Fakturaer på sirkulasjon

1 Søke opp og endre informasjon på faktura

Steg 1a
Økonomi/regnskap har i IP Master mulighet for å følge opp fakturaer som er på sirkulasjon ute i organisasjonen. Dette kan gjøres ved å velge ”Fakturaer på sirkulasjon” fra hovedmenyen til venstre i IP Master og klikke på menylinjen øverst i skjermbildet.

Spesielle søkekriterier for faktura på sirkulasjon er:

• Parkerte fakturaer (viser fakturaer som IP-Klientbrukere har parkert i påvente av f.eks Kreditnota)
• Faktura fra en bestemt leverandør
• Faktura med forfallsdato om X dager (Tidsrom + gi inn start og sluttdato)
• Faktura som finnes hos en bestemt mottaker

Presentasjonen/innholdet av felter i dette resultatsettet kan tilpasses av den enkelte IP Master bruker ved å benytte knappen over resultatsettet. Det er også mulig å dra kolonnene slik at de plasseres i ønsket rekkefølge i resultatsettet. Disse endringene vil da bli lagret i systemet. Tilpasning av presentasjon er fleksibelt og tilpasses pr søkeresultat, dvs en tilpasning for Forkontroll, en annen tilpasning for Fakturaer på sirkulasjon.

Steg 1b
Ønsker man å se detaljer og fakturabilder på en gitt faktura må man dobbelklikke på valgte faktura i resultatsettet. Da kommer man inn i skjermbildet som kalles Grunnlagsdata/fakturadetaljer.

NB: Faktura blir da ”låst” for brukere ute i organisasjonen og kan ikke behandles. For å oppheve denne ”låsen” må man gå tilbake til resultatsettet og fjerne hake på faktura.

Steg 1c
I skjermbildet for Grunnlagsdata/fakturadetaljer kan man gjøre følgende med fakturaen som ligger på sirkulasjon

• Endre/redigere innskannet faktura og reskontro informasjon
• Se på innskannet bilde(r) og bla mellom disse.
• Legge til vedlegg og kommentarer
• Kontere eller redigere eksisterende kontering
• Sette makuleringskode og sende fakturaen til annullering
• Omdirigere faktura til annen bruker
• Se på fakturahistorikk

Steg 1d
Fakturaer som er gått ut på sirkulasjon kan resendes til Automatisk sirkulasjon og på denne måten gis en ny mulighet for match. (Evt ny mottaker ut fra korrigert bestillerreferanse i grunnlagsdatafeltet.)

2 Omdirigere faktura til ny mottaker

Steg 2a

Ønsker man å sende faktura ut på ny sirkulasjon (evt. omdirigere) benytter man knappen Sendealternativer. Da vil man få opp et eget skjermbilde med mulige typer for sirkulasjon.

I dette skjermbildet kan man velge type sirkulasjon samt personer som skal motta faktura. Følgene Sirkulasjonstyper kan velges:

• Omdiriger : Skal kun brukes i spesielle tilfeller. Du kan omdirigere en faktura på vanlig sirkulasjon slik at den går utenom en mottaker. Hvis en faktura for eksempel er sendt til bruker A, bruker B og bruker C, og du omdirigerer den til å gå utenom bruker B ved å sende fakturaen til bruker D, blir fakturaen fjernet fra bruker B, men ikke fra de andre. Derfor er det nå bruker A, bruker C og bruker D som har fakturaen på sirkulasjon.
• Ny vanlig sirkulasjon : Brukes f.eks ved fravær. Faktura sendes til en ny gitt person som selv kan bestemme videre flyt/behandling i systemet.
• Informativ sirkulasjon : Faktura sendes kun til informasjon og kan ikke behandles.
• Direkte til overføring : Benyttes av økonomi/regnskap for de fakturatyper som ikke krever godkjenning, men bare behandles internt av økonomi/regnskap. Kan også benyttes i visse situasjoner der faktura i sin helhet er godkjent men sendt til flere mottakere.
• Anmodning om fakturaannullering : Benyttes om man ønsker å be om at faktura annulleres i systemet.

Når sirkulasjonstype er valgt må man velge person. Dette gjøres ved å benytte knappen i skjermbildet. I kommentarfeltet kan man legge inn en kommentar om ønskelig. Trykk på knappen ”Send” og faktura blir sendt til valgt bruker.

Steg 2b
Ønsker man å videresende en bunke/flere fakturaer samtidig, kan man også gjøre dette i ”Faktura på sirkulasjon” i resultatsettet som skjermbildet nedenfor viser.

Sett da en hake på de på de fakturaene man skal sende ut til samme person og trykk på sendealternativer. Benytt så samme rutine som beskrevet i steg 2a.

Steg 2c
Ved å korrigere bestillerreferanse i grunnlagsdatafeltet kan man også, etter lagring, sende faktura ut på ny sirkulasjon gjennom knappen Automatisk sirkulasjon.

3 Administrere stedfortredere

Masterbruker kan også administrere stedfortredere på vegne av alle brukerne i organisasjonen. Dette gjøres ved å trykke på knappen “Handlinger” og velge ”Administrer Stedfortredere” i menylinjen. Da vil et nytt skjermbilde vises.

4 Administrere posteringsmaler

Masterbruker kan også administrere posteringsmaler som kan gjøres tilgjengelig for alle IP Klientbrukere. Dette gjøres ved å trykke på knappen “Vis” og velge ”Administrer posteringsmaler” i menylinjen.

Man kommer da inn i et nytt skjermbilde som vist nedenfor og klikker Ny.

I neste skjermbilde settes konteringer og en kan velge om malen skal knyttes til en bestemt leverandør og krysser av for om den skal være felles i Client (IP Klient).

Lagre.

5 Sende e-post til fakturamottaker

Feltet mottakernavn inneholder link til mottakers e-postadresse. Herfra kan Masterbruker ved behov sende e-post til fakturamottaker. E-posten inneholder link til den aktuelle fakturaen.