1b: Avansert søk

For å gjøre avansert søk i de interne katalogene må vi klikke på Avansert søk.

Vi vil da få opp et mer detaljert søkebilde, hvor vi kan kombinere flere kriterier for å spisse søket. Dette søket er anbefalt om vi skal søke i store produktgrupper. Når vi får et resultat basert på søket, får vi mulighet til å filtrere søket ytterligere.

Følgende søkekriterier kan benyttes i forbindelse med avansert søk:

• Produkt (fritekst)
• Produktgruppe (valgliste)
• Leverandør (valgliste)
• Prisområde (fra – til beløp)
• Levert senest (produktets ledetid i katalog fra leverandør)

Følgende filterkriterier kan benyttes i forbindelse med avansert søk:

• Produktgruppe (tilgjengelige grupper i resultatet)
• Leverandør (tilgjengelige leverandører i resultatet)
• Produsent (tilgjengelige produsenter i resultatet)
• Levert senest (kan sette begrensning på ledetid også i filteret)
• Prisområde (fra – til beløp innenfor resultatet, satt opp i intervaller)
• Kun kontraktprodukter (Henter ut kun de produkter i resultatet som har Handshake jfr. rutine 1.1.5 Lese inn katalogprodukter mot kontrakt)

Steg 1c: Detaljerte opplysninger om produktet

Ved å klikke på et produkt i produktutvalget får vi mer detaljerte opplysninger om produktet.

2 Produktsammenligning

Produktsammenligning benyttes i løsningen for å sammenligne flere produkter basert på gitte sammenstillingskriterier. Disse kriteriene er: Bilde, leverandør, produktkode, beskrivelse, produsent, partistørrelse, bruttopris, mva, nettopris og ledetid.

Steg 2a: Valg av produkter som skal sammenlignes

For å legge produkter til produktsammenligningen legger vi først inn det antall av produktet som skal legges til sammenligning.

Steg 2b: Legg til sammenligning

Etter at produktene er valgt, klikker vi på ikonet med to ark og en stjerne (se bilde over) for å legge de angitte produktene til sammenligningen. Maks tre ulike produkter kan sammenliknes på en gang.

Steg 2c: Produktsammenligning

Klikk deretter på ikonet med to ark og en pil (se bildet over) for å gå til selve visningen av produktsammenligningen. Vi kan også benytte menyen på venstre side som indikerer hvor mange elementer som ligger i sammenligningen. Klikk direkte på linken for å komme videre.

Grensesnittet for produktsammenligningen er som skjermbildet nedenfor illustrerer. Her har vi mulighet til å legge til eller slette produkter fra sammenligningen.

I tillegg kan vi på dette tidspunktet foreta et valg på hvilket produkt vi ønsker å legge i handlekurven. Dette gjør vi ved å klikke på ikonet med en handlekurv og en stjerne.

3 Opprette og endre handlekurv

For å legge til varer i handlekurv plukker vi varer vi har søkt opp eller håndtert i produktsammenligningen. Trykk på ikonet med en handlekurv og en stjerne for å legge varene i handlekurven. For å gå videre til handlekurven klikker vi på ikonet med en handlekurv og en pil. Eventuelt kan vi håndtere dette på menyen for handlekurv på venstre side i Basware PM. Klikk direkte på linken for å komme videre.

Når vi har klikket oss inn på handlekurven, har vi anledning til å gjøre følgende oppgaver:

• oppdatere mengde
• forkaste linje
• hente inn flere produkter
• lage mal basert på hva vi har plukket

4 Opprette anmodning

Steg 4a: Opprett anmodning

Opprett anmodning fra handlekurven i Steg 3 ved å trykke ikonet Lag anmodning.

Vi kommer da inn på hodedataene på anmodningen. Hodedataene har obligatoriske felter som må fylles ut. Disse er merket med *.

Feltet som benevnes ”Beskrivelse av produkt/tjeneste”, er navnet på anmodningen. Beskrivelsen gjør det enklere å finne igjen anmodningen på et senere tidspunkt. Navnet vises i emne-feltet i e-post til godkjenner.

