Anmodning via handlekurvmaler

1 Finne og bruke handlekurvsmaler

For å finne tilbake lagrede handlekurvsmaler må man gå til hovedmenyen og Ny Anmodning. Maler er da et av alternativene for å lage en ny anmodning.

Steg 1a
Trykk på Maler i hovedmenyen og man kommer da inn på en oversikt over alle handlekurvsmaler man har tilgjengelig.

Steg 1b
Her kan man kjøpe via handlekurvsmal gjennom å benytte knappen Legg til, og da legger varene fra valgt mal seg i handlekurven og man kan videre utarbeide anmodningen på normal måte. Ønsker man å slette en personlig mal kan man også gjøre dette ved å trykke på knappen slett. Ønsker man kun å se på innholdet i mal, gjør man dette ved å trykke på malens navn.

Her kan det også ligge felles maler for organisasjonen/virksomheten. Disse er opprettet av Sentralt innkjøp og kan ikke endres/slettes av ”vanlige” brukere, men kun gjøre kjøp via.

2 Opprette anmodning

Etter å ha gjennomført Steg 1b er du nå kommet i handlekurvmodus, og du kan velge å legge til flere varer i tillegg til hva som har blitt plukket inn basert på den malen som er valgt. Man kan også oppdatere antall om nødvendig. For å starte på selve anmodningen klikker man Lag anmodning.

Steg 2a
Man vil da komme inn på hodedataene på anmodningen. Hodedataene har 2 felter som kreves utfylt. Disse er merket med *.
Feltet som benevnes ”Beskrivelse av produkt/tjeneste”, betyr navn på anmodning. Dette må registreres for at det skal være enklere å kunne søke etter anmodningen på et senere tidspunkt.

Det andre som er vesentlig er leveringsadressen. Denne må settes, og dersom man som bruker har tilstrekkelig rettigheter vil man også kunne velge eller velge og editere andre tilgjengelige adresser.

Tilgjengelige adresser får man tilgang til ved å trykke på ikonet ved siden av adresseboksen. Man får da opp en dialogboks hvor tilgjengelige adresser kan velges.

På anmodningens opprettelsestidspunkt kan man som eier av anmodningen også definere mottaker (Les: gjøre varemottaket i Basware PM). Default er dette eieren selv, men kan som sagt overstyres. Man får da opp en valgliste. Her vil alle med rettigheter til å gjøre varemottak for den organisasjonsenhet du gjør innkjøp for være tilgjengelige.

Når alle definisjoner er gjort i dette skjermbildet, klikk på knappen Lagre.

Steg 2b

Når man så er ferdig med å påføre hoderelaterte data, vil man videre få opp de produkter man har plukket fra den interne katalogen. Linjedataene på anmodningen består av 3 arkfaner – Produktinformasjon, Kontering og Kostnadsfordeling:

Produktinformasjon: Inneholder alle data fra produktet, lagt til av leverandør i katalogen som er lest inn. Mengde og mengdeenhet må utfylles og disse er merket med *

Kontering: Kontering inneholder de dimensjoner som selskapet har tilgjengelig for kontering. Dette gjenspeiler de verdier man også har i Basware IP og Agresso. Konto må utfylles og er merket med *

Når man legger på kontering og har flere linjer som alle skal føres på f.eks samme konto, kan man ved valg fra liste huke av for: ” Bruk på alle bestillingslinjer”. Ved å gjøre dette slipper man å gå inn på hver enkelt linje for å påføre kontering,

Kostnadsfordeling: I Basware PM har man mulighet til å splitte kostnadene %-vis på ulike kostnadssteder. Dette gjøres under arkfanen kostnadsfordeling.

Steg 2c
Når man så er ferdig med å behandle alle varelinjene klikker man på Neste. Her vil man kunne legge inn kommentar til leverandør, samt knytte vedlegg til anmodningen, enten internt eller at man velger å sende med dette til leverandør.

Steg 2d
Basware PM har støtte for to ulike metoder å videresende en anmodning på.

Automatisk sirkulasjon: Neste mottaker i flyten plukkes automatisk basert på hvem som har rettigheter for å godkjenne anmodningen. Ved å la musen peke over knappen vil man se hvem anmodningen sendes til.

Manuell flyt: Trykk deretter på knappen Velg handling. Man får opp en valgliste som inkluderer alle brukere med rollen godkjenner innenfor den organisasjonsenhet man oppretter anmodningen på.

Denne listen filtrerer ikke basert på rettigheter knyttet til beløp og dimensjoner, og man kan derfor, med denne forsendelseslogikken risikere å sende til brukere som ikke får godkjent anmodningen pga. manglende rettigheter. Disse må da videresende til noen som har tilstrekkelige rettigheter.