Godkjenne eller forkaste kontrakt

Merknad: Kontrakter i CM sammenheng kan være repeterende fakturaer eller avrop mot forhåndsgodkjent budsjett.

Basware CM (Kontraktmatching), er en modul som benyttes for repeterende/gjentatte fakturaer, hvor man ofte har en forventning om beløp og fakturadato. Denne modulen benyttes også i forbindelse med stående ordre/budsjett og milepælsfakturering.

Ved å bruke Basware CM så behøver Godkjenner (budsjettansvarlig) kun å godkjenne kontrakten. Systemet vil da automatisk matche faktura mot kontrakt innenfor kontraktens betingelser. Alle avvik (utenfor toleransegrenser) må manuelt behandles i Basware IP. Hvis det er 100% match så trengs ingen godkjenning av de enkelte faktura, da de er forhåndsgodkjent gjennom den godkjenningen som ble gjort i Basware CM.

Fakturaer som av ulike årsaker ikke har matchet automatisk kan matches manuelt og på den måten belaste budsjettet. Manuell match kan ikke gjøres før fakturaen er attestert og godkjent, og må gjøres av bruker med tilgang til Basware Matching sin Adminmodul.

Ansvarlig: virksomheten

1 Godkjenne/forkaste en kontrakt

Steg 1a
Ved oppretting av kontrakter i Basware Matching er det mulig å sette at kontrakten skal gjennomgås av en kontrollør i tillegg til godkjenner.

Den som skal kontrollere og/eller godkjenne en kontrakt mottar en e-post med link til Basware MatchingClient. Eventuelt kan man logge seg på direkte https://ehandel.sfso.no/cmclient/.

I klienten kan man kontrollere eller godkjenne kontrakten man har fått tilsendt. ”Ved godkjenning vil det i prinsippet være en godkjenning av fremtidige fakturaer i henhold til den plan som er opprettet.” Kontrolløren blir ved automatisk matching stående som attestant på fakturaene som matcher.

Godkjenner blir stående som godkjenner.

Steg 1b

Godkjenneren får hele grunnlaget knyttet til kontrakten, og kan på bakgrunn av dette ta stilling til om kontrakten kan aktiveres eller ikke. Kontrakten aktiveres når godkjenneren godkjenner kontrakten.

Velg godkjenn eller forkast kontrakt øverst til venstre i skjermbildet.

Følgende data er tilgjengelig for godkjenneren:

• Kontraktsdata
• Faktureringsplan
• Postering
• Dokumenter
• Historikk
• Status
• Kommentarer
• Kontraktskategori
• Kostnadsdistribusjon (varierende beløp i tidsperioden).

Etter behandling legges kontrakten i arkivet i Godkjenningsklienten. Her kan man følge opp fakturaer og budsjett. Det er også link til matchede fakturaer og symboler som viser om en faktura er matchet eller ikke.

Steg 1c
Følgende endringer av kontrakten i Matching Admin krever ny godkjenning:

• Posteringsdataene til kontrakten er endret.
• Betalingsplanen er endret.
• Budsjettbeløp er endret.
• Gyldighetsperioden (datoer for gyldig fra og/eller gyldig til) til kontrakten er endret.
• Kontraktens nødvendige grunnlagsdata er endret.
• Kontraktens kategori er endret.
• Kontraktsleverandør er endret.