Brukerveiledning for kontroll og godkjenning av faktura i Basware IP Klient. Formålet med aktiviteten er å sikre at det er budsjettmessig dekning for kostnaden.
Alle disposisjoner som medfører økonomiske forpliktelser for virksomheten skal bekreftes av en som har budsjettdisponeringsmyndighet.
1 Godkjenne faktura
Brukeren vil motta en melding på e-post om at brukeren har faktura til behandling. E-posten vil innholde en link til IP Klient.
Klikk her for å se et større bilde.
Steg 1a
Velg faktura du ønsker å godkjenne. Skjermbildet lister opp den/de
fakturaer som du har til godkjenning.
Steg 1b
Kontroller attestering (kontering). Påse at denne er i henhold til
budsjettdisponeringsmyndighet.
Utfør følgende kontroller:
- Påse at det er hjemmel for disposisjonen i disponeringsskriv eller andre vedtak, og at disposisjonen ellers er i overensstemmelse med gjeldende lover og regler
- Påse at det er budsjettmessig dekning for utbetalingen
- Påse at disposisjonen er økonomisk forsvarlig
- Kontroller kontering
- Det anbefales også å kontrollere beløp, bankkontonummer og KID-nummer
Foreta eventuelle endringer i kontering, eller splitt faktura ytterligere. Dobbeltklikk i feltene for søkehjelp og dobbeltklikk i beløpsfeltet for å få fram beløp gjenstående i forhold til fakturasum. Se punkt 4 for hvordan du splitter faktura.
Steg 1c
Velg hvilke konteringslinjer du ønsker å godkjenne. Det kan være en
eller flere konteringslinjer som du ikke har tilgang til å
godkjenne. Hak av i boksen til venstre på konteringlinjen(e).
Legg merke til at knappen «Godkjenn» ikke er aktiv før konteringslinje(r) er valgt.
(Steg 1d)
Trykk «Lagre» dersom du har gjort endringer på konteringen.
Steg 1e
Trykk knappen «Godkjenn» når faktura er klar til overføring til
Basware sluttkontroll og overføring til UBW (Agresso).
2 Sende faktura
Klikk her for å se et større bilde.
Steg 2a
Dette steget skal kun foretas om faktura trenger flere godkjennere.
Du vil da ha to alternativer:
Alternativ 1
- Velg * i venstre kolonne og Basware velger godkjenner automatisk. Forslaget til godkjenner er basert på kontering og virksomhetens fullmaktsstruktur.
- Du kan sende med en kommentar til mottaker av faktura.
- Trykk deretter på «Videresend faktura».
- Trykk så på ikonet «Bekreft & send» for å sende fakturaen til godkjenning.
Alternativ 2
- Velg + under Neste mottaker dersom du manuelt ønsker å velge hvem som skal godkjenne faktura.
- Du kan, under «Legg til kommentar», sende med en kommentar til mottaker av faktura.
- Trykk så på ikonet «Bekreft & send» for å sende fakturaen til godkjenning.
Steg 2b
Klikk på «Bekreft & send». Ved å
trykke denne knappen blir faktura sendt til sluttkontroll og er
klar for overføring til UBW (Regnskap og utbetaling).
3 Håndtering av eventuelle feil og mangler
Eventuelle feil og mangler ved fakturaen må håndteres.
|
Feil/mangel |
Løsning |
|
Feil godkjenner |
Velg «Videresend» og fyll ut rett godkjenner. Eventuelt velges «Returner» dersom man ikke vet hvem som skal ha fakturaen til godkjenning. |
|
Fakturaen gjelder flere attestanter eller godkjennere |
Fakturaen splittes på flere rader. Faktura må manuelt videresendes dersom den gjelder flere attestanter |
|
Feil beløp/bankkonto/KID |
Kommentar påføres før den returneres til regnskap som er ansvarlig for avvikshåndtering. Fagbruker regnskap korrigerer og returnerer til Attestant |
|
Feil i krav |
Kontakt attestant for avklaring |
|
Krav sendt til feil kunde |
Kommentar påføres før den returneres til regnskap som er ansvarlig for avvikshåndtering. Fagbruker regnskap påfører makuleringskode «Tilhører annet selskap», og sender anmodning om annullering av faktura |
|
Andre feil i skannet faktura |
Kommentar påføres før den returneres til regnskap som er ansvarlig for avvikshåndtering. Fagbruker regnskap korrigerer og returnerer til Attestant |
|
Feil kontering |
Godkjenner korrigerer konteringen, og velger «Godkjenn». Dersom endringen skjer innenfor godkjenners budsjettdisponeringsmyndighet, godkjennes fakturaen. Dersom påført kontering er utenfor godkjenners budsjettdisponeringsmyndighet, må faktura sendes til korrekt godkjenner for den nye konteringen. |
4 Annen funksjonalitet
Annen funksjonalitet kan deles i fire.
