Anmodning via fritekst

Alternativ rutine: For rekvisisjoner, se brukerveiledning Rekvisisjon

Fritekst anmodning benyttes i de tilfeller hvor vi ikke mottar interne katalogprodukter fra leverandør eller ikke benytter ekstern katalog (punch-out) mot leverandøren.

1 Opprett en fritekst anmodning

For å starte en fritekst anmodning klikker vi på Ny anmodning og deretter Fritekstbestilling i Basware PM. (Dersom virksomheten benytter rekvisisjonsløsning og/eller blomsterbestillinger velges Standard bestilling).

Steg 1a
Vi kommer da inn på hodedataene på anmodningen. Hodedataene har obligatoriske felter som må fylles ut. Disse er merket med *.

• Feltet som benevnes ”Beskrivelse”, er navnet på anmodning. Beskrivelsen gjør det enklere å finne igjen anmodningen på et senere tidspunkt. Navnet vises i emne-feltet i e-post til godkjenner.
• Leverandør må velges (dersom anmodningen gjelder blomster, er det viktig at leverandøren er knyttet til kategorien “blomster”, dette gjøres administrativt)
• Valutakode settes som standard til NOK.
• Leveringsadresse må angis. Dersom vi som bruker har tilstrekkelig rettigheter vil vi også kunne velge, eller velge og redigere, tilgjengelige adresser.

Tilgjengelige adresser får vi tilgang til ved å trykke på ikonet ved siden av adressefeltet. Vi får da opp en dialogboks hvor tilgjengelige adresser kan velges.

På anmodningens opprettelsestidspunkt kan vi som eier av anmodningen også angi elektronisk varemottaker (se rutine 4.1 Utføre varemottak). Som standard settes den som oppretter anmodningen, men dette kan overstyres. Ved å trykke på ikonet ved siden av feltet for angivelse av elektronisk varemottaker, får vi opp en valgliste som vist i skjermbildet nedenfor. Her vil alle med rettigheter til å gjøre elektronisk varemottak for den organisasjonsenhet vi gjør innkjøp for, være tilgjengelige.

Når alle obligatoriske felt i skjermbildet er fylt ut, klikker vi eventuelt på knappen "Lagre" og velger "Neste" for å fullføre opprettingen av anmodningen.

Steg 1b
I neste bilde registrerer vi manuelt de produktene vi ønsker å bestille. Linjedataene på anmodningen består av tre arkfaner: Produktinformasjon, Kontering og Kostnadsfordeling:

Produktinformasjon: Her registreres data om produktet. Navn på produkt, antall, mengdeenhet og nettopris må som minimum fylles ut. Påkrevde felt er merket med *.

Klikk her for å se et større bilde.

Spesielt for blomsterbestillinger: Noen tilleggsfelt må fylles ut. Disse skal inneholde informasjon som skal videre til leverandøren. Hvilke felt som er påkrevd bestemmes av den enkelte virksomhet, men “Leveres til adresse” er alltid påkrevd. Nedenfor vises et eksempel.

Klikk her for å se et større bilde.

Kontering: Kontering inneholder de dimensjoner som virksomheten har tilgjengelig for kontering. Dette gjenspeiler de verdier vi også har i Basware IP og konteringsregler i UBW. Felt som må fylles ut er merket med *.

Klikk her for å se et større bilde.

Når vi påfører kontering og har flere linjer som alle skal føres på for eksempel samme konto, er det, ved valg fra liste, som standard huket av for ” Bruk på alle bestillingsrader”. Vi slipper da å gå inn på hver enkelt linje for å påføre kontering. Fjern avhukingen dersom konteringen ikke skal gjelde for alle linjer.

Det er mulig å merke alternative valg som Favoritt.

Kostnadsfordeling: I Basware PM har vi mulighet til å splitte kostnadene på de ulike feltene på konteringslinja. Dette gjøres under arkfanen kostnadsfordeling, som vist i skjermbildene nedenfor.

Klikk her for å se et større bilde.

Huk av for «Bruk kostnadsfordeling» og velg "Legg til ny linje".

Klikk her for å se et større bilde.

Steg 1c
Når vi er ferdig med å behandle alle varelinjene klikker vi på "Neste".

Klikk her for å se et større bilde.

Vi kan nå legge inn kommentar til leverandør, samt knytte vedlegg til anmodningen. Vedlegg kan enten være internt eller vi kan velge å sende med dette til leverandør.

Steg 1d
Basware PM har støtte for to ulike metoder å videresende en anmodning på.

Automatisk sirkulasjon: Neste mottaker i flyten plukkes automatisk basert på hvem som har rettigheter til å godkjenne anmodningen. Ved å la musen peke over knappen ser vi hvem anmodningen sendes til.

Manuell sirkulasjon: Trykk deretter på knappen Velg handling. Man får opp en valgliste som inkluderer alle brukere med rollen godkjenner innenfor den organisasjonsenhet man oppretter anmodningen på.

Denne listen filtrerer ikke basert på rettigheter knyttet til beløp og dimensjoner, og man kan derfor, med denne forsendelseslogikken risikere å sende til brukere som ikke får godkjent anmodningen pga. manglende rettigheter. Disse må da videresende til noen som har tilstrekkelige rettigheter.