Brukere og fullmakter

Innledning

For å registrere brukere og fullmakter i Basware må vi benytte et Excel-ark. Dette arket vil DFØ distribuere til virksomheten ved oppstart av Basware.

Denne brukerveiledningen beskriver hvordan vi registrerer data i Excel og hvordan brukere videre blir registrert i Basware.

1 Åpne regneark for brukere og fullmakter

Åpne regneark tilsendt av DFØ eller sist brukte regneark. Ikke deaktiver makroer hvis det er spørsmål om dette.

Regnearket inneholder to arkfaner: «Brukere» og «Godkjenningshierarki-Flyt».

2 Brukere i regnearket, passord og rapport

Brukerinformasjon
Om det er nye brukere eller endringer på brukere i regnearket, skal brukernavn, samt endringene alltid markeres med gul farge.

Steg 2a
Åpne arkfane «Brukere» og skjema for brukerinformasjon vil være tilgjengelig slik skjermbildet nedenfor viser.

Høyreklikk og velg ny fane for større bilde

Steg 2b
Følgende informasjon om bruker kan endres eller opprettes.

1. Modul – Dette feltet sier hvilken modul/prosess som brukeren skal være bruker av (fakturabehandling og/eller innkjøp). Det må være samsvar mellom valgt Modul (kolonne A) og angivelsene i Aktiv bruker IP (kolonne E) og Aktiv bruker PM (kolonne J).
   IP = fakturabehandling, IP OG PM = både fakturabehandling og innkjøp, PM = innkjøp
2. Brukernavn – Brukes til å logge inn på systemet. Skal i utgangspunktet være samme som brukernavn i SAP, og ikke inneholde Æ, Ø eller Å.
3. Navn – Oppgi alltid etternavn først, med komma mellom etternavn og fornavn. Ikke la det være et tomrom etter fornavnet.
4. E-postadresse – E-post til bruker benyttes for utsending av passord, påminnelser, varsler og automatisk videresending av ubehandlede faktura.
5. Aktiv bruker i IP – Ja eller Nei. Velges fra plukkliste.
6. IP_Brukergruppe(r) – Hvilke brukergruppe(r) som bruker skal knyttes til for fakturabehandlingen. Velg brukergruppe fra plukklisten. Mulighet for maks tre ulike grupper. Start med felt F.
7. IP Overordnet – Angi bruker som skal motta faktura som automatisk videresendes på grunn av manglende behandling. Faktura som ikke er blitt behandlet etter X antall dager videresendes automatisk. IP Overordnet må være en registrert bruker av IP og/eller PM i Excel-arket .
8. Aktiv bruker PM – Ja eller Nei. Velges fra plukkliste.
9. Innkjøpsrolle – Hvilken rolle brukeren skal knyttes til i innkjøpsløsningen.
10. Brukerens kostsenter – Kan benyttes for å knytte brukerne til et standard kostnadssted i innkjøpsløsningen. Angitt kostnadssted blir lagt inn som forslag på kontering på alle anmodninger brukeren oppretter.
11. Godkjenne egne anmodninger – Velg fra plukkliste. Settes som standard til Nei.
12. V elge blant tilgjengelige leveringsadresser – Gir brukerne mulighet til å endre leveringsadresser innenfor virksomhetens forhåndsregistrerte adresser. Velg fra plukkliste. Settes som standard til Ja.
13. Redigere forhåndsdefinerte leveringsaddresser – Gir brukeren mulighet til å manuelt legge inn/endre til hvilken som helst leveringsadresse. Velg fra plukkliste. Settes som standard til Nei .
14. Tilleggsopplysninger – Benyttes kun lokalt i Excel for eventuelle kommentarer på brukerne. Tilleggsopplysninger vil ikke bli oppdatert i Basware.

Steg 2c
Når alle brukere er registrert må Excel-arket lagres lokalt hos virksomheten.

For de som har Office 2010 eller nyere er det viktig at arket lagres som Makroaktivert Excel-Arbeidsbok (xlsm-format). Ikke deaktiver makroer hvis det er spørsmål om dette.

Lagre regnearket med dato og versjonsnummer i navnet (for eksempel 20180427 Brukere og fullmakter SV v.1)

Kunden er ansvarlig for alle endringer og for at bruker- og fullmaktsarkene lagres på en forsvarlig måte hos virksomheten.

Send brukerarket til DFØ
Regnearket sendes til DFØ på e-post regnskap@dfo.no

Husk at alle brukere som skal ha tilgang til modulene Master, Monitor, Matching og PM_Admin, må ha bruker i Citrix-løsningen til DFØ.

Innmelding for bruk av Citrix skjer via separat bestillingsskjema i henhold til rutine 10.1.2 Melde inn Citrix-brukere.

Innlesning og passord (DFØ)

1. DFØ leser inn mottatt regneark og oppretter lisenser.
2. Systemet genererer automatisk passord til nye brukere
3. DFØ gir tilbakemelding til kunden om at brukere er lest inn.
4. Ved glemt passord ber brukeren selv om nytt passord via påloggingsiden.