Det andre som er vesentlig er leveringsadressen. Denne må angis. Dersom vi som bruker har tilstrekkelig rettigheter, vil vi også kunne velge, eller velge og redigere, tilgjengelige adresser.

Tilgjengelige adresser får vi tilgang til ved å trykke på ikonet ved siden av adressefeltet. Vi får da opp en dialogboks hvor tilgjengelige adresser kan velges.

På anmodningens opprettelsestidspunkt kan vi som eier av anmodningen også angi elektronisk varemottaker (se brukerveiledning Utføre varemottak). Som standard settes den som oppretter anmodningen, men dette kan overstyres. Ved å trykke på ikonet ved siden av feltet for angivelse av elektronisk varemottaker, får vi opp en valgliste som vist i skjermbildet nedenfor. Her vil alle med rettigheter til å gjøre elektronisk varemottak for den organisasjonsenhet vi gjør innkjøp for, være tilgjengelige.

Når alle obligatoriske felt i skjermbildet er fylt ut, klikker vi eventuelt på knappen "Lagre" og velger "Neste" for å fullføre opprettingen av anmodningen.

Steg 4b: Behandle varelinjene

Vi får nå opp en varelinje per produkt vi har plukket fra den interne katalogen. Linjedataene på anmodningen består av tre arkfaner – Produktinformasjon, Kontering og Kostnadsfordeling:

Produktinformasjon: Inneholder alle data fra produktet, lagt til av leverandør i katalogen som er lest inn.

Kontering: Kontering inneholder de dimensjoner som virksomheten har tilgjengelig for kontering. Dette gjenspeiler de verdier vi også har i Basware IP og konteringsregler i UBW. Felt som må fylles ut er merket med *

Når vi påfører kontering og har flere linjer som alle skal føres på for eksempel samme konto, er det, ved valg fra liste, som standard huket av for ”Bruk på alle bestillingsrader”. Vi slipper da å gå inn på hver enkelt linje for å påføre kontering. Fjern avhukingen dersom konteringen ikke skal gjelde for alle linjer.

Det er mulig å merke alternative valg som Favoritt.

Kostnadsfordeling: I Basware PM har vi mulighet til å splitte kostnadene på de ulike feltene på konteringslinja. Dette gjøres under arkfanen Kostnadsfordeling som vist i skjermbildene nedenfor.

Hak av for «Bruk kostnadsfordeling» og velg "Legg til ny linje".

Steg 4c: Vedlegg og kommentarer

Når vi er ferdig med å behandle alle varelinjene klikker vi på "Neste".

Vi kan nå legge inn kommentar til leverandør, samt knytte vedlegg til anmodningen. Vedlegg kan enten være internt eller vi kan velge å sende med dette til leverandør.

Steg 4d: Sende anmodning på arbeidsflyt

Basware PM har støtte for to ulike metoder å videresende en anmodning på.

Automatisk sirkulasjon: Neste mottaker i flyten plukkes automatisk basert på hvem som har rettigheter til å godkjenne anmodningen. Ved å la musen peke over knappen ser vi hvem anmodningen sendes til.

Manuell sirkulasjon: Trykk deretter på knappen Velg handling. Man får opp en valgliste som inkluderer alle brukere med rollen godkjenner innenfor den organisasjonsenhet man oppretter anmodningen på.

Denne listen filtrerer ikke basert på rettigheter knyttet til beløp og dimensjoner, og man kan derfor, med denne forsendelseslogikken, risikere å sende til brukere som ikke får godkjent anmodningen pga. manglende rettigheter. Disse må da videresende til noen som har tilstrekkelige rettigheter.

5 Lagre et utkast av anmodning

Når vi jobber med en anmodning kan vi til enhver tid lagre denne som et utkast. Dette gjøres ved å klikke på knappen "Lagre", se skjermbilde nedenfor.

Om vi skal finne igjen utkastet vi startet med, ligger dette under Mine oppgaver og Utkast/returnert eller på Velkommen siden og Utkast/returnert.