Godkjenne og redigere katalogprodukter

1 – Godkjenne kataloger

Steg 1a
For å godkjenne en varekatalog i PM Admin gå til Kataloger i menyen på venstre side.

Steg 1b
Katalogene har en statuskolonne som sier om de er prosessert, og i tilfelle flere historiske kataloger i hvilken rekkefølge de er prosessert. Dobbeltklikk på den katalogen du ønsker å behandle.

Steg 1c
For å godkjenne hele katalogen uten endringer klikker du på ”godkjenn alle”. Du vil da få beskjed om hvor mange produkter som legges til/ oppdateres eller slettes.
Klikk OK på denne dialogboksen.

Steg 1d
Du vil nå få beskjed om å velge et innlesningstidspunkt for katalogen. Dette er fornuftig å bruke, i og med at katalogene fra markedsplassen ikke inneholder utløpsdato på det enkelte produkt.

Figuren ovenfor gir deg to valg.

1. Behandles på planlagt tidspunkt, noe som gir deg mulighet til å si at denne katalogen skal leses inn og tilgjengeliggjøres fra en gitt dato, ett gitt klokkeslett.
   
2. Behandles ved neste batch, som betyr at katalogen leses inn og tilgjengeliggjøres så fort du har godkjent den. Batchprosessen for kataloginnlesning går 1 gang hver time hele døgnet.

Steg 1e
Når du har klikket OK på overnevnte dialogboks kan du lukke kataloginnlesningsskjermbilde ved å klikke på lukk-knappen nederst i høyre hjørne.

2 – Redigere varekatalog og bruk av filter

Steg 2a
For å redigere en varekatalog i PM Admin gå til Kataloger i menyen på venstre side. Dobbeltklikk på den katalogen du ønsker å behandle. Katalogene har en statuskolonne som sier om de er prosessert, og i tilfelle flere historiske kataloger i hvilken rekkefølge de er prosessert.

Steg 2b
Når man skal jobbe med katalogen benytter man seg av ulike filtre for å begrense produktmengden man analyser/ endrer. Filtrene som finnes i kataloginnlesningsskjermbilde vises nedenfor.

Dersom man for eksempel fjerner alle haker og kun sitter igjen med «Vis produkter i produksjon som mangler i katalog» vil man kunne behandle disse isolert og angi
handling Slett for disse. Dette gjøres ved å velge Slett i nedtrekklisten og deretter klikke «Angi alle handlinger som».

Dette fordi disse produktene ikke lenger finnes i katalogen fra leverandøren, og skal da som sagt ikke lenger være tilgjengelige for brukerne av sluttbrukerapplikasjon til PM, PM Klient.

Det er også mulig å endre handling (Legg til, Erstatt og Ingen) ved manuelt trykke seg inn på en varelinje og kolonnen for handling (første kolonne) og endre handling
der.

Steg 2c
Når dette er utført godkjenner du katalogen etter stegene 1c, 1d og 1e.

3 - Forkaste varekatalog

Når man skal forkaste en varekatalog er det viktig at man gjør dette i riktig rekkefølge. Det vil si at dersom man forkaster alle katalogene fra for eksempel
Corporate Express så vil produktene fortsatt ligge i produksjon, og du har ingen katalog å hente opp for å få fjernet dem. Betydningen av å forkaste en katalog kan
deles i to.

1. Forkaste en katalog man har mottatt og ikke lest inn fordi denne er feil. Dette gjør man ved å merke katalogen og klikke på knappen forkast øverst
i skjermbildet, ref. bildet nedenfor.

2. Forkaste en katalog for å slette produkter tilgjengelig i produksjon gjøres ved at man først tar katalogen som inneholder alle produkter som skal slettes fra produksjon, og følger punkt 2.a.- 2.c i denne rutinebeskrivelsen.

Når dette er gjort forkaster du katalogen på samme måte som i steg 3a.1.

4 - Sette produktgruppe hvor dette mangler

Steg 4a
PM godtar ikke innlesninger av kataloger hvor enkeltprodukter mangler tilknytning mot en predefinert produktgruppe. Disse produktgruppene er etablert ihht. UNSPSC
rammeverket, og det kan i noen tilfeller sendes produkter fra leverandøren på en UNSPSC kode som ikke er definert i strukturen.

Steg 4b
For å få satt produktgruppe på de varene som mangler dette, anbefales det at man velger riktig produktgruppe. Om man ikke får satt denne kan man benytte en egen funksjon i kataloginnlesningsskjermbildet.

Når man har valgt produktgruppe, huker man av for ”Bare for manglende produktgrupper”. Ønsker man å ha ulike produktgrupper må dette overstyres pr.
produkt/linje i varekatalogen. Dersom man ikke setter produktgruppe på alle produktene vil man ikke få godkjent katalogen.

Steg 4c
Når katalogen nå er klargjort godkjenner du katalogen etter stegene 1c, 1d og 1e.