- Konteringslinjen
- Fakturainformasjon
- Fakturabehandling
- Personlige innstillinger og arkiv
Konteringslinjen
- Du kan matche fakturaer. Manuell matching av faktura er kun tilgjengelig for ordrebaserte innkjøpsfakturaer. Fakturaene kan avstemmes én om gangen. Se rutine 6.2 Manuell matching.
- Du kan velge smal eller bred konteringslinje. Bred konteringslinje gir mer opplysninger.
- Du kan legge til konteringslinjer. Husk å endre beløpet på konteringslinjen over før du legger til ny linje. Da slipper du å regne ut nytt beløp for ny konteringslinje.
- Du kan lagre som mal. Her kan du lage fakturamaler som kan gjenbrukes.
- Du kan hente posteringsmal. Bruk denne knappen når posteringsmal ønskes brukt.
- Du kan tømme posteringslinjer.
Fakturainformasjon
- Fakturahistorikk: Inneholder en overordnet beskrivelse av det som er gjort, av hvem og når.
- Grunnlagsdata: Viser fakturahodeinformasjon. Her kan man i
tillegg utføre følgende:
- Parkere faktura
- Angi betalingsmelding til leverandør
- Påføre bestillingsnummer
- Kommentarer: Her kan man lese og legge til kommentarer
- Vedlegg: Her kan man legge til vedlegg til faktura.
- Angi informativ sirkulasjon: Her kan man sende faktura ut på informativ sirkulasjon.
- Tilknyttede fakturaer: Her kan vi knytte faktura til aktuell faktura.
Fakturabehandling
- Videresend: Dersom man ikke er rett person for å behandle faktura, kan man her sende den til rett person.
- Annullere faktura: Dersom faktura bør annulleres brukes denne knappen. Kommentar om hvorfor må oppgis. Faktura går da til regnskap som har tilgang til å annullere faktura. Se rutine 7.3 Annullere faktura
- Returner: Dersom faktura bør returneres til avsender eller regnskap brukes denne knappen.
- Side Step: Dersom du sender sender faktura på Side Step ønsker du at annen bruker skal se på fakturaen selv om du ikke inngår i den vanlige sirkulasjonen for fakturaer. Side Stepmottakere kan for eksempel være materialeksperter som kontrollerer leveransen. Fakturaen er låst for annen behandling mens annen bruker har den til behandling. Side Step kan avbrytes av avsender.
- Matching: Manuell matching av faktura er kun tilgjengelig for ordrebaserte kjøpsfakturaer. Fakturaene kan avstemmes én om gangen. Jfr. rutine 6.2 Manuell match.
Personlige innstillinger og arkiv
- Arkiv: Du kan søke etter og se fakturaer i ditt personlige fakturaarkiv. Arkivet vil vise alle fakturaene du har behandlet.
Brukerinnstillinger
- Programinnstillinger: Før du begynner å bruke programmet til fakturabehandling, vil du kanskje definere noen standardinnstillinger som angir utformingen av skjermbildet Mottatte fakturaer.
- Stedfortrederinnstillinger: Du kan angi en stedfortreder for behandling av fakturaer mens du er på ferie, bortreist eller av andre årsaker ikke kan behandle fakturaene dine.
5 Varsler og purring på ubehandlet faktura
Varslinger og purringer sendes ut virkedager mellom klokken 6.30 og 7.00.
Basware IP varsler om og purrer på ubehandlet faktura etter følgende regler:
- Brukerne får e-post en gang i døgnet som viser antall fakturaer som skal behandles (e-postvarsel med emne “Din fakturaoversikt”)
- Fire virkedager etter fakturamottak sendes purring (e-postvarsel med emne “Purring ubehandlet faktura”)
- Fire + to virkedager etter fakturamottak sendes ny purring (e-postvarsel med emne “Purring ubehandlet faktura”)
- Fire + to + to virkedager etter fakturamottak videresendes (eskaleres) faktura til overordnet
- Tre dager før forfall sendes purring (e-postvarsel med emne “Purring ubehandlet faktura”)
Som standard mottar alle brukere sammendragsvarsler og purringer.