Godkjenne anmodninger

1 Godkjenne anmodning

Når en anmodning er sendt deg for godkjenning mottar du melding om dette på e-post. Du kan eventuelt også se etter anmodninger som skal godkjennes i velkomstbildet til PM Klient. Ved godkjenning kan du utføre de nødvendige handlingene for anmodningen og sende den videre i sirkulasjonen.

Steg 1a
Trykk på oppgaveboksen og skjermbildet for godkjenning vil komme frem.

Steg 1b1
Velg hvilken bestilling som du skal godkjenne ved å sette kryss i ruten, og trykk på knappen Godkjenn valgte.

Steg 1b2
Det kan være en eller flere bestillingslinjer som du ikke har tilgang til å godkjenne. Hvis du ikke har autorisasjon for hele bestillingen, så må man godkjenne kun de varelinjer man har fullmakt til å godkjenne. For å godkjenne på varelinjenivå krysser man av Handlinger for bestillingslinjenivå. Da vil man få opp mulighet for å godkjenne enkelte varelinjer som skjermbildet.

Kryss av de varelinjene/konteringslinjene du ønsker å godkjenne gjennom å krysse av for godkjenn på hver enkelt linje, og trykk på knappen Bekreft.

Systemet melder øverst til venstre i skjermbildet at flere godkjenninger er nødvendig.

Er det en eller flere varelinjer som skal slettes krysses det av for forkast, og trykk deretter på knappen Bekreft.

I Steg 1a har man også mulighet til å benytte følgende knapper/funksjoner som godkjenner:

• Forkast valgte, benyttes for å forkaste/stoppe hele anmodningen og sende den tilbake til eieren.
• Returner til eier, benyttes for å returnere anmodningen til eieren. Merk! Alle godkjennings-, kontroll og forkastingsmarkeringer blir fjernet fra anmodningen.
• Videresend valgte, benyttes for å videresende anmodningen uten å behandle den.

Steg 1c
Neste bilde gir deg mulighet til å sende anmodning videre til eventuelt neste godkjenner eller sende anmodning til leverandør (hvis hele anmodningen er godkjent samt at leverandør er satt opp til automatisk utsendelse.)

Når alle linjer er godkjent og er det bare å trykke på knappen Bekreft og fortsett. Bestillingen vil da bli sendt til leverandøren.

Hvis anmodningen ikke er fullstendig godkjent, får man følgende tre valg:

1. Automatisk sirkulasjon: Neste mottaker i flyten plukkes automatisk basert på hvem som har rettigheter for å godkjenne resterende bestillingslinjer på anmodningen. Ved å la musen peke over knappen vil man se hvem anmodningen sendes til.

2. Manuell flyt: Trykk deretter på knappen Velg handling. Man får opp en valgliste som inkluderer alle brukere med rollen godkjenner innenfor den organisasjonsenhet man oppretter anmodningen på.

Denne listen filtrerer ikke basert på rettigheter knyttet til beløp og dimensjoner, og man kan derfor, med denne forsendelseslogikken risikere å sende til brukere som ikke får godkjent anmodningen pga. manglende rettigheter. Disse må da videresende til noen som har tilstrekkelige rettigheter.

Velg så godkjenner(e) og legg de til listen for definerte mottakere gjennom å benytte pil-knappene. Velger man flere godkjennere, kan man krysse av for at bare en av dem trenger å behandle anmodningen. Man kan også her legge til en intern kommentar for å informere neste behandler. Avslutt med å trykke knappen Bekreft og knappen Bekreft og fortsett.

3. Hvis det på anmodningen står Autoflow, kan denne settes til manuell ved å trykke på knappen ”Tilbakestill”, for så å velge mottaker manuelt.