Endring av bruker

• Endring av navn: For at bruker skal beholde sin historikk (arkiv i IP klient) ved navneendringer må navn endres administrativt før innlesing av bruker- og fullmaktsarket. Navneendring må derfor spesifiseres i e-posten ved innsending av oppdatert bruker- og fullmaktsark til: regnskap@dfo.no .
• Endring av epostadresse: Endre i Excel-arket.
• Endring av brukernavn: Svært sjelden. I prinsippet blir dette som å melde ut brukeren og opprette en ny. Historikk beholdes ikke. Ta kontakt med regnskap@dfo.no .
• Se punktet under for hva som må kontrolleres før eventuell endring av brukernavn.

Utmelding av brukere (virksomhet)

Ved utmelding av brukere skal de fortsatt ligge i Excelarket. Velg Nei fra plukklisten i hhv kolonne E (Aktiv bruker IP) og J (Aktiv bruker PM).

Før bruker meldes ut og deaktiveres, sjekk:

• at ikke vedkommende har faktura på sirkulasjon
• at ikke vedkommende har innkjøpsoppgaver til behandling
• om vedkommende ligger som IP Overordnet i kolonne I i Excel-arket. Hvis brukeren som meldes ut har rolle som IP Overordnet må den utmeldte erstattes av en annen aktiv bruker.

Etter at DFØ har gitt tilbakemelding om at brukerne er lest inn, kan utmeldte brukere fjernes fra arket. Det anbefales at utmelde brukere legges i egen arkfane.

Rapport brukere (virksomhet)

Vi kan ta ut rapport i Basware Monitor dersom du ønsker å kontrollere brukere i Basware.

Aktuelle rapporter:

• IP08_Brukere og brukergr. i IP
• IP09_Endrede brukere IP
• PM05_Brukere og brukergrp i PM
• PM06_Endrede brukere PM

3 Fullmakter i regnearket og rapport

Fullmaktsinformasjon (virksomhet)

Steg 3a
Åpne arkfane

og mal for fullmaktsinformasjon vil være tilgjengelig slik skjermbildet nedenfor viser.

Fullmakter settes opp per bruker.

Steg 3b
Følgende informasjon må angis eller endres. Alle felt er obligatoriske.

1. UserID – Brukernavn på bruker som skal ha fullmakt (samme som brukernavn i kolonne B i arkfane Brukere).
2. Approvallimit – Godkjenningsgrense. Dersom en godkjenner har “ubegrenset” fullmakt, registrer 999999999999.
3. Flow – Bruk feltet Prioritet/Flow til å styre flyten. Feltet kan ha verdi 0 eller 1. Sett 1 om godkjenner har samme fullmakt som en annen i arket og skal prioriteres i flyten. Da velger funksjonen «automatisk sirkulasjon» godkjenneren med verdi 1. Bruk flow konsekvent. Det er ikke mulig å fordele faktura jevnt på flere likeverdige godkjennere med lik fullmakt. Flyten går alltid til én.
4. Koststed – Dimensjonen er fast. Vi kan benytte flere verdier for eksempel 2100,2300, sekvenser for eksempel 21000-23000 og kombinasjon av disse 21000,22000-23000 . Bruk av mer enn to komma per felt anbefales ikke. Splitt heller på flere linjer.
5. Kapittel/post (eventuelt annen dimensjon) – Kan benytte flere verdier feks. 2100,2300, sekvenser feks. 21000-23000 og kombinasjon av disse 21000,22000-23000. Bruk av mer enn to komma per felt anbefales ikke. Splitt heller på flere linjer.
6. Konto – Dimensjonen er fast. Vi kan benytte flere verdier for eksempel 2100,2300, sekvenser for eksempel 21000-23000 og kombinasjon av disse 21000,22000-23000 . Bruk av mer enn to komma per felt anbefales ikke. Splitt heller på flere linjer.

Legg inn * i dimensjons-feltene dersom godkjenner har fullmakt på alle verdier i dimensjonen. Feltene kan ikke være blanke.

Steg 3c
Når alle fullmaktene er registrert må Excel-arket lagres lokalt hos virksomheten.

For de som har Office 2010 eller nyere er det viktig at arket lagres som Makroaktivert Excel-Arbeidsbok (xlsm-format). Ikke deaktiver makroer hvis det er spørsmål om dette.

Lagre regnearket med dato og versjonsnummer i navnet (for eksempel 20180427 Brukere og fullmakter SV v.1).

Kunden er ansvarlig for alle endringer og for at bruker- og fullmaktsarkene lagres på en forsvarlig måte hos virksomheten.

Send fullmaktsarket til DFØ

Regnearket sendes til DFØ på e-post regnskap@dfo.no
DFØ kontrollerer at arket er sendt inn av autorisert person før arket leses inn.
Autoriserte personer meldes inn til DFØ på e-post til regnskap@dfo.no

DFØ gir tilbakemelding når fullmaktene er lest inn

Redigere fullmakter

1. Legg til nye brukere ved å legge informasjon på ny linje.
2. Slette fullmakt med å slette linje. Arket kan ikke inneholde tomme linjer.
3. Endre på eksisterende fullmakt med å endre på eksisterende fullmaktslinje.

Rapport på fullmakter

Etter at DFØ har gitt beskjed til kunden om at innlesingen er fullført, kan kunden ta ut rapporten i Basware Monitor for å verifisere at endringene er i orden.

Aktuelle rapporter:

• IP10_Fullmakter
• IP11_Endrede fullmakter

DFØ gir tilbakemelding til kunden om at brukere er lest inn.